Panduan Perancang Acara untuk Perancangan Acara Pengumpulan Dana Khas

Pelajaran yang Dipelajari dalam Perancangan dan Pelaksanaan Peristiwa Hari Ibu Y-ME

Y-Me Race to Empower, Chicago, 2006. Mengucapkan tahniah kepada Pertubuhan Kanser Payudara Y-ME

Perancang acara khas - terutamanya di dunia bukan keuntungan - tahu bahawa menganjurkan acara penggalangan dana luar adalah idea yang hebat. Jenis peristiwa seperti idea penggalangan dana masyarakat lain, memerlukan perancangan untuk acara tahun depan bermula dengan segera setelah acara pengumpulan dana tahun ini berakhir. Penting untuk membahaskan acara itu dan membincangkan perkara yang berjalan lancar dan apa yang boleh diperbaiki apabila acara itu masih segar dalam minda pasukan.

Membincangkan kejayaan dan penambahbaikan memastikan bahawa ciri-ciri tersebut boleh dimasukkan atau dipertingkatkan untuk acara tahun depan. Perancangan proaktif tersebut juga menambah nilai untuk penaja. Dan, tidak dapat dielakkan, semua masyarakat yang berjaya berjalan berharap dapat berkembang dan berkembang dari tahun ke tahun.

Adalah penting untuk terus memberi tumpuan kepada objektif utama untuk mengadakan acara seperti: pengumpulan dana. Bagi perancang acara yang sebelum ini mengadakan perjalanan komuniti, salah satu masa yang paling penting untuk perancangan sebenarnya berlaku selepas perjalanan berjalan. Untuk mengetahui tentang banyak aspek perancangan dan pelaksanaan jalan pengumpulan dana masyarakat, kami akan mendapat gambaran di belakang layar Acara Hari Ibu yang dihoskan oleh Organisasi Kanser Payudara Y-ME Chicago.

Walking Kanser Payudara Hari Ibu Y-ME Walk

Y-ME diasaskan oleh dua survivors kanser payudara pada tahun 1979. Bukan keuntungan yang paling terkenal untuk program Hotline Kanser Payudara Kebangsaan untuk pesakit kanser payudara.

Program ini menjadi terkenal kerana hotline talian bebas tol 24 jam yang hanya diisi sepenuhnya oleh pesakit kanser payudara yang dilatih oleh kaunselor sebaya. Tetapi organisasi itu juga menganjurkan laluan penggalangan dana tahunan pada Hari Ibu, yang menyokong program dan perkhidmatan mereka. Kembali Pada tahun 2007, Y-ME menaikkan lebih dari $ 7 juta dengan hampir 43,000 pejalan kaki dari 12 kota.

Menjelang 2008, 15 bandar disertai. Malangnya, Y-ME menutup pintunya pada tahun 2012, tetapi warisan penasihat tahunannya masih menjadi kajian kes yang hebat untuk perancang acara bukan keuntungan.

Kebanyakan kejayaan pengumpulan dana Y-ME boleh dikaitkan dengan pendekatan terancang untuk merancang dan mengawasi objektif yang paling penting terlebih dahulu. Liz Klug, bekas pengarah acara khas organisasi ini berkata demikian selepas tahun rekod mereka pada tahun 2007: "Kami mempunyai rancangan untuk pelbagai mata dalam masa proses perancangan. Jadi, kami akan mengambil langkah-langkah untuk mempromosikan perkara-perkara yang paling kritikal dalam masa untuk memastikan kami berjaya. Sebagai contoh, di sebuah bandar di mana kita boleh menjadi tuan rumah acara buat kali pertama, kita mesti memberi tumpuan untuk memastikan kita mempunyai tempat dan lokasi yang hebat di mana orang akan mahu kembali. Di bawah jalan raya, kami dapat memberi tumpuan kepada kedai-kedai kopi yang kami akan lepaskan brosur. "Mari kita lihat bagaimana Klug dan pasukan perancangan acara Y-ME menganjurkan satu acara yang berjaya.

Perancangan Langkah 1: Menganalisa Nombor

Menggalakkan berjalan kaki masyarakat atau peristiwa yang sama memerlukan membawa bersama beberapa objektif konstituen yang berlainan, tetapi akhirnya, persatuan atau amal yang menganjurkan acara itu berbuat demikian untuk mengumpulkan wang untuk tujuan mereka.

Oleh itu, langkah pertama dalam perancangan peristiwa seterusnya akan berlaku apabila acara semasa berakhir, dan sebahagian besar karya itu mengelilingi "angka".

