Apa yang Anda Perlu Tahu untuk Menghindari Kekeliruan Pelanggan
Ia sama-sama mengecewakan para profesional berpengalaman yang dihadapi dengan pelanggan yang salah fahami perkhidmatan yang ditawarkan.
"Pengurusan acara" dan "perancangan acara" sering dilambung secara bergantian walaupun mereka adalah dua perkara yang sangat berbeza. Secara sederhana, perancangan dan pengurusan tidak sama. Walaupun kemahiran kedua-dua fungsi ini bertindih, mereka mempunyai dua fungsi yang berbeza. Ia menimbulkan masalah bagi mereka yang berurusan dengan pelanggan yang tersilap menyangka mereka memerlukan pengurus acara apabila apa yang mereka perlukan adalah perancang acara. Dan bagi mereka yang berada di bawah tanggapan bahawa semua pengurus acara juga mengendalikan perancangan acara. Oleh itu mari kita jelaskan kekeliruan kerana penting bahawa anda dan pelanggan anda mempunyai pemahaman yang sama.
Perancangan Acara
Mari mulakan dengan perancangan acara . Kata kerja utama di sini adalah perancangan . Semua acara - dari pancuran pengantin untuk perayaan hari jadi tonggak ke perhimpunan korporat besar - bermula dengan rancangan sejenis.
Perbincangan awal dengan pelanggan mengenai idea acara, tema, tarikh yang dikehendaki dan garis panduan anggaran adalah sebahagian daripada proses perancangan acara.
Perancangan acara bermula dari awal , dari peringkat awal konsep dan berterusan sehingga peristiwa sebenar berlaku. Dan, jujur, selama beberapa minggu selepas acara itu sebagai perencana acara membungkus butiran dan menangani item tindak lanjut.
Perancangan acara melibatkan bekerjasama rapat dengan pelanggan untuk merekabentuk peristiwa yang mencerminkan visi klien mengenai perhimpunan itu dan memenuhi objektif acara tersebut. Pelanggan yang mengupah perancang acara menyewa seseorang untuk merancang semua aspek acara, termasuk butir-butir dan tindakan tindakan yang berkaitan, dan untuk melihat peristiwa itu sehingga selesai.
Tanggungjawab merancang acara boleh termasuk tetapi tidak terhad kepada:
- memilih tema keseluruhan untuk acara itu
- membangunkan belanjawan
- memilih tempat
- merundingkan kontrak hotel
- mengupah vendor luar
- merancang menu
- menyewa katerer
- mengaturkan penceramah atau hiburan tetamu
- menyelaraskan pengangkutan
- memilih skim warna
- membangunkan jemputan
Perancangan acara adalah segala-galanya yang melibatkan acara. Fungsi ini berada di bawah payung pengurusan acara yang lebih besar.
Pengurusan acara
Setiap jenis acara terdiri daripada pelbagai bahagian yang sesuai bersama seperti kepingan teka-teki. Semua potongan itu akhirnya datang bersama-sama untuk mencipta satu acara. Peristiwa-peristiwa yang berjaya mempunyai semua potongan yang berkaitan datang bersama-sama pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat, lancar dan cekap dan sesuai dengan rencana. Proses ini dipanggil pengurusan acara. Ia adalah, dari segi ringkas, pengurusan projek acara itu sendiri.
Pengurusan acara melibatkan penciptaan, penyelarasan dan pengurusan semua komponen yang berlainan dalam satu acara serta kumpulan orang yang bertanggungjawab bagi setiap aspek. Beberapa aspek pengurusan acara boleh termasuk tetapi tidak terhad kepada:
- menempah lokasi untuk acara
- menyelaraskan vendor luar
- membangunkan pelan letak kereta
- merancang pelan kecemasan kecemasan
- memastikan kepatuhan terhadap standard kesihatan dan keselamatan
- menguruskan kakitangan yang bertanggungjawab untuk setiap fungsi
- mengawasi pelaksanaan sesuatu peristiwa
- pemantauan acara itu
- menyelesaikan situasi acara di tapak
Pengurus Acara dan Perancang Acara Bekerja Bersama
Menetapkan kedua-dua fungsi ini mencabar kerana, bukan sahaja mereka berkait rapat, tanggungjawab sering kali bertindih. Perancang acara individu boleh menawarkan perkhidmatan pengurusan acara, dan pengurus acara juga boleh menawarkan perancangan acara.
Ini semua bergantung kepada perancang individu atau pasukan pengurusan acara korporat, tempat dan acara itu sendiri.
Adalah penting untuk memahami perbezaan antara kedua-dua dan untuk menentukan perkhidmatan mana yang akan anda berikan. Sebagai contoh; Jika anda menawarkan perkhidmatan perancangan acara untuk acara berskala besar, anda akan bekerjasama dengan pengurus acara yang akan menyelaraskan perkhidmatan anda dengan pengurus katering, pasukan audiovisual, dan lain-lain. Tentukan peranan dan perkhidmatan yang akan anda berikan dan jelas berkomunikasi ini kepada calon pelanggan untuk mengelakkan kekeliruan semasa proses perancangan.