Bagaimana jika anda menganggap diri anda terlalu teratur dan anda sudah menggunakan senarai semak apabila merancang sesuatu peristiwa, tetapi menghadapi situasi di mana anda menyedari (terlambat) bahawa anda gagal cenderung kepada beberapa perincian penting. Di manakah anda pergi salah?
Setiap acara memerlukan senarai semakan perancang acara yang dirancang dengan peristiwa tertentu dalam fikiran dan disesuaikan dengan spesifikasi acara individu. Jadi setiap senarai perancangan perancangan adalah berbeza. Walau bagaimanapun, terdapat lima item yang perlu anda periksa pada senarai semakan perancang acara anda, tanpa mengira jika anda merancang pesta ulang tahun kecil atau fungsi korporat yang besar.
Tandatangani Kontrak Acara
Ini mungkin terdengar jelas, tetapi pastikan anda menandatangani - dan dapatkan salinan yang ditandatangani sebagai balasan - semua kontrak yang anda perlukan untuk acara anda. Ini termasuk kontrak acara dengan pelanggan, tempat, vendor, hotel, hiburan, dan sebagainya. Jabat tangan syarikat adalah cara yang baik untuk menjalankan perniagaan tetapi bukan cara untuk mengamankan pengambilan mana-mana vendor dan bukan cara untuk melakukan kerja untuk klien .
Dapatkan semua secara bertulis dan jangan melakukan apa-apa kerja atau membelanjakan sepeser pun untuk merancang acara anda sehingga semua dokumen telah ditandatangani dan dihantar. Jika anda seorang perancang acara yang memerlukan kontrak acara untuk perkhidmatan acara anda, klik di sini.
Sahkan Tarikh dan Masa Acara
Anda lutut dalam peringkat perancangan untuk acara ini.
Bagaimana mungkin orang mungkin mendapat tarikh yang salah? Vendor sering mempunyai perniagaan lain yang datang. Pelanggan mungkin bersetuju untuk tarikh dan masa untuk acara tersebut dan kemudian lupa melafazkan anda mengenai perubahan dalam rancangan. Sebelum anda memulakan perancangan acara anda, semak semula tarikh dan masa mula dan tamat dan dapatkan ini secara bertulis supaya semua orang berada pada halaman yang sama.
Sewa Bantuan Tambahan
Jangan meremehkan nilai mendapat bantuan tambahan pada hari kejadian anda. Selalu ada sesuatu yang memerlukan cenderung dan kebanyakan perancang acara sudah terlalu sibuk menjalankan acara itu untuk menumpukan perhatian mereka kepada situasi yang timbul. Membantu bantuan tambahan adalah satu langkah penting yang sering diabaikan sehingga mungkin terlambat untuk mengupah kakitangan acara terbaik untuk pekerjaan di tangan. Jangan menetap untuk sisa makanan ketika menyewa kakitangan acara. Letakkan item ini pada senarai semak acara anda dan selamatkan kakitangan terlatih terbaik dengan pengalaman yang anda perlukan yang sesuai dengan anggaran acara anda.
Melakukan Tapak Berjalan Tapak
Tidak ada yang membayangkan untuk membayangkan sesuatu dalam fikiran anda seperti mengalaminya secara langsung. Melakukan berjalan kaki dari tapak acara dengan pelanggan dan vendor anda merupakan langkah penting dalam proses perancangan acara.
Ia membentangkan peluang untuk menimbulkan persoalan, menangani masalah, dan membuat persetujuan mengenai set up bilik, dekorasi, penempatan pendaftaran, dan aliran keseluruhan acara. Sering kali, walaupun kita fikir kita berkomunikasi dengan jelas, visi kita sesuatu adalah berbeza dengan apa yang dibayangkan oleh orang lain berdasarkan penerangan kita. Luangkan ruang fizikal semasa peringkat perancangan supaya tidak ada kejutan pada hari acara.
Sertakan Peringatan untuk Mengikuti
Di dunia yang ideal, memberitahu seseorang sekali akan cukup untuk memastikan pekerjaan itu selesai. Malangnya, dunia kerja sebenar tidak berfungsi dengan cara itu atau sekurang-kurangnya bukan perniagaan perancangan acara. Dengan begitu banyak butiran untuk menguruskan dan beberapa pemain yang terlibat di pelbagai peringkat acara, mudah untuk sesuatu yang hilang.
Oleh itu, apabila anda membuat senarai semakan perancang acara untuk memastikan anda teratur dan mengikut jadual, masukkan peringatan untuk susulan tertentu. Sebagai contoh, jika anda bercakap dengan katerer mengenai idea menu, masukkan item pada senarai perancangan acara anda yang berbunyi, "Ikutilah katerer pada menu yang dicadangkan" dan "Perjumpaan jadual dengan katering." Dalam perancangan acara, tidak ada perkara seperti mengesahkan sesuatu terlalu banyak kali.