Walaupun dalam ekonomi yang semakin meningkat, perbelanjaan perjalanan banyak kali dilihat sebagai terlalu tinggi untuk jenis peristiwa ini dan banyak profesional hanya memilih untuk pergi tanpa.
Walaupun perubahan itu, kebanyakan syarikat dan organisasi masih melihat impak penting mesyuarat. Dalam ekonomi hari ini, hosting mesyuarat yang berjaya mungkin memberi tumpuan kepada mengadakan mesyuarat tempatan dan berpusat yang mencapai kos perjalanan yang lebih rendah, tetapi yang lebih penting, ini bermakna menggunakan sepuluh petua ini untuk meningkatkan kehadiran mesyuarat.
Buat Panggilan Peringatan
Selepas jemputan awal dihantar, buat peringatan dan susulan panggilan telefon kepada seberapa banyak jemputan yang mungkin dan luangkan jemputan peribadi dan rekomendasikan bahawa mereka menghadiri acara tersebut. Dari segi sejarah, susulan telefon secara dramatik meningkatkan kehadiran mesyuarat perniagaan. Pastikan anda bercakap mengenai acara akan datang pada acara perniagaan yang lain. Kata mulut masih boleh menjadi cara yang bagus untuk membuat buzz, yang membawa kita ke hujung seterusnya.
Sebarkan
Sebarkan berita tentang acara anda di mana-mana dan di mana-mana sahaja, termasuk penerbitan tempatan, penerbitan negara, penerbitan anggota, penerbitan perdagangan, surat berita peribadi dan apa-apa alat komunikasi lain yang tersedia.
Pastikan anda berfikir tentang alat apa yang dapat mencapai khalayak sasaran anda.
Menggalakkan Talian (Laman Web Syarikat, Media Sosial, dan E-mel)
Siarkan butiran acara di laman web syarikat anda. Menggalakkan acara di blog anda dan buletin e-bulanan. Butiran acara pos di media sosial di mana khalayak sasaran anda aktif seperti LinkedIn , Facebook, dan Twitter.
Galakkan anggota organisasi anda untuk melakukan perkara yang sama. Minta mereka berkongsi pautan acara dengan sambungan, rakan, dan pengikut mereka. Jika anda mengambil bahagian dalam komuniti dalam talian yang berkaitan seperti forum industri, mempromosikan acara anda dalam komuniti tersebut.
Menggabungkan Jemputan Di mana-mana sahaja
Satu lagi cara untuk mendapatkan kata keluar untuk bakal pelanggan adalah untuk menyelinap undangan untuk menyertai anda pada acara anda ke semua kaedah komunikasi perniagaan anda. Tambahkan barisan dalam tandatangan e-mel anda dengan pautan ke laman web atau jemputan acara khusus anda. Jika anda mempunyai mel suara atau mesej memegang dalam talian, pastikan anda memasukkan maklumat acara akan datang dalam mesej yang dirakam anda.
Gunakan Rangkaian Sosial Anda dan Rangkaian mereka
Rangkaian sosial adalah tentang mengembangkan kumpulan orang yang anda anggap rakan, pelanggan, rakan kongsi perniagaan, dan kenalan profesional. Mendapatkan kehadiran yang anda cari lebih mudah apabila peserta anda digalakkan untuk membawa hubungan tetamu atau perniagaan. Dan jangan menganggap bahawa orang dalam rangkaian anda sudah tahu mengenai peristiwa itu. Ia tidak menyakitkan untuk menjangkau dan mengingatkan mereka.
Termasuk Penceramah Tamu Who's a Draw
Objektif pertemuan, topik, tema, dan penceramah tetamu harus relevan, segar, dan menyeronokkan.
Salah satu cara yang berjaya untuk meningkatkan kehadiran pada acara perniagaan ialah membawa pembicara tetamu popular, terutamanya jika mereka bekerja dalam industri yang sama atau industri yang berkaitan. Anda juga harus mempertimbangkan untuk mempunyai emcee yang akan menjadi interaktif dan menghiburkan.
Pilih Lokasi Acara yang Hebat
Pilih acara baru dan lokasi acara yang menarik. Sama ada tarikan besar adalah bandar terpilih atau tempat itu sendiri, orang lebih cenderung untuk menghadiri acara yang mudah dan memberi peluang untuk menikmati suasana yang hebat. Pastikan acara ini berada di lokasi yang sesuai untuk pengunjung anda dan pertimbangkan kemudahan lain seperti tempat letak kereta atau pengangkutan awam ke tempat.
Dapatkan Kreatif
Matlamatnya adalah untuk membuat acara yang unik. Menawarkan aktiviti baru; gunakan format interaktif baru semasa pembentangan; membuat usaha untuk menjadi asal.
Berhati-hati dengan agenda anda. Jangan gunakan hadiah tradisional pada akhir apabila peserta sudah bersedia untuk pergi. Pertimbangkan termasuk sesi mengenai inovasi yang melibatkan peserta melalui perancangan persidangan / acara seterusnya. Sesi yang menyeronokkan dan bermaklumat akan memberi kesan positif kehadiran pada masa akan datang. Lakukan sesi brainstorming dan buat kembali idea-idea kepada jawatankuasa perancangan anda untuk acara tahun depan.
Hantar Suratan Maklum Balas
Sama ada anda memasukkan sesi brainstorming atau tidak, memaksimumkan kejayaan masa depan anda dengan menghantar tinjauan maklum balas selepas acara tersebut. Sentiasa meminta cadangan topik masa depan dan kritikan yang membina sebagai maklum balas ini amat berguna untuk merancang mesyuarat dan acara masa depan.
Sebagai contoh, sesetengah orang lebih suka seminar pada waktu pagi, dan yang lain lebih suka program pada sebelah petang. Beberapa seperti hari Selasa dan lain-lain seperti hari Khamis. Dalam kaji selidik maklumbalas anda, ketahui apa yang peserta anda suka dan ingin melihat pada acara itu. Susulan adalah kunci kejayaan pemasaran anda.
Dengar dan Sampaikan
Selalunya penting untuk mendengar keperluan peserta dan peserta anda, tetapi jika anda meminta maklum balas, pastikan untuk menunjukkan bahawa anda sedang mendengar. Seperti kata pepatah lama, kita mempunyai dua telinga dan satu mulut, jadi kita perlu mendengar dua kali lebih banyak seperti yang kita katakan. Sentiasa ingat bahawa kehadiran di acara anda boleh dikaitkan dengan kualiti peristiwa sebelumnya yang telah anda hoskan. Mewujudkan reputasi untuk mendengar keperluan dan kehendak tetamu anda dan menyampaikan janji-janji tersebut.