Sambutan telefon yang pelanggan, prospek, dan pekerja suka
Apabila ia datang kepada salam telefon, terdapat kuasa dalam kesederhanaan. Untuk hasil yang terbaik, masukkan tiga unsur mudah ke dalam ucapan telefon perniagaan anda: kesenangan, kesederhanaan, dan keikhlasan.
Sambutan telefon perlu menyenangkan
Sambutan telefon yang menyenangkan adalah penting untuk panggilan yang berjaya kerana ia menetapkan tahap emosi. Pada umumnya, pendengar cenderung mencerminkan atau "menangkap" keadaan emosi penceramah. Ini adalah prinsip komunikasi yang berlaku sama ada seseorang bercakap dengan kumpulan 1000, mesyuarat kecil 10, atau pelanggan tunggal melalui telefon.
Dalam erti kata lain, orang bertindak balas dengan baik. Sekiranya kita menjawab dengan teliti, kemungkinan penelepon akan menjadi gemuruh. Sekiranya kita menjawab telefon dengan gembira, kemungkinan pemanggil akan menyenangkan, dan kita semua tahu pemanggil mana yang lebih mudah untuk bekerja dengannya.
Bayangkan anda adalah pelanggan yang memanggil tempat perniagaan. Profesional di hujung telefon yang lain terasa jengkel. Apakah respons anda kepada ucapan telefon seperti itu?
Apabila kami pelanggan, respons kami cenderung menjadi kerengsaan. Kami mula berfikir kepada diri kita sendiri, "Nah, anda fikir awak kini jengkel?
Tunggu sehingga anda selesai dengan kami, maka anda akan tahu apa kerengsaannya! "Kami tidak terasa jengkel apabila kami memanggil syarikat itu.
Kami mempunyai pengalaman sebaliknya sebagai pelanggan juga. Kami berasa marah, sangat terancam. Kami benar-benar mahu membiarkan seseorang memilikinya.
Kami memanggil syarikat itu, tetapi orang yang menjawab telefon sangat baik dan profesional, kita tidak boleh membawa diri kita untuk berteriak kepada mereka. Kami benci apabila itu berlaku. Kali ini kami telah menangkap profesionalisme mereka.
Salah satu cara paling mudah untuk mencapai keadaan emosi dengan cepat, seperti menyenangkan, adalah dengan menggunakan bahasa badan. Penyelidikan yang dijalankan oleh John Grinder dan Richard Bandler menunjukkan bahawa bahasa tubuh membantu mewujudkan keadaan emosi. Jika kita membawa diri kita dengan bahu yang merosot, muka yang tunduk, tenggelam mata, dan pernafasan cetek, kita mungkin akan berasa tertekan. Jika kita tersenyum, nafas secara mendalam, tarik bahu kita kembali dan lihat lurus ke depan, kita mungkin akan berasa baik. Bagaimana anda membawa diri anda sepanjang hari bekerja?
Kami mengesyorkan bahawa profesional menubuhkan ritual sebelum menjawab telefon. Untuk bunyi yang menyenangkan, kita perlu menjalankan diri dengan sewajarnya. Rawatan ucapan telefon saya adalah untuk duduk di pinggir tempat duduk saya, tarik bahu, tarik nafas, senyum, biarkan telefon berdering dua kali, kemudian jawab. Kami tidak pernah menjawab telefon kami melainkan kami telah melalui ritual kami. Perniagaan kita terlalu penting.
Kadang-kadang kita akan berdiri sebelum kita menjawab telefon jika kita memerlukan tenaga tambahan.
Berdirilah di kepala anda. Melompat bicu. Lakukan apa sahaja yang diperlukan untuk mencapai keadaan yang menyenangkan sebelum menjawab telefon. (Dalam batasan sudah tentu.)
Sambutan telefon perlu ikhlas
Tiada skrip. Kami menentang ucapan telefon skrip kerana mereka berbunyi tidak benar, mengganggu penelepon, dan tidak menggalakkan pekerja. Sambutan tersurat biasanya mengandungi beberapa jenis slogan. "Hello, hari yang indah di sini di Syarikat XYZ."
Kini kami tidak peduli di mana anda bekerja. Ia tidak boleh menjadi baik sepanjang hari. Pada satu ketika berkata, "Ia adalah hari yang indah ..." akan menjadi regangan atau tidak tulus. Risiko yang lain adalah bahawa pemanggil sangat marah. Seorang pekerja dari sebuah syarikat perabot memberitahu saya bahawa dia membenci menjawab telefon itu , "Ia adalah hari yang indah ..." kerana penelepon yang marah akan kembali, "Ini bukan hari yang indah di mana kita berada dan pergi ke sini dan memperbaiki perkara ini ! "Apakah tidak hairan mengapa pekerja dan pelanggan benci naskah?
Anda mahu ucapan menjadi semula jadi, yang juga menjadikannya lebih mudah untuk bunyi yang menyenangkan secara konsisten. Unsur-unsur utama ucapan telepon adalah jabatan atau nama perusahaan Anda, nama Anda, dan tawaran bantuan, seperti dalam sambutan telepon bisnis sampingan ini.
Contoh ucapan telefon perniagaan papan suis mungkin berbunyi seperti ini, "Syarikat XYZ Ini adalah Bob Bagaimana saya dapat mengarahkan panggilan anda?"
Salam dari seseorang di jabatan perakaunan mungkin terdengar seperti ini, "Perakaunan.Ber Bob, Bagaimana saya dapat membantu anda?"
Nyatakan nama syarikat atau jabatan supaya pelanggan dan prospek tahu bahawa mereka berada di tempat yang betul. Berapa kali anda telah lima minit dalam panggilan hanya untuk merealisasikan pemanggil akan lebih berkhidmat di jabatan lain?
Sentiasa nyatakan nama anda kerana ia adalah tanda kuasa. Menyatakan nama anda menunjukkan bahawa anda bertanggungjawab. Ia juga mewujudkan sentuhan peribadi. Akhir sekali, hantarkan ucapan telefon perniagaan anda dengan soalan yang menyatakan keinginan anda untuk melayani pemanggil. (Lihat 8 Peraturan untuk Perkhidmatan Pelanggan yang Baik.)
Sambutan telefon perlu ringkas
Pastikan ia pendek. Saya telah mendengar sambutan telefon yang begitu lama, saya takut orang yang menjawab telefon akan menjadi hyperventilate dan masuk ke dalam serangan jantung yang cuba mengeluarkannya dalam satu nafas.
Sambutan yang terlalu panjang tidak profesional kerana banyak sebab. Mereka tidak berbunyi dengan baik atau ikhlas kerana secara teknikal mereka tidak boleh dilaksanakan. Pekerja membenci mereka dan perasaan itu datang. Pemanggil membenci mereka kerana mereka membuang masa mereka . Nasib baik, dengan mengikuti garis panduan di atas kekurangan adalah terjamin.
Ringkasan
Sambutan telefon adalah bahagian yang kuat dalam menjalankan perniagaan. Untuk berjaya, simpan salam telefon mudah. Mengamalkan upacara untuk menjadi menyenangkan. Kekal tidak tersurat. Jadilah ringkas.