Malangnya, jawapannya tidak mudah. Beberapa faktor dapat menentukan kadar seseorang, termasuk perbelanjaan operasi perancangan acara , gaji, dan keuntungan.
Realitinya ialah kadar berbeza bergantung pada di mana anda menjalankan perniagaan anda, jenis projek yang anda ambil, dan apa yang pasaran bersedia bayar.
Ia juga bergantung kepada sasaran pasaran anda. Iaitu, pelanggan atau prospek anda akan mempunyai anggaran sasaran dalam fikiran, dan perkhidmatan anda mesti bersaing dalam parameter tersebut.
Struktur Perancang Cara Struktur Bayaran Mereka
Walau bagaimanapun, jika anda ingin memulakan perniagaan separuh masa atau bahkan sepenuh masa, terdapat kira-kira lima cara untuk membina yuran acara anda dan mengutip yuran anda kepada pelanggan anda:
- Bayaran projek rata
- Peratusan perbelanjaan
- Kadar jam
- Peratusan perbelanjaan ditambah kadar sejam
- Kadar yang boleh dirujuk
Untuk penjelasan dan contoh berikut, mari kita asumsikan bahawa anda ingin mendapat purata $ 75 sejam untuk perkhidmatan anda.
Yuran Berdasarkan Kadar Projek Rata
Ramai pelanggan lebih suka mengetahui berapa banyak projek yang akan dikenakan, termasuk semua yuran. Sebagai perancang acara , untuk menawarkan ini, anda mesti menentukan yuran yang rata dan menentukan perkhidmatan apa yang akan dilindungi untuk jumlah itu.
Ini meletakkan tanggungjawab untuk menguruskan belanjawan secara langsung kepada anda, perancang, dan memerlukan menjangkakan pelbagai senario di mana keadaan mungkin berubah. Dalam senario ini, pelanggan boleh membuat kontrak secara langsung dengan perancang acara untuk menyelaras semua logistik, katering, tempat, perbelanjaan penginapan, dll.
Yuran projek rata biasanya digunakan untuk acara-acara yang dibungkus, seperti yang dijumpai dengan program pemasaran sukan, dan boleh dikira berdasarkan per orang dengan banyak ketetapan dan peringatan.
Contohnya, anggap anda sedang diupah untuk mengatur tur bandar bersejarah sehari selama 15 tetamu. Pelanggan anda mahu anda memetik bayaran rata untuk pengangkutan, panduan peribadi, makan tengah hari dan sebarang / semua yuran kemasukan ke tempat-tempat; Walau bagaimanapun, dia juga meminta anda memberikan pecahan peringkat tinggi setiap item perbelanjaan.
Dalam senario ini, anda mesti merundingkan / mengira kos semua perkhidmatan, termasuk masa anda, dan sebutkan jumlah gabungan untuk perbelanjaan. Ia akan menjadi tanggungjawab / risiko perancang acara untuk mengenal pasti deposit yang diperlukan, membayar semua perkhidmatan, dan bertanggungjawab untuk semua perjanjian perkhidmatan.
Yuran Berdasarkan Peratusan Perbelanjaan
Rata-rata, perancang acara yang paling berkelayakan patut merasa selesa dengan mengenakan bayaran antara 15-20% daripada jumlah kos acara sebagai sebahagian daripada bayaran mereka. Bergantung pada kerumitan program dan jumlah masa yang diperlukan untuk merancang dan melaksanakan sesuatu acara, kadang-kadang ini cukup untuk menampung keseluruhan kos perancang dan sumber keuntungan.
Sebagai contoh, anggap anda sedang diupah untuk menganjurkan makan malam peribadi di restoran eksklusif untuk 40 tetamu dengan purata $ 175 seorang.
