Petua perancangan acara penting untuk mengelakkan peristiwa khas yang buruk
Tetapi apabila ia merujuk kepada perancangan acara, seorang pengurus acara yang kompeten akan sentiasa berusaha untuk mengurangkan Undang-undang Murphy dengan mengenali potensi untuk melakukan perkara-perkara yang perlu dilakukan dan merancang dengan sewajarnya.
Sebagai pengurus peristiwa, anda bertanggungjawab untuk memastikan bahawa acara istimewa pelanggan anda berjalan dengan lancar dan dengan beberapa halangan yang mungkin berlaku secara manusia.
Di dunia nyata, tidak mungkin untuk menampung setiap kemungkinan, tetapi sekurang-kurangnya anda harus mengetahui kesilapan perancangan peristiwa penting setiap pengurus acara harus dihindari.
Diperkenalkan terdahulu, jadi mari kita menyelidiki lima petua penting yang dapat membantu anda mengelakkan bencana yang tidak terkawal pada acara yang akan dirancang selanjutnya.
- Komunikasi yang buruk - ini mungkin kesilapan yang paling biasa dibuat oleh perancang acara yang tidak berpengalaman dan merupakan satu yang harus dielakkan pada semua kos. Komunikasi yang buruk (seperti dalam miskomunikasi atau komunikasi tidak) boleh mengeja bencana. Komunikasi yang buruk sering kali disebabkan oleh kekurangan perhatian terhadap perincian, terutamanya ketika datang ke daftar periksa acara Anda. Sungguh penting bahawa anda berkomunikasi secara berkesan dengan kedua-dua pasukan acara dalaman anda dan pembekal anda. Walaupun anda tidak mahu memimpin setiap orang, anda perlu tahu siapa yang melakukan apa dan bila untuk memastikan bahawa setiap orang yang terlibat mengetahui apa yang diharapkan daripada mereka dan terus kepada jadual waktu yang ditetapkan.
- Perancangan luar jangka yang tidak baik atau hilang - ada peluang yang baik bahawa sekurang-kurangnya beberapa perkara akan berlaku pada hari-hari dan jam-jam menjelang acara anda. Lebih buruk lagi, beberapa perkara mungkin akan berlaku dengan teruk semasa acara khas anda. Itulah yang normal dan diharapkan. Seorang perancang acara profesional berfikir di hadapan, mengenalpasti apa yang boleh salah, dan mempunyai pelan kontingensi yang baik. Contohnya, bagaimana jika sistem pendaftaran anda tidak berfungsi pada hari kejadian? Bagaimana jika anda kehabisan makanan kerana orang ramai muncul? Bagaimana jika pembicara utama anda tidak hadir atau tiba terlambat? Jika mana-mana perkara ini berlaku, adakah anda dapat mengatasi? Dengan kata lain, adakah anda mempunyai rancangan B?
- Pengangkutan yang tidak mencukupi - adakah anda benar-benar yakin bahawa pengangkutan yang anda telah dianjurkan untuk mendapatkan perwakilan dan penyampai ke dan dari acara anda adalah mencukupi? Semak semasa minggu-minggu menjelang acara anda, dan pada hari kejadian, semua keperluan pengangkutan dipenuhi dengan secukupnya. Anda perlu berfikir dari segi kontingensi. Apa yang berlaku jika kenderaan rosak pada waktu pagi acara anda? Adakah anda mempunyai pengangkutan alternatif yang tersedia untuk anda?
- Kekurangan papan tanda yang jelas - Tidak ada yang lebih mengecewakan bagi mereka yang menghadiri acara khas daripada menjadi bingung mengenai tempat persembahan seterusnya diadakan. Elakkan ini dengan memastikan anda mempamerkan papan tanda yang mencukupi yang mudah dibaca dan difahami. Lebih baik untuk pergi ke laut dan mempunyai papan tanda terlalu banyak daripada peserta risiko yang hilang dan terus meminta arahan.
- Kakitangan yang tidak mencukupi di tangan - pada hari acara khas anda mungkin akan berurusan dengan sebilangan besar peserta. Jangan membuat kesilapan bergantung kepada hanya satu atau dua individu untuk menangani soalan atau kebimbangan perwakilan. Pastikan anda mempunyai kiraan kepala peserta yang baik dan, di atas semua, pastikan bahawa antara pasukan perancangan acara dan kakitangan yang disediakan oleh vendor, anda cukup mempekerjakan acara anda.
Di samping berfikir dan merancang lebih awal tentang apa yang boleh menjadi salah, untuk memastikan acara yang lancar dan berjaya, dasar terbaik sentiasa diperiksa dan disemak semula.