Pilih topik dan lokasi anda
Langkah ini mewakili dua pembolehubah yang khalayak anda ingin tahu sebelum apa-apa lagi.
"Di mana dan mengapa" mesyuarat akan memberi kesan serta-merta siapa yang akan dijemput dan sama ada atau tidak akan hadir.
Tempat yang anda pilih akan memberi kesan kepada keseluruhan mesyuarat dan memberi kesan kepada keputusan lain yang perlu anda buat semasa merancang acara tersebut.
Mengenalpasti Peserta
Sebahagian besar menjalankan mesyuarat yang fokus dan produktif menghindari gangguan, dan ini bermakna mengehadkan jemputan kepada pembuat keputusan teratas. Terdapat kecenderungan dalam budaya korporat untuk memasukkan semua pihak berkaitan dalam komunikasi, tetapi anda boleh meningkatkan pengeluaran dengan menghilangkan rakan sekerja yang boleh memperlahankan kemajuan dengan perbincangan yang tidak penting. Daripada mengundang peserta tidak mengundi, galakkan peserta utama untuk berbincang dengan bawahan mereka sebelum datang ke mesyuarat.
Tawaran Tiga Tarikh dan Masa
Berhati-hati tentang bagaimana anda menyoal tentang kehadiran setiap peserta. Adalah mudah untuk membuka "kotak Pandora" isu-isu ketika datang untuk menjadualkan tarikh yang saling menguntungkan untuk pertemuan anda.
Satu cara untuk mengelakkan ini adalah untuk menawarkan beberapa tarikh dan masa, kemudian tanya setiap orang yang mana yang paling berkesan. Jika anda bernasib baik maka salah satu tarikh akan dipadankan untuk semua orang. Jika tidak, jangan takut untuk bertanya kepada pihak luar jika mereka boleh menyesuaikan kalendar mereka untuk menampung majoriti.
Buat Jadual Perjalanan
Adalah penting untuk mempunyai jadual untuk topik yang dibincangkan bersama dengan siapa yang akan memimpin setiap segmen mesyuarat.
Perancang mungkin perlu mendapatkan nasihat daripada eksekutif puncak untuk membuat jadual perjalanan dengan tepat. Apabila draf pertama disiapkan, ia perlu diserahkan kepada kumpulan untuk kelulusan.
Bincangkan Keperluan Pembentangan
Terdapat banyak cara yang berbeza untuk membentangkan idea kepada kumpulan, dan setiap penceramah yang dijadualkan akan mempunyai keutamaan mereka sendiri. Fungsi PowerPoint, akses internet, dan papan putih hanyalah beberapa komponen yang mungkin perlu anda atur. Jadilah proaktif dalam meminta butiran ini, dan susulan untuk mengesahkan mereka beberapa hari sebelum mesyuarat.
Jadual Catering
Kunci untuk memesan makanan untuk mesyuarat kecil adalah untuk memastikan menu berfungsi. Anda tidak mahu katering mengganggu apa-apa aspek perniagaan di tangan, jadi elakkan terlalu banyak makanan rasmi jika boleh. Jika makan tengah hari diminta, maka cuba menempah bilik bersebelahan untuk makan supaya para hadirin dapat kembali ke mesyuarat secepat mungkin.
Hantar Butiran Akhir
Kira-kira tujuh hari sebelum acara yang anda ingin hantar salinan akhir perjalanan dan perincian kepada setiap peserta. Ini harus merangkumi semua yang telah dipesan untuk hari itu. Juga termasuk arahan, maklumat letak kereta, nombor bilik dan kenalan kecemasan.
Jika anda bekerjasama dengan eksekutif, maka salinlah pentadbir pentadbiran anda pada e-mel juga.
Hari Mesyuarat
Sebagai perancang mesyuarat, tugas anda adalah untuk memastikan acara itu berjaya dimulakan. Sudah tentu, anda ingin tiba di tempat awal untuk memeriksa bilik dan bertemu dengan katering dan penyelaras A / V. Bergantung pada lokasi, anda mungkin juga mahu menyiarkan papan tanda supaya semua orang dapat melihat bilik mereka.
Dan di sana anda mempunyai - lapan langkah yang agak mudah untuk merancang mesyuarat kecil yang berjaya.
Melaksanakan setiap langkah tentu akan mengambil masa dan ketekunan di pihak anda, tetapi menyampaikan rencana anda kepada peserta adalah setengah pertempuran. Semakin ramai orang tahu apa yang diharapkan dari mesyuarat, semakin bersedia mereka akan turun ke perniagaan.