Bagaimana Inisiatif APEX Menukar Perancangan Acara Korporat

Tolak Asal untuk Menyeragamkan Komunikasi dalam Industri Acara

Salah satu permintaan yang paling biasa di kalangan acara korporat dan perancang mesyuarat adalah untuk perisian perancangan acara piawai untuk membantu dalam komunikasi antara profesional industri dan kecekapan keseluruhan. Walaupun sistem atau perisian yang telah diseragamkan dan ditetapkan belum diterima pakai di seluruh industri, Majlis Industri Konvensyen (CIC) melancarkan satu inisiatif yang menyediakan beberapa arahan yang tidak pernah berlaku sebelum ini untuk perancang acara, profesional industri, dan akhirnya pemaju perisian perancangan acara di seluruh negara apa yang dikenali sebagai APEX.

Pertukaran Amalan yang Diterima oleh CIC

APEX bermaksud "Pertukaran Amalan yang Diterima," inisiatif Majlis Industri Konvensyen (CIC) yang dilancarkan untuk menyatukan keseluruhan mesyuarat, konvensyen, dan industri pameran untuk membangun dan melaksanakan piawaian sukarela untuk perisian perancangan acara dan peralatan lain. Walaupun sifatnya sukarela, ia adalah permainan changer dalam industri.

Lebih daripada 2,500 ahli industri di 60 bandaraya di seluruh Amerika Syarikat dan Kanada menyertai perbincangan secara langsung, dan lebih daripada 350 profesional industri terlibat sebagai sukarelawan sejak 2001. Melalui kerjasama, mereka yang terlibat dalam APEX berharap untuk menentukan industri yang diterima secara meluas amalan, yang akan menentukan piawaian untuk perisian perancangan acara dan alat lain. Inisiatif ini akhirnya berkembang menjadi penciptaan alat perancangan acara APEX, yang merangkumi beberapa sumber untuk perancang acara dan perkembangan perisian perancangan acara yang berterusan.

Alat dan Sumber APEX

Kembali pada tahun 2001, inisiatif APEX merupakan satu-satunya industri dan usaha bersepadu untuk membangunkan piawaian untuk alat perancangan acara. Akhirnya, ia membawa kepada pembangunan alat, templat, dan garis panduan amalan terbaik yang banyak perancang acara masih digunakan dalam beberapa bentuk hari ini. Semua sumber masih tersedia untuk kegunaan dalam talian atau tersedia untuk dimuat turun dalam format Microsoft Word of PDF.

Alat-alat semuanya boleh didapati secara percuma.

1. Glosari Industri APEX Dalam Talian
   Alat interaktif, dalam talian ini merupakan rujukan komprehensif untuk terminologi, jargon, dan akronim yang digunakan sepanjang pertemuan dan industri acara. Ia menjadikan sumber yang hebat untuk memastikan konsistensi istilah dan masih terbukti menjadi alat latihan yang berguna untuk pekerja baru.
2. Templat ESG (Panduan Spesifikasi Acara)
   Perancang acara digunakan untuk menggunakan istilah "resume" untuk spesifikasi mesyuarat rujukan. Akronim ESG (yang bermaksud panduan spesifikasi acara) menggantikan istilah ini selepas pelancaran APEX dengan alat yang standard untuk digunakan dalam menyediakan dan berkongsi arahan lengkap dan butiran untuk semua jenis peristiwa.
3. Perumahan & Pendaftaran APEX
   Amalan-amalan yang diterima telah dibangunkan untuk mengumpul, melapor, dan mengambil data perumahan dan pendaftaran lengkap untuk mesyuarat, konvensyen, dan acara-acara lain. Ia juga terbukti menjadi sumber untuk menangani masalah perumahan seperti penyedia perumahan, isu internet, perumahan antarabangsa, dan pendedahan.
4. Templat PER (Post-Event Report)
   Menggantikan laporan "sejarah" yang lama, Laporan Selepas Acara atau PER masih merupakan format acara dan format industri yang diterima untuk mengumpul, menyimpan dan berkongsi data laporan pasca peristiwa yang tepat dan menyeluruh mengenai peristiwa semua jenis (walaupun versi baru ada dalam pelbagai program).

1. Templat Permohonan Permintaan (RFP)
   Bersama dengan papan putih yang diterbitkan oleh CIC bersempena perwakilan APEX dan Persatuan Pelancongan Perniagaan Global (GBTA), CIC masih menyediakan format RFP standard yang menangani maklumat teras dan keperluan unik untuk pelbagai keperluan RFP yang berbeza termasuk: audiovisual, destinasi syarikat pengurusan, kontraktor perkhidmatan, kemudahan tunggal, pengangkutan, jadual fungsi, dan fungsi penubuhan. Template ini menjadikannya lebih mudah untuk mendapatkan maklumat yang tepat, membandingkan respons, dan membuat keputusan yang tepat.

Perancangan Acara Sumber dan Perisian

Matlamat inisiatif APEX Majlis Industri Konvensyen adalah untuk secara asasnya mengubah cara profesional berkomunikasi di seluruh mesyuarat dan acara industri dari perancang acara kepada vendor, pembekal, kontraktor, dan profesional perkhidmatan acara lain.

Sebelum APEX, garis panduan piawaiannya, amalan terbaik, dan akhirnya alat dan sumber dalam taliannya, komunikasi merupakan cabaran utama bagi profesional dalam industri.

Banyak telah berubah sejak awal 2000-an. Walaupun idea untuk APEX dan matlamat ini bermula seawal tahun 1997, dan CIC memberi tumpuan terutamanya pada peringkat konseptual dari tahun 2000-2004 yang menunggu untuk dilancarkan sehingga 2004 dan 2005. Sejak pelancaran standard dan alat APEX, banyak sumber dan acara lain perisian perancangan telah dibangunkan, tetapi tiada pihak berkuasa telah mengatasi CIC dalam menetapkan standard amalan industri.