Beberapa perancang acara merasakan rasa lega pada tahap ini, akhirnya diiktiraf atau dipromosikan menjadi lebih banyak peranan eksekutif untuk sumbangan mereka.
Tetapi dalam banyak kes, tidak cukup untuk merancang dan melaksanakan peristiwa perniagaan yang hebat. Acara perniagaan paling sering dilihat sebagai pelaburan untuk tujuan tertentu, dan perancang acara harus memahami bagaimana untuk mengukur nilai program mereka.
Pengukuran peristiwa untuk pulangan pelaburan (ROI) atau pulangan atas objektif (ROO) mungkin merupakan wilayah baru bagi beberapa perancang, tetapi jenis usaha yang akan membantu mengembangkan penglibatan mereka dan sumbangan keseluruhan kepada organisasi, jelas Tony Lorenz, bekas CMM, Presiden ProActive, Inc. yang berpangkalan di Chicago, sebuah syarikat Freeman. ProActive adalah agensi yang strategik dan acara yang memberi tumpuan kepada perkhidmatan pemasaran pengalaman. Lorenz kini menjadi CEO di AlliedPRA.
Asas Pengukuran Acara
Kebanyakan profesional acara mengakui bahawa pengukuran program mereka akan berbeza-beza dari organisasi ke organisasi. Salah satu sebab untuk ini adalah bahawa model perniagaan berbeza secara berlainan antara perbadanan, persatuan, bukan keuntungan dan lain-lain.
Oleh itu, apakah beberapa cara yang dirancang oleh perancang acara untuk mengukur peristiwa mereka?
Sekiranya profesional acara bekerja di bahagian kewangan sesebuah organisasi, dia mungkin diharapkan untuk mengukur peristiwa berdasarkan penjimatan kewangan. Sebagai contoh, apakah jumlah tabungan yang dirundingkan untuk bilik hotel, ruang pertemuan, katering, dan sebagainya?
Sekiranya profesional acara bekerja di bahagian perniagaan sesebuah organisasi, dia mungkin diharapkan untuk mengukur peristiwa berdasarkan sumbangan program kepada rancangan perniagaan keseluruhan. Sebagai contoh, menganjurkan satu seminar sebagai sebahagian daripada pelancaran produk keseluruhan yang melibatkan pelbagai unit perniagaan.
Dan hampir semua perancang acara akan melihat dengan kritikal apa yang berlaku dengan baik dan apa yang dapat diperbaiki di masa depan. Adakah acara itu termasuk dalam anggaran ? Adakah pelanggan gembira dengan hasilnya?
Dan sementara setiap pendekatan tentu bentuk pengukuran yang sah, mereka cenderung untuk memberi tumpuan hanya pada pengukuran pada tahap yang paling taktikal. Profesional acara hari ini perlu mencari cara untuk membuat sumbangan acara mereka lebih strategik.
Pengukuran Peristiwa Strategik
Lorenz menjelaskan bahawa mesyuarat ROI boleh dilihat dalam dua dimensi yang berbeza: di peringkat organisasi dan peserta:
- Organisasi mungkin melihat ROI dengan mengagregat semua kos dan membandingkannya dengan nilai yang dianggarkan oleh organisasi. Dan kemudian menentukan faedah kewangan acara tersebut. tahap organisasi dan pada tahap peserta.
- ROI di peringkat peserta boleh diukur pada peringkat individu dan menganggarkan nilai pada setiap peserta.
ProActive menasihatkan para pelanggan untuk mengikuti proses yang strategik, kreatif untuk memberi kesan kepada peristiwa, dan Lorenz mengesyorkan berfokus pada mengukur sikap. Ia amat berkesan untuk peristiwa besar-besaran:
- Discovery. Penemuan harus berlaku awal dalam proses supaya perancang mungkin melibatkan para pemangku kepentingan utama untuk akhirnya menentukan kandungan mesyuarat, pembicara, dan lain-lain. Para perancang harus melibatkan para pemangku kepentingan utama yang dapat menentukan tujuan strategik bagi organisasi yang menganjurkan acara tersebut dan peserta pertemuan. Ia boleh dicapai dengan meminta mereka menyelesaikan enam hingga lapan soalan terbuka.