Mari kita perkirakan bahawa anda akan mengambil masa 15 jam untuk bertemu dengan pelanggan anda, merancang, menghadiri dan melengkapkan semua susulan pada acara ini. Sekiranya anda mengenakan kadar sebanyak 18% daripada jumlah perbelanjaan, anda akan mendapat lebih sedikit daripada kadar jam sasaran anda sebanyak $ 75 / jam:
$ 175 x 40 tetamu = $ 7,000 x 18% = $ 1,260
15 jam x $ 75 / jam = $ 1,125
Sekiranya pelanggan bersekongkol dengan anda untuk semua perkhidmatan secara langsung, caj perbelanjaan acara subtotal kepada pelanggan akan berjumlah $ 8,260.
Bayaran berdasarkan Kadar Jam
Sesetengah pelanggan lebih suka perancang acara untuk mengutip kadar sejam untuk perkhidmatan dan untuk menganggarkan jumlah jam untuk mengurus dan melaksanakan program klien yang diberikan. Ia mungkin kelihatan sama dengan kadar projek rata, tetapi ia membolehkan lebih banyak kelonggaran di pihak kedua-dua pihak untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang mungkin diperlukan di sepanjang jalan.
Banyak perancang acara perniagaan akan membiayai setiap jam untuk perkhidmatan. Ia membolehkan pelanggan mengetahui berapa banyak kos untuk menyewa perkhidmatan anda dan membolehkannya mengira anggaran yang munasabah. Lazimnya, sebab ini adalah kerana pelanggan ingin mempunyai pegangan yang lebih baik pada apa-apa perbelanjaan yang tidak dijangka.
Sentiasa ingat untuk menentukan parameter yang teliti di sekeliling jangkaan supaya kedua-dua pihak bersetuju tentang perkhidmatan apa yang akan disediakan. Sebagai perancang acara, anda harus memasukkan rujukan ke pengebilan untuk semua perbelanjaan perniagaan yang munasabah yang mungkin ditanggung.
Sesetengah perancang acara boleh menandakan perbelanjaan operasi seperti penghantaran, penyewaan kereta, dan lain-lain perbelanjaan barangan sebanyak 15-20% manakala yang lain tidak; jika anda berbuat demikian, anda harus mendedahkan penanda tersebut dan mendapatkan perjanjian dengan pelanggan anda terlebih dahulu.
Apabila ia datang kepada kadar perancangan acara setiap jam, ia juga penting untuk menentukan berapa kerap anda boleh membuat bil untuk masa anda.
Sebagai contoh, mari kita asumsikan bahawa klien menyewa anda pada bulan Oktober untuk menganjurkan satu seminar sehari pada bulan Mac. Perkhidmatan anda sedang dikontrak untuk mendapatkan sumber dan merundingkan untuk tempat, perkhidmatan katering , A / V, dan menyumbang kepada penciptaan kandungan untuk beberapa item komunikasi yang terhad (iaitu, undangan, agenda, borang penilaian, dll.).
Pelanggan anda juga menyewa anda untuk menyediakan pengurusan di tempat. Anda membuat perjanjian di depan yang anda akan bil untuk perkhidmatan yang dikenal pasti pada masa yang berlainan, dan akan menghantar invois untuk semua perkhidmatan yang dilakukan setakat ini secara mingguan, dua kali seminggu, atau bulanan.
Di bawah perjanjian ini, anda dan pelanggan anda mesti membuat pernyataan terperinci kerja yang merangkumi tanggungjawab yang diharapkan dari kedua-dua pihak. Kemudian, anda boleh menganggarkan belanjawan jumlah jam yang banyak dan perbelanjaan yang munasabah (jelaskan mengenai butiran tersebut).
Yuran Berdasarkan Peratusan Perbelanjaan Plus Bayaran Rata / Kadar Jam
Kadang-kadang anda diupah untuk menganjurkan acara, dan untuk apa jua sebab, pelanggan memilih kadar berdasarkan peratusan perbelanjaan. Walau bagaimanapun, ini tidak mencukupi untuk menampung kos keseluruhan masa dan perkhidmatan anda. Dalam situasi ini, adalah munasabah untuk membentangkan yuran anda pada kos gabungan dalam dua kategori berbeza.
