Sukar untuk merancang belanjawan acara melainkan jika anda mempunyai idea yang baik tentang perbelanjaan yang anda akan dikenakan. Ini nampaknya cukup jelas, tetapi kos yang berkaitan dengan perancangan acara boleh datang dari beberapa tempat yang berlainan. Hanya apabila anda fikir anda telah mengenal pasti semua kategori perbelanjaan anda, satu lagi muncul untuk menghantar anda kembali ke papan lukisan. Untuk mengelakkan ini daripada berlaku kepada anda, saya telah menyusun garis panduan perbelanjaan perjumpaan ini untuk diingat semasa membuat anggaran anda.
Perbelanjaan On-Site
Termasuk di sini adalah kos dan yuran yang biasanya dikenakan oleh tempat acara . Ini selalunya kategori paling mahal, tetapi ia juga adalah yang paling mudah untuk diramal kerana anda akan mendapat anggaran kos rasmi untuk mengkaji terlebih dahulu. Dengan itu dikatakan, jangan lupa untuk faktor dalam kos berubah yang berubah dengan nombor kehadiran anda. Katering adalah contoh yang baik ini kerana kos makanan anda akan meningkat dengan tambahan setiap jadual anda.
Kos Tempat
- Sewa Bilik
- Wang jaminan
- Perlindungan insurans
- Tempat letak kenderaan
Makanan dan Katering
- Makanan
- Minuman
- Yuran Buruh Bayi / Pelayan
- Yuran Cukai dan Bayaran Perkhidmatan / Ganjaran
Audio / Visual
- Mikrofon
- Skrin dan Projektor
- Akses internet
- Peralatan Khusus Lain
Vendor Pihak Ketiga
Kategori ini mewakili semua item dan perkhidmatan yang dibekalkan oleh vendor di luar tempat tuan rumah. Setiap orang akan membilkan anda secara berasingan, jadi penting untuk memastikan tab rapat pada semua orang yang anda bekerjasama.
Menggunakan hamparan akan membantu anda mengaturkan hubungan vendor anda bersama-sama dengan kos yang berkaitan dengan perkhidmatan mereka.
Sewa Acara
- Linen, Skirting Meja, dan Perlindungan Kerusi
- Khemah, Pementasan, dan Tarikan Amusement
- Item Fizikal Tidak Sediakan oleh Tempat
- Buruh dan Penghantaran untuk Persediaan / Teardown
Penjual Dexcor
- Pencahayaan aksen
- Bunga dan Pusat
- Belon
Hiburan
- Pemuzik atau DJ
- Yuran Pembicara
- Pengendali Kontrak (makanan, penginapan, pengangkutan)
Perbelanjaan Pengeluaran
Pengeluaran termasuk semua kakitangan dan sumber yang diperlukan untuk merancang dan melaksanakan acara tersebut. Perbelanjaan ini bermula pada saat acara itu bermimpi dan terus melalui kertas kerja pasca acara. Pendek kata, kategori ini mewakili kos mengatur acara, menarik peserta , dan menguruskan elemen pentadbiran.
Pemasaran dan Pendaftaran
- Kerja Cetak dan Reka Bentuk
- Iklan
- Jemputan
- Pengurusan Pendaftaran
Perancangan dan Organisasi
- Yuran Perancang Acara
- Pekerja sambilan dan sementara
- Bekalan Pejabat
- Kos Komunikasi
- Perbelanjaan perjalanan
Perbelanjaan pentadbiran
- Penyerahan Pekerja Bergaji
- Kos Perakaunan
- Yuran guaman
- Yuran Perunding
Overages Kos dan Dana Kecemasan
Tidak ada nombor sihir untuk apa yang perlu anda sampaikan untuk perbelanjaan yang tidak dirancang, tetapi anda pasti perlu mengharapkan yang tidak dijangka. Sesetengah perancang acara mencadangkan belanjawan lima hingga sepuluh peratus ke atas perbelanjaan yang dijangkakan, sementara yang lain memilih nombor pusingan untuk berfungsi. Peristiwa yang lebih besar harus, tentu saja, memperuntukkan lebih banyak kerana pengawasan yang dibebankan setiap orang dapat berlari ke ribuan dolar.
Tujuan garis panduan ini adalah untuk membuat anda mengetahui tentang jenis perbelanjaan perancangan acara yang boleh berlaku. Setiap acara adalah unik , jadi anda mungkin termasuk lebih kurang item yang disenaraikan di sini. Yang penting ialah mengetahui di mana kos anda akan datang. Menghadapi perbelanjaan yang berkaitan dengan vendor atau kategori tertentu boleh mendatangkan malapetaka pada anggaran anda, tetapi senario kes terburuk sepenuhnya melupakan perbelanjaan sehingga bil tiba.