Anda boleh, sebenarnya, ditanya sama ada anda seorang perancang parti atau perancang mesyuarat. Dalam profesi perancangan acara, tajuk pekerjaan adalah pelbagai dan banyak seperti perkhidmatan yang ditawarkan dan sering sukar untuk menggambarkan dan membezakan satu dari yang akan datang.
Ia boleh mencabar apabila menyediakan portfolio perancangan acara, mencari kerja, atau bekerja dengan pelanggan yang tidak mempunyai pemahaman yang betul tentang fungsi dan tanggungjawab tugas anda.
Pengurusan Acara vs Perancangan Acara
Walaupun sangat berkaitan, pengurusan acara dan perancangan acara adalah dua fungsi yang sangat berbeza. Perbezaan utama terletak pada dua perkataan: pengurusan dan perancangan. Dalam terma yang sangat mudah, pengurus acara menguruskan acara dan perancang acara merancang acara tersebut.
Bahawa dikatakan, pengurus acara juga boleh merancang aspek-aspek peristiwa dan perancang acara boleh menguruskan komponen-komponen tertentu dalam proses perancangan acara. Pengurus acara dan perancang acara bekerja bersebelahan, dan tanggungjawab mereka mungkin bertindih.
Untuk membuat perkara yang lebih membingungkan, perancang acara individu sering menyediakan perkhidmatan pengurusan acara, dan pengurus acara juga boleh menawarkan perkhidmatan perancangan acara. Jika semua ini telah anda menggaruk kepalanya, maka mari kita mulailah dengan melihat latar belakang pengurusan acara.
Pengurusan Acara Melibatkan Pengurusan Projek
Pengurusan acara melibatkan mewujudkan dan membangunkan acara berskala besar yang mungkin termasuk persidangan, konvensyen, konsert, pameran perdagangan, perayaan, dan upacara. Pengurusan acara melibatkan mengenal pasti penonton sasaran, merumuskan konsep acara, merancang logistik keseluruhan acara dan menjalankan pengurusan projek acara secara keseluruhan - termasuk mengurus pasukan orang yang bertanggungjawab untuk setiap fungsi, anggaran, dan mengawasi pelaksanaan daripada acara itu.
Pengurus acara juga menyelia perkhidmatan semua vendor luar dan profesional, yang termasuk perancang acara.
Tanggungjawab tertentu pengurus acara boleh termasuk:
- Memilih dan menempah tempat
- Menyelaraskan vendor luar
- Melibatkan penceramah atau hiburan
- Menyusun untuk pengangkutan dan tempat letak kereta
- Mendapatkan permit yang diperlukan dan insurans yang sesuai
- Tanggungjawab pematuhan terhadap standard kesihatan dan keselamatan
- Membangunkan rancangan luar jangka kecemasan
- Pengurusan krisis dan keadaan semasa acara
- Merancang pelan keselamatan
- Pemantauan Acara
Senarai ini tidak lengkap. Bergantung pada skop acara dan profesional yang diupah yang lain, tanggungjawab pekerjaan mungkin berbeza-beza.
Peranan Perkhidmatan Pengurusan Acara
Firma pengurusan acara sering diupah untuk merancang dan melaksanakan mesyuarat syarikat berskala besar dan acara khas. Walaupun perkahwinan dan konsert adalah acara biasa untuk profesional pengurusan acara, acara sukan, perjumpaan, dan parti besar juga merupakan kesempatan yang boleh mendapat manfaat daripada pengurusan acara.
Entiti, bukan keuntungan, persatuan dan korporat kerajaan menggunakan semua syarikat pengurusan acara untuk menyelaraskan acara dan mesyuarat penting. Fungsi pengurusan acara sering dijumpai dalam jabatan marketing atau public relations korporat atau sebagai sebahagian daripada kakitangan acara khas mereka.
Kemahiran untuk Berjaya
Seperti kebanyakan fungsi perancangan acara, pengurusan acara memerlukan kemahiran organisasi yang cemerlang untuk berjaya. Keupayaan untuk multitask dan mengimbangi banyak bahagian yang bergerak sangat penting dan, bersama dengan organisasi terkemuka itu, keperluan untuk kemahiran pengurusan masa yang cekap.
Mampu mengutamakan dan mengurus tugas adalah apa yang membawa kepada kejayaan. Pengurusan acara bermula dengan proses mewujudkan visi untuk acara itu dan kemudian melihatnya melalui pelaksanaan, yang memerlukan kedua-dua kreativiti dan kelenturan.
Oleh kerana pengurusan projek adalah unsur utama dan melibatkan pengurusan bukan sahaja fungsi tetapi kumpulan orang, kemahiran interpersonal juga penting. Interaksi dengan individu di semua peringkat organisasi adalah sebahagian daripada pekerjaan dan mempunyai kemahiran komunikasi yang cemerlang dan menjadi selesa dan kepribadian akan pergi jauh dalam mengembangkan hubungan tersebut.