Kenapa Anda Perlu Senarai Semak Perancang Acara

Jangan Terlalu-gali Alat Yang Berharga ini untuk Kejayaan Acara

Sama ada anda baru memulakan perniagaan perancangan acara atau perancang acara yang berpengalaman, kemungkinan anda sudah biasa dengan senarai semakan perancangan acara atau sekurang-kurangnya mendengarnya dirujuk semasa kursus perancangan acara atau perhimpunan industri. Terdapat sebab untuk itu. Senarai semakan perancang acara adalah rakan terbaik perancang, alat yang tidak ternilai untuk berjaya menguruskan acara anda.

Nota: Senarai semakan perancangan acara juga dikenali sebagai jadual kerja atau laluan kritikal.

Perancangan acara adalah mengenai perancangan. Malah idea acara yang paling kreatif akan gagal jika ia tidak dirancang dengan baik dan dilaksanakan. Di sinilah senarai semakan acara masuk. Ia adalah panduan anda untuk tetap teratur dan di - atau di hadapan - jadual apabila menjejaki pelbagai tanggungjawab dan butiran terperinci dalam merancang acara yang berjaya. Dan ia amat berguna apabila menguruskan pelbagai acara. Melupakan satu tugas kecil atau jatuh di belakang pada satu tarikh akhir boleh mengakibatkan kesan domino: aspek lain yang tidak berkaitan dengan peristiwa anda boleh mulai runtuh, satu demi satu.

Oleh itu, jangan bergantung pada memori anda, nota melekit atau scribbles di pad anda untuk memastikan perniagaan perancangan acara berjalan lancar. Belajar untuk menyusun senarai semak perancang acara yang berkesan dan ia akan menjadi kawan terbaik baru anda.

Sebelum awak bermula

Untuk bermula, jelaskan sedikit masa dari jadual anda untuk memberi tumpuan kepada acara yang anda sedang perancangan.

Seterusnya, jelaskan fikiran anda. Serius. Tidak melirik telefon atau menjawab e-mel. Anda perlu membayangkan acara ini dari awal hingga akhir tanpa gangguan atau gangguan supaya anda dapat merancang dengan berkesan semua tugas yang mesti diselesaikan.

Bersedia

Fikirkan tentang peristiwa yang anda merancang dan tuliskan semua butiran yang disahkan: nama pelanggan dan maklumat hubungan, tarikh acara, lokasi, bilangan peserta, dll.

Ambil kalendar dan tandakan tarikh acara pada kalendar ini dalam huruf tebal. Kumpulkan apa-apa bahan lain yang relevan - gambar tempat, senarai katerer untuk dihubungi - itu adalah sebahagian daripada acara ini.

Pergi ke belakang

Cara untuk memulakan menulis senarai semakan perancangan adalah untuk bekerja ke belakang.

Tetamu mengalami acara sebagai perhimpunan sehari atau berbilang hari dengan segala-galanya berlaku sekaligus. Seperti prestasi hidup yang muncul di pentas dan dilaksanakan dengan indah. Perancang acara melihat peristiwa sebagai satu siri peristiwa kecil yang sesuai bersama-sama seperti kepingan teka-teki yang memuncak dalam acara akhir. Jadi, sebagai perancang, kita mulakan pada mulanya. Yang mana beberapa minggu atau bulan sebelum peristiwa sebenar berlaku.

Mula di Permulaan

Apabila membuat keputusan di mana untuk memulakan menulis senarai semakan perancang anda, fikirkan tentang meletakkan asas yang kukuh untuk acara anda. Sebelum memilih skema warna dan memesan bunga, anda perlu mengatasi asas-asas. Dari menandatangani kontrak untuk merundingkan satu blok bilik, semuanya perlu ditulis pada senarai semak anda, tidak kira berapa besar atau kecil. Kuncinya adalah terlebih dahulu mengurus apa-apa tugas yang boleh diselesaikan terlebih dahulu untuk membolehkan lebih banyak masa dalam jadual anda untuk perkara-perkara yang perlu dilakukan yang berlaku lebih dekat dengan tarikh acara.

Beberapa contoh item untuk dimasukkan ke dalam senarai perancang acara anda:

Benarkan Masa Tambahan

Dengan setiap item pada senarai semak acara anda, tambahkan masa tambahan. Sekiranya tarikh untuk melayakkan jemputan adalah 15 Mac, letakkan item dalam senarai anda untuk membuat undangan sedia untuk menghantar surat 8 Mac, seminggu sebelum. Ini memberi anda sedikit masa tambahan sekiranya sesuatu berjalan lekang dengan jemputan atau jika anda berada di belakang jadual untuk sebab lain.

Sertakan Peringatan pada Senarai Semak Anda

Ia tidak cukup untuk menulis "kontrak tanda dengan katerer" di senarai semak anda dan kemudian tandakan kotak apabila selesai.

Anda perlu memastikan bahawa katerer itu telah menerima salinan kontrak dan telah mengembalikan salinan yang ditandatangani kepada anda juga. Oleh itu, untuk setiap item besar yang anda tambahkan ke senarai semak anda, sertakan peringatan. Sebagai contoh, "Ikutilah katerer semula: kontrak." Tambah lagi, peringatan kemudian yang berbunyi "Menerima kontrak yang ditandatangani dari katerer". Ia bukan sesuatu yang luar biasa untuk menangani tugas dan menganggap ia dilakukan apabila ia benar-benar selesai di sebelah anda.