Sebagai contoh, pelanggan menyewa anda untuk menyusun acara yang berkaitan dengan persidangan. Tugasan anda adalah untuk menganjurkan dua makan malam peribadi dan acara golf, masing-masing dengan 50 tetamu. Jumlah kos bagi gabungan peristiwa ini berjalan lebih kurang $ 20,000, tetapi memerlukan sekitar 60 jam masa anda, dan kerumitan projek ini dapat membenarkan margin keuntungan yang lebih tinggi. Pastikan bahawa dalam fikiran, anda boleh datang ke bayaran flat akhir anda + kadar sejam dengan pengiraan berikut:
Anggaran Anggaran Perbelanjaan:
$ 20,000 x 18% = $ 3,600Kadar Anggaran Berkala:
60 jam x $ 75 / jam = $ 4,500Defisit Jam: $ 900
Sekiranya anda mengalami defisit, seperti yang kita lakukan dalam contoh di atas, anda boleh memilih untuk memetik 15 jam untuk menguruskan logistik pelbagai vendor luar. Petikan anda kemudian mungkin mencerminkan perkara berikut:
Perbelanjaan Acara Subtotal: $ 23,600
Bayaran Flat: $ 1,125 (berdasarkan 15 jam pada $ 75 / jam)
Dalam senario ini, anda perlu berhati-hati menentukan bahawa anda telah menganggarkan masa anda dengan sewajarnya (akaun untuk menampung perbelanjaan operasi bukan standard seperti perjalanan peribadi). Seperti yang dijangkakan, beberapa pelanggan gembira melihat kenaikan perbelanjaan kemudian jika tidak ada alasan yang wajar.
Yuran Berdasarkan Kadar Komisen
Satu lagi cara yang perancang acara dapat mengumpulkan bayaran untuk perkhidmatan adalah dengan mendapatkan ruang acara melalui venue yang menawarkan kadar komisen. Ini adalah yuran yang biasanya disediakan untuk ejen perjalanan untuk tempahan tiket, bilik hotel dan lain-lain bentuk pengangkutan.
Sebagai contoh, banyak hotel boleh memanjangkan kadar komisen sehingga sebanyak 10% untuk bilik-bilik dan perbelanjaan lain.
Walaupun sesetengah perancang acara akan menerima kadar komisen sebagai sumber pendapatan untuk diri mereka sendiri, para klien yang lebih bijak mungkin mempertanyakan rasa kesetiaan perancang acara apabila kadar komisen terlibat. Atas sebab itu, banyak perancang yang berpengalaman akan menghadkan sebarang pilihan perancangan yang termasuk kadar komisen atau berunding harga tidak boleh komisyen untuk program mereka dan lulus sumber penghematan secara langsung kepada pelanggannya.
Selanjutnya, sesetengah pelanggan mungkin mengetahui bahawa kadar komisen wujud dan tidak mengharapkan perunding luar mereka untuk membuat tagihan dengan menggunakan kaedah pengebilan lain yang telah kami jelaskan dan masih membayar kadar komisen. Secara umum, ia tidak dianggap bentuk yang baik oleh banyak perancang acara untuk dasarnya "dua kali ganda" aliran pendapatan mereka dengan cara ini.
Sekiranya menerima kadar yang ditugaskan, adalah yang terbaik untuk tidak mengenakan yuran klien anda untuk perkhidmatan anda menggunakan kaedah pengebilan alternatif.
Terdapat senario apabila kadar komisen membuat perkara yang paling masuk akal, seperti pertubuhan bukan keuntungan yang lebih kecil atau persatuan yang mungkin mengupah perkhidmatan anda untuk acara keanggotaan atau mesyuarat dan sebahagian besar yuran dibayar secara langsung oleh peserta daripada organisasi.
Satu lagi senario mungkin jika pelanggan anda membeli hadiah pelanggan daripada anda, dan anda juga boleh menawarkan perkhidmatan pengedaran barangan promosi. Dalam hal ini, hanya berunding untuk barang-barang promosi dan tidak mengenakan bayaran untuk perkhidmatan anda setiap jam kecuali pelanggan anda menyadari semua caj di depan.