Bagaimana Meningkatkan Kehadiran di Seminar dan Peristiwa Perniagaan

Tips untuk Meningkatkan Kehadiran Acara Korporat Anda

Langkah paling penting untuk mengatasi ketakutan tentang kekurangan kehadiran pada suatu acara atau untuk meningkatkan senarai RSVP adalah untuk menyedari bahawa orang benar-benar menikmati menghadiri seminar yang dilaksanakan dengan baik dan acara lain. Dengan menghadiri mesyuarat perniagaan, peserta mendapat peluang untuk mempelajari maklumat baru dan berinteraksi dengan rakan-rakan dan pemimpin dalam bidang mereka. Tetapi mesyuarat yang paling berjaya melangkaui nota utama dan penyampaian inspirasi; mereka mewujudkan persekitaran yang mesra dan mesra untuk semua orang - yang menjadikannya lebih menyeronokkan. Inilah caranya anda boleh merancang acara perniagaan yang menyeronokkan yang akan menarik perhatian ramai.

  • 01 - Buat Agenda Hebat

    Apabila tuan rumah memahami bahawa orang menikmati menghadiri acara, adalah penting untuk mencipta satu program yang patut diikuti. Agenda harus difokuskan pada tema tunggal untuk tidak melampaui peserta tetapi harus mempunyai variasi yang cukup untuk menjaga kepentingan peserta. Sebagai contoh, jadual seminari sampel setengah hari berikut mempertimbangkan keperluan peserta mesyuarat dari makanan untuk dipecahkan kepada persembahan:
    • 8:00 pagi Tiba dan Sarapan
    • 8:45 pagi Selamat datang Mesej
    • 9:00 pagi Speaker Utama
    • 10:00 am Break
    • 10:15 pagi Perbincangan Panel
    • 11:30 pagi Penutupan
  • 02 - Jadilah Sensitif kepada Kalendar dan Jam

    Walaupun agenda terbaik, peserta acara mempunyai keutamaan apabila mereka mahu menghadiri program tersebut dan apabila mereka tidak. Dalam beberapa industri bermusim, kadang-kadang perkara tidak boleh juga. Pertimbangkan perkara berikut semasa tarikh dan masa penjadualan untuk acara anda:
    • Peserta lebih suka jadual pagi untuk seminar
    • Peserta lebih suka acara apresiasi selepas kerja
    • Selasa dan Khamis adalah hari mesyuarat yang popular
    • Elakkan mengadakan mesyuarat pada hari Jumaat jika boleh
    • Elakkan mesyuarat penjadualan pada hari cuti dan malam cuti
    • Peka terhadap keperluan perjalanan peserta untuk acara tersebut

    Sama pentingnya ialah mewujudkan reputasi untuk bermula dari masa ke semasa dan penamat pada masa - terutamanya untuk acara tahunan atau berulang.

  • 03 - Kenalpasti Lokasi yang Unik dan Mudah

    Kebanyakan mesyuarat perniagaan diadakan di hotel dan jenis tempat di dalam dan dari dirinya sendiri tidak begitu unik. Anda boleh memilih untuk memecahkan acuan dan mencari tempat bukan tempat yang hebat atau anda boleh mengenali bahawa semua hotel tidak dicipta sama dan mencari hotel yang hebat. Titik utama di sini adalah untuk memilih lokasi di mana tetamu anda mahu pergi. Lagipun, mereka akan membuat jalan keluar dari rutin mereka dan ingin menikmati acara itu. Pertimbangkan faktor-faktor berikut:
    • Pilih tempat yang berdekatan dengan majoriti peserta
    • Pilih tempat di mana peserta akan menikmati diri mereka sendiri
    • Pilih tempat yang berpengalaman semasa menganjurkan acara yang serupa

    Untuk lebih banyak petua tentang memilih tempat, pastikan anda melihat Panduan Perancang Acara untuk Perancangan Tempat .

  • 04 - Menyusun Senarai Pelawat yang Sesuai

    Mesyuarat yang berjaya mempunyai topik atau mesej khusus dan khalayak sasaran untuk mesej itu. Adalah sangat berharga untuk menyusun senarai tetamu yang merangkumi peserta yang bersesuaian, walaupun mereka berada dalam ranking mengikut kepentingannya. Sering kali, tuan rumah akan menyusun senarai induk calon tetamu hanya untuk kemudian membuka pertemuan itu kepada orang ramai. Ini akan berfungsi hanya jika anda cuba mengisi kerusi berdasarkan permainan nombor.

