Cara Menyediakan Penyata W-2 dan Penyata Cukai

Apakah Borang W-2?

Borang W-2 termasuk maklumat tentang upah pekerja yang dibayar pada tahun kalendar sebelumnya dan pemotongan dari upah tersebut, serta maklumat mengenai faedah, dan potongan lain dari upah.

Bilakah Borang W-2 Dikira?

W-2 adalah disebabkan oleh pekerja menjelang akhir bulan Januari, untuk tahun kalendar sebelumnya. Jika 31 Januari adalah hujung minggu atau bercuti, laporan itu adalah disebabkan hari kerja berikutnya. Berikut adalah tarikh akhir pembayaran cukai tarikh akhir gaji utama tahun f atau tahun semasa.

Borang W-2 adalah disebabkan oleh Pentadbiran Keselamatan Sosial pada 31 Januari. Setelah anda memberikan borang W-2 kepada pekerja, anda juga harus menyerahkan borang ini, bersama borang transmisi W-3, kepada Pentadbiran Keselamatan Sosial (SSA).

Tenggat waktu Januari adalah percubaan untuk mengekang penipuan cukai, tetapi ini bermakna anda harus memberikan borang W-2 kepada pekerja sebelum Januari, sehingga mereka berpeluang melihatnya sebelum mereka diajukan. Pengedaran terdahulu kepada pekerja akan mengurangkan kesilapan dalam bentuk W-2 , jadi anda tidak perlu memfailkan W-2 yang diperbetulkan.

Mengumpul Maklumat untuk Menyediakan Borang W-2

Maklumat untuk borang ini datang dari daftar daftar gaji anda, yang menunjukkan jumlah terkini bagi setiap pekerja untuk upah dan penangguhan, bersama dengan potongan untuk pelan perubatan, akaun simpanan kesihatan, dan barang-barang lain.

Berikut adalah maklumat lanjut tentang maklumat yang anda perlukan untuk menyediakan borang W-2 ini.

Kesukaran: Purata

Masa yang Dikehendaki: Bergantung kepada bilangan pekerja dan bilangan potongan dan bayaran tambahan

Inilah Cara Menyediakan Borang W-2

Maklumat Majikan
Untuk setiap W-2 yang anda sediakan, anda perlu memasukkan maklumat mengenai perniagaan anda: Nombor ID Majikan (EIN) dan nama dan alamat majikan.

Nombor kawalan
Anda mungkin ingin menambahkan nombor kawalan dalaman pada setiap W-2, jika anda membayar banyak pekerja. Anda boleh menjana nombor itu sendiri, atau perisian penyediaan gaji anda boleh menjana nombor ini.

Pendapatan Pekerja Anda juga perlu

• Jumlah upah, tip dan pampasan lain (Kotak 1). Ini adalah bayaran kasar untuk semua pekerja setiap jam dan bergaji.
• Jumlah pemotongan (Kotak 2)
• Jumlah upah Jaminan Sosial (sehingga maksimum Jaminan Sosial ) (Kotak 3). Sesetengah bayaran tidak termasuk dalam upah Jaminan Sosial , jadi anda perlu mengurangkan kemasukan oleh jumlah ini.
• Jumlah Jaminan Keselamatan Sosial Dipegang (Peti 4)
• Jumlah gaji dan tips Medicare (sama seperti jumlah upah) (Kotak 5)
• Cukai Medicare ditahan (Kotak 6). Jumlah ini termasuk jumlah tambahan cukai Medicare untuk pekerja bergaji tinggi.
• Petua Keselamatan Sosial (Kotak 7) dan petua yang diperuntukkan (Kotak 8)

1. Seterusnya, anda akan memerlukan maklumat mengenai pekerja dan jumlah gaji dan penangguhan bagi setiap pekerja untuk tahun lepas:

2. Pembayaran lain. Anda mungkin telah membayar bayaran pendahuluan EIC (kredit pendapatan yang diperoleh) (Kotak 9) dan faedah penjagaan terikat (Kotak 10) yang dibayar kepada pekerja.

3. Maklumat mengenai Penyertaan Pelan Persaraan, Pekerja Berkanun
   Pada setiap W-2, anda perlu menyemak kotak yang bersesuaian jika pekerja mengambil bahagian dalam pelan persaraan (Kotak 13) atau pelan tidak berkelayakan (Peti 11), jika pekerja ini adalah pekerja statutori (Kotak 13), atau jika pekerja menerima bayaran sakit pihak ketiga (Kotak 13.

1. Kotak 12
   Kotak 12 adalah untuk jumlah pampasan atau pelaporan lain, untuk memasuki 1-4 kotak. Antara maklumat yang paling biasa untuk Kotak 12:

   • Keselamatan Sosial yang tidak terkumpul, RRTA (persaraan kereta api), atau cukai Medicare, atas tip atau insurans hayat kumpulan
   • Penolakan elektif kepada 401 (k), 403 (b), dan pelan persaraan yang lain
   • Bayar sakit tanpa cukai
   • Bayaran payung terjun emas
   • Perbelanjaan bergerak balik yang boleh dikembalikan
   • Sumbangan ke akaun simpanan perubatan atau akaun simpanan kesihatan
   • Opsyen saham pekerja bukan berkanun
   • Sumbangan Roth yang ditetapkan di bawah rancangan 401 (k) atau 403 (b)
   • Kos perlindungan kesihatan yang ditaja oleh majikan, menggunakan Kod DD, mengikut keperluan pelaporan Akta Penjagaan Mampu

2. Kotak 14
   Penyertaan dalam Peti 14 adalah untuk potongan atau pampasan lain yang mesti didedahkan kepada pekerja untuk pulangan cukai mereka. Sebagai contoh

