Apakah Perjamuan Perjumpaan Acara (BEO)?

Ini adalah kunci kejayaan

Tempat-tempat yang ingin memastikan acara-acara besar pergi tanpa halangan atau, jika ada halangan, mereka ingin memastikan ia bukan kesalahan mereka. Dengan itu, mereka membuat Pesanan Perjumpaan Perjumpaan (BEO) dengan teliti yang mana penyelaras acara mesti menandatangani. Walaupun ia mungkin sukar untuk menuntut jika BEO tidak diikuti dengan surat itu, ia adalah untuk semua tujuan dan tujuan kontrak undang-undang; pastinya, ia perlu dibaca dengan teliti sebelum ia ditandatangani.

Apakah Perjamuan Perjumpaan Acara (BEO)?

Hampir setiap acara utama yang dirancang di hotel atau kemudahan acara khas memerlukan Perjamuan Perjumpaan Acara atau BEO, yang merupakan kontrak yang menggariskan setiap perincian acara. Jika anda seorang perancang acara, anda akan mahu menjadi akrab dengan BEO supaya anda dapat memastikan semua butiran dilindungi dengan betul.

Perjanjian ini sering digariskan dalam bentuk yang menentukan butiran untuk makanan dan minuman, audio / visual, persediaan bilik, termasuk pusat meja, keperluan kakitangan, dan semua perkara lain yang berkaitan dengan acara anda. Termasuk dalam BEO ialah senarai kos yang perlu anda bayar.

Perjanjian itu mungkin termasuk "blok" maklumat di bawah sub kepala, seperti maklumat hubungan, jadual, pengaturan makanan dan minuman, penyediaan bilik, visual audio, terma dan syarat, dan blok tandatangan.

Membaca Perjumpaan Perjumpaan Acara

Walaupun jelas anda perlu membaca BEO dan bersetuju dengan terma-terma yang digariskan dalam perjanjian itu, pastikan juga untuk membaca cetakan halus.

Pastikan anda dimaklumkan sepenuhnya tentang apa yang anda bersetuju, termasuk semua kos.

Semak bahawa perkara berikut digariskan di bahagian umum BEO:

• Maklumat kenalan di tapak, termasuk nombor telefon bimbit
• Penggunaan ruang untuk hari acara itu (semak ganda untuk memastikan bahawa ruang yang disebutkan adalah ruang yang sebenarnya anda lawat)

• Sediakan, mula, dan tamat masa untuk acara itu
• Jumlah tetamu dijangka

Pengaturan Makanan dan Minuman

Satu bahagian BEO akan ditumpukan kepada pengaturan makanan dan minuman. Anda ingin memastikan perkara berikut terperinci dalam bahagian ini:

• Keseluruhan menu , termasuk semua kursus
• Setiap item di bufet, dan bagaimana setiap stesen akan ditetapkan dan diletakkan di dalam bilik
• Bagaimana tempat itu bertujuan untuk memenuhi keperluan tetamu yang mempunyai kebimbangan makanan khas (seperti diet gluten atau vegetarian)
• Waktu perkhidmatan
• Barang istimewa mengenai perkhidmatan, seperti wain dan air berkilauan di atas meja
• Pecahan semua harga makanan
• Senarai terperinci alkohol, jenama alkohol dan bir terdapat di bar

Set bilik

BEO harus secara khusus menggariskan seluruh bilik yang ditetapkan. Ia termasuk:

• Penempatan jadual
• Bilangan tempat duduk setiap jadual
• Penempatan stesen makanan
• Lokasi hiburan (dan butiran mengenai penginapan penghibur jika sesuai, termasuk penyimpanan peralatan, akses kepada makanan dan minuman, menukar ruang, dan lain-lain)
• Lokasi bar / s

Sesetengah BEO mungkin termasuk gambarajah set bilik.

Vendor Audio Visual dan Luar

Pengaturan audiovisual kadang-kadang akan muncul di BEO, tetapi sejak banyak tempat kontrak perkhidmatan a / v kepada pihak ketiga, mungkin ada kontrak yang terpisah.

Jika ia dimasukkan ke dalam BEO, pastikan semua butiran dimuktamadkan sebelum menandatangani kontrak .

Terma dan syarat

Semua kontrak, termasuk BEO, mempunyai terma dan syarat yang mesti dipatuhi. Pastikan anda mengetahui semua terma dan syarat sebelum menandatangani dokumen. Sebagai contoh, apakah terma perjanjian dalam kes pembatalan? Bagaimanakah pertikaian dapat diselesaikan jika, misalnya, tetamu tergulung dan jatuh?

Adalah penting untuk bertanya kepada pengurus kemudahan dan mengesahkan butiran dengan klien anda sebelum menandatangani. Sebaik sahaja anda telah menandatangani BEO itu adalah kontrak yang mengikat.