"Kami melihat dengan teliti angka-angka selepas acara itu berakhir," jelas Liz Klug, "Kami membandingkan bagaimana kami melakukan tahun ini berbanding tahun sebelumnya. Kami melihat pengalaman peserta. Kami menilai kategori penajaan kami. Kami memberi maklum balas kepada sebarang e-mel segera tentang kejadian itu. "Perancang acara juga akan mengambil langkah segera untuk memastikan semua yang terlibat dalam acara tahun ini akan diteruskan tahun depan.

Klug juga menggali butirannya. Dalam penilaiannya, dia melihat segala-galanya dari jumlah sukarelawan yang menyertai jumlah kemeja-t yang diedarkan. Dia kemudian akan bertanya sama ada dia memerlukan lebih atau kurang untuk tahun depan.

Garis masa perancangan

Bagi mereka yang menganjurkan berjalan kaki pengumpulan dana masyarakat, adalah penting untuk mengetahui langkah-langkah yang perlu dikendalikan pada pelbagai masa.

Kebanyakan bukan organisasi tidak mempunyai kemewahan ramai kakitangan dan ahli jawatankuasa sukarela untuk memacu kejayaan acara tersebut. Tetapi perancang mengakui bahawa mereka mesti memastikan bahawa mereka bekerja rapat dengan pejabat bandar dan jabatan kerja raya bandar untuk mendapatkan acara pada kalendar awam.

Klug mencadangkan bahawa langkah pertama selepas menganalisis bilangan tahun lepas adalah untuk memberi tumpuan kepada pengambilan korporat. Jika acara itu bukan program baru, penting untuk mendapatkan sokongan korporat untuk acara tahun depan dengan segera selepas acara tahun ini berakhir. "Kami memberi tumpuan untuk memperbaharui tajaan apabila kami menyampaikan laporan pembungkus acara," kata Klug. Beliau juga menawarkan sorotan berikut untuk perancang yang berminat untuk mengatur perjalanan masyarakat sebagai acara penggalangan dana:

Y-ME juga akan mengupah firma logistik luar untuk mengendalikan banyak keperluan logistiknya. Tetapi salah satu yang paling membantu adalah melaksanakan sistem pendaftaran dalam talian.

Kejayaan Sistem Pendaftaran Dalam Talian

Y-ME dengan cepat mengetahui tentang kepentingan menggunakan web untuk pendaftaran dalam talian dan sejak itu sangat menyokong penggunaan teknologi untuk pendaftaran dalam talian dan penggalangan dana.

Mereka melabur dalam sistem pengurusan hubungan konstituen dalam talian untuk berkhidmat sebagai laman web perlumbaan 2003 mereka. Sistem jenis ini berfungsi sebagai laman web peribadi untuk sukarelawan untuk membuat rayuan peribadi untuk derma dan penglibatan lain. Ia menangkap maklumat ke dalam pangkalan data tunggal dan berfungsi sebagai alat untuk berjalan kapten pasukan untuk menggalakkan ahli mereka.

Peserta dalam talian meningkat daripada 4,000 kepada 11,594. Derma dalam talian meningkat daripada 5,000 kepada 19,650. Pasukan Y-ME percaya bahawa ia menyumbang untuk mencapai matlamat $ 2.35 juta, dan sebagai bonus, teknologi itu mengurangkan kos pentadbiran sebanyak kira-kira $ 20.000.

Sistem sedemikian juga boleh berfungsi sebagai alat komunikasi yang penting yang membolehkan sesebuah organisasi menindaklanjuti dan terus melibatkan unsur-unsur di luar hari perlumbaan itu sendiri.

Garis Masa Hari Race

Jalan-jalan komuniti paling kerap dijadwalkan pada waktu pagi. Bergantung pada kerumitan papan tanda dan lokasi, acara untuk acara biasanya bermula seawal satu minggu sebelum peristiwa, dengan kebanyakan aktiviti berlaku beberapa hari sebelum berjalan kaki.

Apabila Y-ME akan merancang untuk acara penggalangan dana tahunan mereka, pasukan biasanya akan cuba untuk mengehadkan kawasan di mana mereka memegang berjalan kaki sehingga tidak memerlukan sejumlah besar masa sumber untuk melaksanakan tugas-tugas operasi tertentu seperti menutup jalan-jalan. Perjalanan mereka pada umumnya tidak berdaya saing, jadi ia juga membantu mereka tidak perlu mempertimbangkan keperluan yang diperlukan untuk persaingan kaum yang lebih kompetitif.

Jadual untuk hari perlumbaan biasanya biasanya mengalir seperti berikut:

Petua untuk Merancang Perjalanan atau Jalankan Komuniti

Bagi organisasi yang berminat untuk mengadakan perjalanan komuniti atau berjalan untuk kali pertama, Klug menawarkan beberapa cadangan yang akan membantu memastikan acara yang berjaya .