Penggubalan Butiran Penting
Seperti mana-mana projek perniagaan, langkah pertama ialah mengatur semua maklumat yang anda ada dan mengenal pasti perkara-perkara yang paling penting.
Sebelum anda mula memilih tempat atau menyewa pembicara , anda perlu mengetahui parameter asas acara anda. Hampir mustahil untuk berucap butir-butir dan kos dengan pihak ketiga sehingga anda mempunyai lebih banyak spesifik yang disetrika. Berikut adalah butir-butir utama yang perlu anda tentukan sebelum menghubungi vendor luar.
Tarikh
Semuanya berkisar pada tarikh acara istimewa anda. Sebaiknya, anda ingin mempunyai tiga tarikh yang berpotensi supaya anda dapat membandingkan ketersediaan dan harga di seluruh papan. Cuba masukkan hari-hari berbeza dalam seminggu untuk kelonggaran maksimum.
Tempoh masa
Malah perbezaan satu jam boleh memberi impak kepada perancangan anda, jadi anda perlu mendapatkan spesifik mengenai bingkai masa yang anda jangkakan. Sebagai contoh, bermula pukul 10 pagi dan bukan 8 pagi bermakna anda mungkin tidak perlu memperuntukkan anggaran sarapan pagi.
Nombor Kehadiran
Ini adalah satu perincian yang sering dianggarkan secara rawak untuk rundingan yang produktif. Dapatkan realistik dengan unjuran kehadiran anda. Bincangkan terlebih dahulu siapa yang akan anda jemput dan meletakkan unjuran anda bersama-sama pada spreadsheet. Kehadiran dan belanjawan dikaitkan secara langsung, jadi jangan sekali-kali meneka tentang bilangan orang yang anda fikir akan hadir.
Sesi Breakout
Anda hanya perlu satu bilik perjamuan jika anda menganjurkan makan malam, namun persidangan penuh kemungkinan akan memerlukan bilik pelarian tambahan dan ruang pameran. Sekali lagi, anda tidak dapat mengukur kos sehingga anda menentukan berapa banyak ruang yang anda perlukan. Untuk persidangan, pendekatan yang terbaik adalah untuk merancang jadual perjalanan rapat pada mesyuarat pertama anda. Berkongsi idea dan menyusunnya bersama-sama di atas kertas akan membantu memimpin anda melalui keputusan perancangan seterusnya.
Belanjawan vs Kos
Ia mungkin tidak praktikal untuk bekerja pada belanjawan sebelum mengetahui kos tempat dan katering, tetapi bekerja dengan cara ini memberikan penanda aras bagi anda untuk mengukur semua cadangan penjual. Mulakan dengan sumber pendapatan anda. Berapa banyak yang perlu anda bayar untuk kehadiran? Adakah anda akan memanggil penaja untuk membantu mengimbangi kos? Apa yang akan dibayar peserta pameran untuk mengambil bahagian? Pendapatan akhirnya akan menentukan anggaran anda, jadi hanya masuk akal untuk melindungi mereka terlebih dahulu.
Pemasaran
Selepas anda mengenal pasti sumber pendapatan anda, langkah seterusnya adalah untuk menggariskan pelan pemasaran anda. Apakah cara terbaik untuk mencapai dan melibatkan penjana pendapatan anda? Mungkin anda mempunyai senarai peserta yang berpotensi sebagai majikan atau persatuan keahlian. Yang pasti akan membantu, tetapi bagaimana dengan penaja dan peserta pameran?
Jika anda merancang untuk menarik lebih daripada 20 peserta pameran, maka anda mesti dapat mencapainya. Kempen pemasaran sasaran menelan belanja wang, dan itu memotong pendapatan anda.
Pengangkutan dan Penginapan
Menjalankan persidangan tempatan biasanya menghapuskan kebimbangan mengenai pengangkutan. Walau bagaimanapun, anda masih perlu menangani penginapan untuk pembesar suara, peserta pameran, dan tetamu istimewa. Sesetengah hotel menyediakan diskaun untuk ruang pertemuan jika anda menempah bilik malam yang cukup . Satu-satunya cara untuk memanfaatkan ini adalah dengan mengetahui keperluan penginapan anda terlebih dahulu. Kembali melalui data kehadiran anda dan tunjukkan berapa banyak tetamu dari luar kawasan anda.
Sekarang semua ini mungkin terdengar seperti banyak maklumat untuk mengumpulkan di depan, dan ia adalah. Tetapi perlu diingat bahawa ini adalah butir-butir yang mempengaruhi segala-galanya dalam proses perancangan.
Anda mungkin pada mulanya tertarik kepada tugas yang lebih "glamor", seperti lawatan tapak dan perancangan menu. Ingatlah bahawa waktunya akan datang. Buat masa sekarang, fokuslah pada fakta-fakta supaya anda boleh membuat keputusan terbaik kemudian.