Terdapat pemboleh ubah yang perlu dipertimbangkan semasa membuat pilihan anda. Ini termasuk objektif acara anda, anggaran yang anda bekerjasama, alasan anda untuk menyewa secara luaran, dan calon yang ada untuk pekerjaan itu, dan untungnya, ada beberapa sumber daya yang sangat baik yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memilih perancang acara atau produser terbaik untuk membantu mewujudkan acara syarikat mereka.
Gunakan panduan berikut untuk membantu anda menentukan sama ada anda memerlukan perancang acara untuk acara syarikat anda yang akan datang, dan jika anda melakukannya, bagaimana untuk memilih calon terbaik untuk pekerjaan itu.
Tentukan Objektif dan Keperluan Acara Perancang Anda
Kebanyakan orang berfikir bahawa menyewa perancang acara atau katering di luar bermula dengan menentukan belanjawan acara , tetapi sebenarnya adalah lebih penting untuk bermula dengan menentukan mengapa anda ingin mengadakan acara di tempat pertama. Sebelum anda menjangkau sumber luaran atau dalaman yang akan membantu anda merancang acara itu, anda ingin berada dalam kedudukan untuk berkongsi matlamat penting acara tersebut. Jawab soalan-soalan anda yang berkaitan tentang siapa, apa, di mana, bila, mengapa dan bagaimana-akan ada banyak masa untuk membuat pelarasan kemudian.
Sebaik sahaja anda telah menentukan matlamat anda, beberapa idea yang jelas akan mula muncul mengenai tema dan mesej yang anda ingin sampaikan pada acara anda, tetapi yang paling penting, anda akan mahu menentukan aktiviti dan perkhidmatan yang anda perlukan sumber luaran untuk mengendalikan bagi pihak anda.
Anda akan mahu menentukan anggaran apa yang anda miliki untuk seorang perancang dan jika mereka akan membantu memilih tempat, membina menu dan membuat cadangan mengenai pilihan makanan dan minuman, penceramah sumber dan hiburan, menjadi tempat untuk keperluan pengeluaran hari, dan / atau membantu membuat dokumen komunikasi penting seperti jemputan dan senarai tetamu.
Sekiranya anda merancang acara anda semata-mata dan masih mempunyai sebarang keperluan ini, kemungkinan anda akan menyewa perancang acara untuk menguruskan tugas dan tanggungjawab ini.
Gunakan Sumber Lokal untuk Cari Perancang Acara yang Layak
Selalunya, orang berfikir bahawa kata mulut adalah cara terbaik untuk menyewa perancang acara untuk pesta ulang tahun mereka, mesyuarat perniagaan sarapan pagi, berundur hujung minggu, atau acara lain, dan walaupun ia pasti membantu, ini mungkin bukan pendekatan yang paling berkesan.
Sekiranya anda cuba mencari perancang acara terbaik untuk urusan anda, sebaiknya anda menyelidik seseorang yang berpengalaman dan mempunyai reputasi yang mantap dalam komuniti perancang acara. Kata-kata mulut memberi peluang untuk jualan mudah bagi seorang perancang yang ingin mencari pelanggan baru, tetapi reputasi sebaya sangat efektif.
Terlepas dari apakah acara sosial atau pertemuan korporat, secara umum, peraturan menyewa perancang acara atau katering tetap sama: Anda ingin mempekerjakan seseorang yang memiliki kepakaran dalam menciptakan jenis acara anda.
Pertimbangkan bab kumpulan keahlian profesional atau periksa dengan bab nasional atau tempatan Mesyuarat Profesional Antarabangsa, Persatuan Acara Khas Antarabangsa, Persatuan Eksekutif Katering Kebangsaan.
Ia juga relevan untuk mengetahui siapa yang menerbitkan artikel dalam industri mereka.
