Tidak Membenarkan Masa Persediaan yang Cukup
Selalu ada perlumbaan terhadap masa ketika membuat acara , tetapi anda harus mempunyai perkiraan berapa banyak waktu yang anda perlukan untuk mendapatkan semuanya. Tiada yang kelihatan lebih buruk daripada mempunyai bilik yang penuh dengan pekerja yang berlari ketika tetamu pertama tiba. Matlamatnya adalah untuk mempunyai segalanya setidaknya 15 minit sebelum pintu dibuka.
Tidak Penjadualan Walkthrough With Clients
Pesanan spreadsheet, e-mel dan pesanan acara jamuan adalah alat yang sangat baik untuk menyampaikan butiran acara. Walau bagaimanapun, bergantung semata-mata pada dokumen untuk melukis gambar acara itu boleh menyebabkan kekeliruan. Strategi yang lebih baik adalah untuk melayari jadual perjalanan dengan pelanggan anda di tapak apabila boleh. Bincangkan setiap saat dan terperinci seolah-olah peristiwa itu berlaku di hadapan anda.
Lupa untuk Mengesahkan Vendor Anda
Penjual acara purata anda menghidangkan pelbagai pelanggan merentasi beberapa kategori yang berlainan.
Singkatnya, ini bermakna mereka perlu banyak ingat. Anda sentiasa mahu mendapatkan pengesahan lisan atau e-mel dari semua vendor 48 jam sebelum masa persediaan. E-mel biasanya lebih baik kerana anda boleh menguraikan jangkaan anda dan meminta mereka membalas secara bertulis.
Menghadapi Peristiwa Bersaing
Jika anda pernah mempunyai "jiran yang bising" maka anda sudah tahu bagaimana mengganggu keadaan ini.
Melangkah terhadap acara lain di tempat anda boleh menjadi satu cabaran besar, itulah sebabnya mengapa anda harus membincangkan senario ini terlebih dahulu dengan pengurusan tempat dan pelanggan anda. Ketahui siapa yang akan berkongsi kawasan umum dan sumber awam yang sama dengan pihak anda, dan kenal pasti siapa yang mempunyai kuasa untuk menyelesaikan masalah bunyi jika mereka menjadi masalah.
Tidak Memiliki Rencana Kontingensi
Apa yang berlaku kepada acara anda dalam kes cuaca buruk, atau bahkan penutupan tempat anda? Ini bukan perkara mudah untuk merancang, tetapi mereka menjadi mustahil untuk mengurus pada hari pertunjukan. Merancang strategi kontingensi anda sekurang-kurangnya 2 minggu lebih awal untuk langkah yang baik. Walaupun anda merancang untuk membatalkan acara, anda masih memerlukan kaedah yang teratur untuk menghubungi semua tetamu anda.
Tidak Mempunyai Bantuan Cukup pada Hari Acara
Kos buruh selalu menjadi masalah apabila cuba mengimbangi belanjawan acara . Bahwa dikatakan, kekurangan bantuan tangan boleh menyebabkan masalah yang lebih besar daripada mengatasi anggaran. Anda tidak boleh mengharapkan untuk melakukan segala-galanya sendiri jika anda adalah perancang acara. Menyelaras pekerja, vendor, dan butiran adalah cukup untuk membuat anda sibuk dengan sendirinya. Jangan takut untuk menghabiskan beberapa ratus dolar untuk mengupah pekerja tambahan kerana anda tidak akan dapat sekali perkara bergerak.
Tidak Menggunakan Senarai Pembungkusan
Menguruskan acara di luar tapak biasanya memerlukan senarai bekalan yang luas. Sudah tentu, anda biasanya mempunyai beberapa minggu untuk mendapatkan semua bekalan ini dengan teratur, tetapi mereka tidak akan melakukan apa-apa yang baik jika mereka tidak pernah melakukannya ke tempat. Senarai pembungkusan menyediakan penyegaran segera pada perkara yang perlu anda muatkan ke dalam kereta. Pasti, anda mungkin akan mencari pen dan pita untuk meminjam di tempat itu, tetapi apa yang berlaku jika anda melupakan tag nama anda atau komputer riba anda? Buat senarai pembungkusan dan periksa dua kali sebelum anda pergi.
Berita baik adalah kesilapan perancangan acara ini mudah dicegah. Malah, anda boleh mencetak artikel ini dan menyiarkannya sebagai peringatan tentang apa yang tidak boleh dilakukan. Ingat, pencegahan selalu lebih mudah daripada pemulihan!