    Mesyuarat perniagaan, persidangan, atau seminar tidak boleh dilihat sebagai usaha mel langsung dengan kadar RSVP 1-3%. Saya lebih suka pelanggan bimbingan untuk menjana senarai khusus peserta yang disasarkan - orang yang mereka benar-benar mahu menghadiri harapan dengan kadar RSVP sebanyak 50% atau lebih baik.

    Pemikiran terakhir tentang peserta: Cobalah untuk menjemput individu berpangkat yang sama dan pengalaman ke mesyuarat.

  • 05 - Jemput, Jemput, Jemput!

    Salah satu kunci untuk mencapai kehadiran yang hebat dalam acara anda adalah dengan menjemput orang lebih awal dan seterusnya. Ini bermakna menghantar peringatan kepada mereka yang tidak mempunyai RSVP dan pengesahan kepada mereka yang mempunyai. Menghantar peringatan peristiwa sebelum acara kepada tetamu yang disahkan tidak umum sama ada idea buruk.

    Adalah penting untuk menjana kegembiraan di sekeliling acara. Jemputan dicetak tradisional adalah sesuai, tetapi ia menjadi norma untuk juga melihat kepada e-mel dan juga media sosial bergantung kepada penonton anda. Cuba pendekatan ini:

    1. Nyatakan acara kepada tetamu anda atau pasukan anda secara peribadi sebelum menghantar jemputan.
    2. Hantar simpan tarikh awal dalam proses perancangan (kertas atau elektronik).
    3. Hantar jemputan terperinci, termasuk agenda agenda (kertas atau elektronik) dengan permintaan RSVP.
    4. Majukan jemputan terperinci lagi dengan nota peribadi kepada rakan atau kenalan peribadi (elektronik). *
    5. Ikuti dengan tetamu yang disahkan satu hingga dua hari sebelum acara yang dijadualkan (elektronik atau melalui telefon).

    * Anda juga boleh memilih untuk secara rasmi memanggil tetamu dan melanjutkan jemputan peribadi ke acara tersebut.

  • 06 - Jangan Kurangkan Kuasa Jemputan Peribadi

    Jemputan fizikal - sama ada dicetak atau elektronik - bagus, tetapi ia tidak boleh dilihat sebagai pengganti jemputan peribadi kepada kawan, rakan sekerja atau kenalan (melainkan jika anda merancang simposium atau konvensyen yang besar dengan 500 atau lebih ramai peserta). Inilah langkah yang membuat banyak tuan rumah menjejaskan ... mereka tidak mahu mengambil telefon, tetapi ia boleh bermakna perbezaan antara kadar RSVP yang tinggi (dengan kadar tidak menunjukkan rendah) dan kurang ideal.

    Untuk beberapa acara, dapat membantu berkongsi tanggung jawab ini. Senarai tetamu acara sering dikumpulkan dari senarai kenalan yang dikendalikan oleh pelbagai individu, dan orang-orang yang mempunyai hubungan yang paling dekat dengan jemputan itu harus memberikan jemputan langsung kepada tetamu mereka sendiri.

  • 07 - Mewujudkan Reputasi untuk Menyampaikan Program Cemerlang

    Setiap orang telah menghadiri persidangan yang baik dan persidangan buruk. Perkara yang sama berlaku untuk seminar dan acara penghargaan yang lain. Beruntung untuk perancang acara, orang lebih kerap menikmati pertemuan yang mereka hadiri.

    Kunci di sini adalah untuk membantu klien anda mewujudkan reputasi untuk menyampaikan program perniagaan yang cemerlang. Sederhana seperti yang mungkin kelihatan, jika seseorang menikmati menghadiri acara terakhir anda, dia lebih cenderung untuk menghadiri program masa depan - dan mungkin membawa rakan atau rakan sekerja.

  • 08 - Hantar Mengikuti Komunikasi dan Peserta Terima Kasih

    Kerana orang menghadiri mesyuarat untuk mengumpulkan maklumat baru, ramai peserta menghargai menerima bahan tambahan dan bahan tambahan yang mungkin dirujuk oleh penyampai dan orang lain dalam organisasi anda. Pelanjutannya adalah peluang terbaik untuk berkongsi maklumat tersebut dan meluaskan ucapan terima kasih kepada mereka yang menghadiri acara tersebut.

    Maklum balas terima kasih dan komunikasi susulan adalah sesuatu yang sering ditonton oleh organisasi, tetapi mereka yang tidak meraih faedah.