Jika anda ingin tahu siapa yang mempunyai reputasi untuk menyampaikan perkhidmatan atau kepakaran dalam pasaran tertentu, periksa dengan konvensyen dan biro pelawat tempatan sebagai perancang acara yang banyak adalah ahli aktif, dan mereka juga mengekalkan hubungan dengan dewan perdagangan tempatan; cara lain untuk mendapatkan pakar adalah untuk menjangkau jabatan jualan konvensyen hotel-mereka akan berkongsi dengan anda siapa yang mereka percayai.
Temu bual dan Membincangkan Keperluan Acara Dengan Pemohon
Kebanyakan perancang acara akan bersemangat untuk mendengar tentang acara khusus anda, tetapi memberikan mereka butiran ringkas pada mulanya, dan memberi tumpuan sedikit lebih kepada kepakaran mereka dalam pusingan awal wawancara, di mana masa anda perlu mengurangkan bilangan calon ke tiga pemohon terkuat.
Anda kemudiannya harus meminta setiap perancang acara atau firma mereka untuk berkongsi maklumat tentang perniagaan mereka, pengalaman dengan peristiwa masa lalu, dan bagaimana mereka merancang untuk kontinjensi, memberi perhatian yang teliti terhadap cara tanggapan pemohon dan sebarang pertanyaan susulan yang mungkin dia ada untuk syarikat anda, acara, atau matlamatnya.
Perancang yang baik akan membimbing anda melalui perbincangan untuk mengetahui objektif keseluruhan acara anda, garis masa, anggaran, kiraan tetamu dan pilihan peribadi. Perancang yang baik akan menanyai soalan tentang organisasi anda dan belajar tentang objektif anda dan peristiwa tertentu anda-cari tanda-tanda ini apabila mewawancarai untuk mencari calon yang menonjol dari yang lain.
Walaupun ia tidak selalu dapat bertemu dengan seseorang secara langsung semasa sesi wawancara pertama, terutama jika program anda berada di luar bandar, ini boleh menjadi langkah penting dalam memilih perancang atau pengeluar yang tepat untuk acara dan syarikat anda.
Pertemuan bersemuka memberikan wawasan di luar kepakaran atau pengalaman perancang ke dalam hubungannya dengan pasukan dalam syarikat anda yang akan membantu mencipta acara ini-anda akan memilih calon yang bukan sahaja mempunyai rekod prestasi yang baik untuk menghasilkan acara yang berkualiti, tetapi juga orang yang bersama-sama dengan pasukan anda.
Mengetepikan Pilihan dan Membuat Pilihan
Ia tidak cukup baik untuk meneruskan naluri anda, nasihat rakan anda atau rakan sekerja dan rakan sekerja, atau pertemuan orang lain sahaja-ini adalah acara anda, dan nama dan reputasi anda akan dikaitkan dengannya-anda akan perlu menyemak rujukan calon anda juga. Pastikan untuk meminta nama pelanggan yang telah bekerja dengan calon sebelum ini, tetapi juga menggali ke dalam setiap sejarah perancang untuk mencari peristiwa yang mungkin tidak disebutkan kepadanya-anda mungkin mengetahui bahawa dia telah merosakkan beberapa peristiwa dengan klien tertentu yang tidak tidak membuat resume beliau.
Sebaik sahaja anda telah mengesahkan bahawa calon jives baik dengan syarikat anda, menunjukkan kepakaran dalam bidang, dan mempunyai pemahaman yang cukup baik mengenai acara yang anda ingin hasilkan dengannya, sudah tiba masanya untuk mempersempit pilihan anda kepada satu dan mendengar idea-idea beliau tentang peristiwa itu. Berdasarkan matlamat dan idea anda, perancang acara yang baik akan membentangkan anda dengan rancangan yang akan membantu mencapai tema anda-jika petang dan makan malam peribadi untuk kumpulan intim orang, perancang harus datang kepada anda dengan idea-idea yang termasuk banyak butiran untuk program anda.
