Seminar ini mungkin merupakan peristiwa yang paling biasa yang akan dianjurkan para perancang. Dan kebanyakan seminar dijadualkan sama seperti ½ hari atau hari penuh. Bagi mereka yang berminat mencipta senarai semak untuk merancang seminar , berikut ini menawarkan struktur peringkat tinggi untuk perancangan dan pelaksanaan seminar.
Dan bagi mereka yang merancang persidangan berbilang hari atau berbilang sesi, pertimbangkan untuk mengambil pendekatan yang sama. Walau bagaimanapun, senarai semakan perancang seminari sememangnya akan lebih lama.
01 - Sahkan Tujuan Acara
- Siapa penonton?
- Apakah topik seminar?
- Di mana perlu ditempatkan?
- Mengapa orang akan hadir?
- Apakah agenda seminar itu?
02 - Semak Panduan Spesifikasi Acara Apex
Majlis Perindustrian Konvensyen telah menubuhkan satu siri alat yang harus dilihat sebagai sumber amalan terbaik yang sangat baik yang akan membantu acara atau perancang mesyuarat untuk menjejaki butiran untuk perancangan peristiwa. Dengan alat muat turun percuma, ia akan membantu mana-mana perancang acara untuk membuat senarai butiran yang berkaitan. Ini termasuk, tetapi tidak terhad kepada:
- Profil acara (tarikh, masa, lokasi, kenalan, dll.)
- Maklumat hubungan penganjur / hos acara
- Maklumat hubungan pembekal
- Profil peserta
- Ruang diperlukan
- Makanan dan minuman
- Keperluan A / V
- Fungsi / penyediaan bilik
03 - Buat Profil Acara
Sebaik sahaja perancang mempunyai beberapa soalan asas mengenai acara yang diliputi, tiba masanya untuk meneliti kemungkinan tempat pertemuan. Adalah penting untuk bekerja rapat dengan penganjur acara / tuan rumah untuk menentukan jenis tempat dan di mana seminar itu mungkin paling mudah untuk kedua-dua penganjur dan tetamu (senarai idea boleh menjadi tidak berkesudahan):
- Hotel tempatan
- Kemudahan persidangan tempatan
- Ruang restoran persendirian
- Galeri muzium / galeri persendirian
04 - Cadangan Seminar Rangka dan Cadangan Tempat Reqeuest.
Kebanyakan tempat senang memberikan anggaran untuk seminar yang mungkin. Katering atau kenalan jualan memerlukan maklumat BEO berikut:
- Tarikh yang mungkin untuk acara tersebut
- Bilangan peserta
- Gaya persediaan bilik (bilik darjah, bentuk u, dan sebagainya)
- Masa acara (akaun untuk persediaan / meruntuhkan)
- Keperluan makanan dan minuman
- A / V keperluan (termasuk skrin, mics, dll.)
- Persediaan bilik
Petua: Sewa juruteknik A / V yang didedikasikan untuk acara anda dari hotel.
05 - Mengesahkan dan / atau Mengembangkan Agenda
Adalah penting bagi perancang acara untuk bekerja rapat dengan penganjur acara / tuan rumah kerana agenda acara sering akan berubah dari perbualan awal sehingga hari sebenar acara tersebut. Perancang acara mesti bersedia menyesuaikan pelan dan bekerjasama rapat dengan tempat untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar.
06 - Mengesahkan Perjanjian BEO
Apabila perancang mengetahui bilangan peserta yang disasarkan dan keperluan logistik untuk seminar tersebut, beliau harus memastikan ruang acara dan keperluan yang berkaitan. Kebanyakan perjanjian harus membolehkan perancang peluang untuk mengurangkan / meningkatkan keperluan makanan dan minuman hingga beberapa hari sebelum acara tersebut. Walau bagaimanapun, banyak perjanjian akan menampung seberapa banyak mereka akan membenarkan kumpulan mengurangkan kuantiti, jadi anggaran dengan baik.
07 - Buat Komunikasi dan Bahan Acara
Ini adalah perkara yang beberapa perancang mungkin terlibat, sementara yang lain mungkin tidak. Pada dasarnya, beberapa perancang mesyuarat akan bertanggungjawab untuk setiap yang berikut:
- Membuat jemputan acara
- Agenda percetakan dan bahan lain
- Mendapatkan hadiah / raffle peserta
- Mempamerkan lencana nama
- Papan tanda acara penghantaran dan paparan
08 - Bekerja Sekali Dengan Host Acara untuk Memuktamadkan Logistik
Sebelum acara tersebut, terdapat beberapa langkah penting yang dilakukan oleh perancang mesyuarat sebelum acara berlangsung. Ini termasuk mengesahkan perkara berikut:
- Pembawa acara
- Keperluan A / V acara
- Kira peserta acara
- Peranan dan tanggungjawab tuan rumah
- Keperluan bahan acara (semak beberapa kali)
09 - Persediaan Acara
Pastikan untuk memberi masa dalam jadual BEO untuk persediaan acara , dan disyorkan untuk tiba kira-kira dua jam sebelum acara tersebut.
Petua: Sekiranya seminar itu dijadualkan pada waktu pagi, minta hubungi jualan tempat untuk membolehkan kumpulan anda menetapkan malam sebelum (tetapi jangan biarkan apa-apa yang bernilai di laman awam).
Semua bahan acara, butiran, papan tanda, paparan, hadiah, jadual pendaftaran , lencana nama dan banyak lagi mestilah bersedia untuk acara itu.
Amaran: Pembicara kadang-kadang menukar slaid malam sebelum dan memberikan persembahan baru yang perlu ditambah ke titik kuasa 10 minit sebelum acara tersebut.
10 - Pelaksanaan Peristiwa
Setelah selesai, sudah tiba masanya untuk seminar. Jangkakan perkara berikut:
- Sesetengah peserta akan sentiasa datang lebih awal.
- Sesetengah peserta akan sentiasa datang lewat.
- Terdapat kerapkali teknikal yang kerap berlaku.