- Penyiasatan Pra-Acara. Ini adalah masa apabila perancang atau perancang acara dapat menentukan beberapa langkah kuantitatif untuk ROI dan ROO. Tinjau contoh undangan yang luas untuk mengenal pasti isu, kebimbangan, dan keperluan mereka di pelbagai peringkat. Ini akan membantu perancang untuk menentukan tanda ukur ukuran untuk peserta mesyuarat.
- Baseline Teras Pra-7 Pra-Mesyuarat. Langkah ini memberikan pengukuran kepada persepsi psikologi dan tingkah laku para peserta mengenai perkara yang dikenal pasti semasa penemuan.
- Pengetahuan / pemahaman ("Saya tahu")
- Pendapat / persepsi / kepercayaan ("Saya bersetuju")
- Perasaan / sikap ("Saya mahu")
- Kemahiran / kemahiran ("saya boleh")
- Niat / komitmen ("saya akan")
- Perilaku ("Saya lakukan")
- Hasil / kesan perniagaan - ROI ("Saya memberikan nilai")
- Reka Bentuk Mesyuarat. Dengan pemahaman objektif pihak berkepentingan dan persepsi peserta, perancang kini boleh menentukan objektif utama mesyuarat itu sendiri dan bagaimana mesej tersebut akan dibentangkan. Apakah jenis persembahan? Sekiranya program itu termasuk bengkel interaktif? Adakah lantai tradeshow berguna dalam mendidik peserta? Alat apa yang akan anda gunakan untuk menyampaikan dan menguatkan mesej anda? Siapa yang patut berfungsi sebagai penceramah?
- Pegang Mesyuarat atau Acara.
- Penyiasatan / Penanda Aras Selepas Acara. Selepas peristiwa itu, adalah penting untuk mengukur sejauh mana program yang disampaikan pada tanda aras yang telah ditentukan berdasarkan hasil penemuan dan tinjauan pra-peristiwa. Adakah program ini menyebabkan perubahan dalam sikap, persepsi, kepercayaan, dan lain-lain? Adakah peserta akan bertindak pada perubahan tersebut?
- Impak Perniagaan Mengikuti. Pengukuran strategik memerlukan tumpuan kepada kesan jangka panjang pada tingkah laku peserta pertemuan. Ini juga merupakan masa yang baik untuk menentukan kesan kewangan dan bukan kewangan program.
Cadangan untuk Mengoptimumkan Proses Pengukuran Mesyuarat
Lorenz menawarkan enam garis panduan untuk membantu perancang mesyuarat untuk meningkatkan pulangan mereka mengenai peristiwa:
- Memohon proses pra-mesyuarat / pra-mesyuarat.
- Ukur dimensi psikologi, tingkah laku dan kewangan.
- Gunakan pengukuran ROI untuk mesyuarat besar dan penting
- Mengukur dan menjejaki keputusan tahun ke tahun.
- Menubuhkan piawaian profesional dan kemahiran kakitangan.
- Meningkatkan masa
Cadangan untuk Mengukur Peristiwa Bersaiz Kecil
Untuk memastikan, program pengukuran rasmi untuk program individu akan berguna untuk acara besar dan mahal. Tetapi bagaimana pula dengan acara-acara perniagaan lain yang dijadualkan sepanjang tahun - adakah mungkin untuk menerapkan pengukuran acara kepada beratus-ratus acara kecil yang dirancang sepanjang tahun?
Sudah tentu.
Lorenz mencadangkan bahawa organisasi mengenal pasti lima atau enam soalan tanda aras yang penting kepada organisasi. Kemudian, ukur pelbagai peristiwa untuk menentukan sama ada siri peristiwa ini membuat kesan psikologi, tingkah laku atau kewangan.
Aggregate the results. Contohnya, jika organisasi memegang 30 peristiwa serupa sepanjang tahun di pasaran yang berbeza dengan tanda aras yang sama, ini pasti dapat memberikan langkah kualitatif dan kuantitatif.
"Mengasingkan kejayaan dan membina langkah dari sana," Lorenz menasihati.
Pihak berkepentingan utama dalam organisasi akan mempunyai kata akhir dalam seberapa berkesan mereka yang terlibat dalam acara atau siri peristiwa akan menentukan berapa banyak kredit yang perlu diberikan kepada mereka yang membantu merancang peristiwa tersebut.