Pada ketika ini, perancang acara harus memberi anda idea yang akan membuat anda merasa seperti mereka telah mengambil belanjawan anda dan menggandakan nilainya. Ia sepatutnya jelas dengan cara mereka mengalihkan visi mereka untuk acara anda.
Membandingkan Anggaran Anda ke Perancang Acara
Berdasarkan objektif acara anda, ada kemungkinan untuk mewujudkan gambaran umum tentang berapa banyak kos yang akan dikenakan untuk pelbagai elemen program anda, yang akan berbeza-beza berdasarkan jenis acara yang anda hos dan apa yang termasuk. Ramai orang yang menganjurkan acara untuk kali pertama cenderung jatuh ke dalam perangkap mahu merancang acara champagne pada belanjawan bir, itulah sebabnya ramai orang akan beralih kepada perancang acara mereka untuk bantuan.
Calon yang ideal akan mengambil belanjawan apa yang anda sampaikan kepada mereka dan mengubahnya menjadi sesuatu yang ajaib, tetapi idea-idea itu akan datang pada harga, dan penting bagi anda untuk meminta perancang untuk mendedahkan semua kos dan sumber potensinya bagaimana yuran ini akan dilindungi dan dimasukkan ke dalam keseluruhan yuran perancang acara keseluruhan akan berubah dari perancang kepada perancang atau syarikat acara kepada syarikat acara.
Bergantung kepada jenis acara anda, anda akan diminta untuk menyediakan deposit, kertas kerja dan kontrak kepada perancang acara dan tempat acara dan perkhidmatan yang mereka tawarkan. Ini adalah satu cara yang boleh diterima untuk mengendalikan perniagaan, tetapi nasihat terbaik pada ketika ini adalah untuk mendapatkan nasihat profesional dan tidak pernah menandatangani kontrak yang belum dikaji oleh peguam anda sendiri-terutama ketika berurusan dengan individu swasta yang mungkin tidak memiliki sumber yang sama dari firma besar.
Tinggal Dengan Perancang Anda dan Bersiaplah untuk Bomba dan Rehire
Kisah-kisah yang paling buruk yang berlaku berkaitan dengan perancangan acara biasanya disebabkan oleh kekurangan tindak lanjut. Perancangan acara memerlukan koordinasi logistik yang berkesan dan menangguhkannya kepada pihak ketiga dapat menimbulkan kekacauan jika perancang acara yang Anda upah tidak sepenuhnya bertanggungjawab terhadap tujuan dan tujuan perusahaan Anda untuk acara tersebut.
Atas sebab ini, anda sebagai pengurus pengambilan harus bekerjasama rapat dengan perancang atau pengeluar untuk memastikan setiap elemen pengeluaran dimatikan tanpa halangan-dari memastikan tempat dan pembekal siap untuk acara tersebut untuk memastikan pembayaran telah dibuat untuk setiap vendor sebelum dan selepas. Ia bukan untuk mengatakan bahawa kebanyakan perancang acara tidak menyampaikan perkhidmatan mereka yang dijanjikan; ia semestinya bermakna anda perlu memastikan bahawa logistik telah disahkan.
Sekiranya semuanya berjalan seperti yang dirancang, anda akan mempunyai acara yang berjaya dan satu acara perancang acara yang sangat baik untuk masa depan, tetapi jika proses perancangan tidak berjalan dengan lancar untuk perkhidmatan yang dipersetujui secara bertulis, maka penting untuk mengkaji sama ada projek itu sesuai dengan perancang.
Walaupun ia berpatutan untuk bersabar dan bekerja melalui logistik dan sebarang salah faham yang berpotensi di sepanjang jalan, jika anda tidak menerima perkhidmatan yang anda mahu maka anda harus bersedia untuk mengadakan beberapa perbincangan yang serius. Sekiranya anda mesti, bersiaplah untuk memadamkan perancang yang buruk dan mempunyai pilihan sandaran pada setiap masa.