   • Pencen selepas cukai
   • Penggantian automatik
   • Cukai istimewa untuk California, New York, New Jersey, dan Washington
   • Sumbangan amal dipotong daripada gaji pekerja
   • Insurans kesihatan dan potongan manfaat sampingan
   • Potongan seragam ( untuk kos seragam )
   • Potongan yuran kesatuan
   • Pendapatan tidak boleh dicas
   • Perbelanjaan kenderaan termasuk dalam upah (100% daripada nilai pajakan kenderaan yang diberikan kepada pekerja dan termasuk dalam upah Box 1)
   • Terdapat juga kotak bagi item "Tidak termasuk dalam senarai" yang telah anda dedahkan daripada pekerja

1. Maklumat Negeri dan Setempat
   Dalam bahagian ini, anda akan memasukkan maklumat mengenai upah negeri dan tempatan serta penahanan. Masukkan:

   Perhatikan bahawa terdapat ruang untuk dua negeri dan dua kawasan dalam bentuk. Jika seseorang telah bekerja di lebih daripada dua negeri atau kawasan semasa tahun ini, gunakan W-2 kedua untuk memasukkan maklumat tambahan.

   • Kod negeri dua huruf dan nombor ID cukai perniagaan anda (semak dengan jabatan pendapatan negeri anda ) (Kotak 15)
   • Upah negeri (Kotak 16)
   • Cukai pendapatan negara ditahan (Kotak 17)
   • Upah tempatan, jika ada (Kotak 18)
   • Cukai pendapatan tempatan ditahan (Kotak 19)
   • Nama tempat tinggal (Kotak 20)

2. Semak Untuk Ketepatan
   Luangkan masa memastikan bahawa maklumat yang anda berikan kepada pekerja (dan akhirnya kepada Pentadbiran Keselamatan Sosial dan IRS) adalah tepat. Semak jumlah pendaftaran gaji anda untuk tahun ini dan jalankan W-3 untuk memastikan ketepatan semua maklumat yang anda hantar.

3. Borang Pra-dicetak
   Jika anda mencetak borang W-2 anda sendiri, anda boleh mendapatkannya dari beberapa sumber:

   W-2 adalah bentuk pelbagai bahagian. Berikut adalah halaman-halaman borang ini:

   • Laman web Pesanan Borang IRS (mengambil masa 7-15 hari)
   • Pembekal borang dalam talian atau kedai bekalan pejabat.
   • Salinan A pergi ke Pentadbiran Keselamatan Sosial. Salinan A biasanya dicetak pada bentuk merah.
   • Salinan 1 adalah untuk bandar, negeri atau tempat
   • Salinan B adalah untuk memfailkan dengan pulangan cukai persekutuan pekerja
   • Salinan C adalah untuk rekod pekerja
   • Salinan 2 adalah salinan lain untuk kota, negeri, atau tempat lain
   • Salinan D adalah untuk rekod majikan.

4. Cetak W-2s
   Cetak borang, periksa untuk melihat bahawa mereka selaras dengan format pra-cetakan jika anda mempunyai satu.

5. Mengedarkan W-2s

   • Kepada Pekerja: Salinan B, C, 1, dan 2
   • Kepada Pentadbiran Keselamatan Sosial - Salinan A. SSA mengharuskan anda menghantar Salinan A dari setiap W-2 pekerja, bersama dengan Form W-3, pada akhir Februari.
   • Simpan Copy D untuk rekod anda.

6. Masih keliru tentang Borang W-2? Jawapan kepada Soalan Anda Mengenai Borang W-2 2011

Tips Mempersiapkan Borang W-2

1. Nombor ID cukai perniagaan anda BUKAN nombor ID cukai jualan negara anda. Banyak negeri menggunakan nombor ID cukai persekutuan (EIN) dan menambah digit ke hujungnya. Semak dengan jabatan pendapatan negeri anda untuk maklumat.
2. Pendapatan tip. Pendapatan hujung pekerja saya tertakluk kepada cukai Jaminan Sosial dan cukai Medicare, termasuk cukai Medicare tambahan.
3. Kotak 12 - Lebih daripada 4 Item
   Sekiranya anda mempunyai lebih daripada 4 item untuk Box 12, anda perlu memasukkan item tambahan pada W-2 yang kedua. Tetapi tidak termasuk upah pekerja dan penahanan pada tambahan ini W-2.
4. Borang W-3 , bersama Salinan A dari semua bentuk W-2 pekerja, adalah disebabkan oleh Pentadbiran Keselamatan Sosial pada 31 Januari. Apabila anda telah menyelesaikan W-3 dan anda mempunyai semua bentuk W-2, hantarkan kepada pekerja secepat mungkin, supaya mereka mempunyai peluang untuk mengkaji borang tersebut. Jika mereka mendapati ralat, anda boleh membetulkannya sebelum anda menghantar laporan disatukan kepada SSA menjelang 31 Januari.
5. Penafian
   Maklumat yang disediakan dalam "Bagaimana Untuk" ini adalah untuk tujuan umum, untuk membantu anda mengumpul maklumat yang anda perlukan untuk menyediakan dan mencetak borang W-2. Ia tidak bertujuan untuk menjadi nasihat cukai dan tidak semestinya maklumat ini cuba untuk komprehensif atau memberitahu anda semua maklumat yang harus dimasukkan dalam bentuk W-2 anda . Bercakap dengan penasihat cukai anda untuk mendapatkan maklumat mengenai keadaan khusus anda.

6. Kembali ke Filing Year End Gaji dan Laporan Cukai