Pada dasarnya persidangan itu sebelum persidangan.
Bagi mereka yang mungkin tidak merancang mesyuarat yang kerap, pertemuan pra-persidangan mungkin kelihatan tidak selesa atau canggung pada mulanya kerana ia mungkin termasuk istilah baru atau bahasa, seperti "resume acara" atau "pesanan acara perjamuan."
Apa yang Haruskah Perancang Acara Menjangkakan Dari Pra-Kon?
Pre-con adalah mesyuarat yang diadakan dengan vendor acara dan pembekal di mana acara atau program tersebut dijadualkan berlangsung. Ia diadakan biasanya satu atau dua hari sebelum acara sebenar dan berbeza dari perjalanan melalui yang berlaku pada hari kejadian.
Sesetengah orang mungkin mengaitkan pertemuan pra-con dengan merancang lebih banyak persidangan, konvensyen, kongres dan program insentif. Walau bagaimanapun, adalah perkara biasa untuk mengadakan mesyuarat pra-persidangan untuk seminar dan acara khas lain.
Apa yang Diharapkan Semasa Mesyuarat Pra
Mesyuarat pra-persidangan membolehkan perancang acara peluang untuk mengkaji semua logistik akhir untuk program tertentu dengan pasukan pengurusan pembekal yang terlibat dalam program tersebut.
Biasanya, mesyuarat pra-persidangan diselaraskan dan dijadualkan oleh pengurus perkhidmatan persidangan tempat. Dia akan menjemput pengurus dari pelbagai bidang yang terlibat dalam acara itu untuk mengkaji semula logistik peranan mereka untuk sesuatu acara.
Ini adalah masa yang sangat baik untuk perancang atau perancang acara untuk mewujudkan hubungan dengan semua orang yang terlibat.
Semasa pra-pertandingan, adalah sesuai untuk perancang acara untuk menyerlahkan beberapa objektif utama acara, termasuk maklumat penting mengenai organisasi yang menganjurkan acara itu, mesej utama yang disampaikan pada acara itu, dan VIP penting.
Pra-Con adalah masa yang sesuai untuk mengkaji semula Resume Acara
Resume acara juga dikenali sebagai spesifikasi acara. Ia merangkumi semua maklumat berkaitan tentang program atau peristiwa, termasuk butiran mengenai program itu sendiri. Item ini mungkin termasuk beberapa atau semua perkara berikut: tarikh, masa, kenalan, profil penyerta, kenalan kecemasan, makanan dan minuman, pengangkutan, maklumat penghantaran, bil, audio / visual, dan keperluan istimewa lain.
Setiap pengurus jabatan akan mengkaji semula pemahamannya tentang kejadian itu , termasuk butiran yang relevan dan prosedur operasi biasa mereka. Mereka juga akan mengkaji pemahaman mereka tentang kontrak acara dan maklumat yang telah dikongsi sebelumnya pada pesanan acara jamuan.
Perancang dan perancang acara perlu ingat untuk bertanya soalan terperinci berkaitan dengan spesifikasi acara pada masa ini, seperti tahap kakitangan dan nama-nama kenalan utama semasa acara sebenar dari semua kawasan yang diwakili. Unsur-unsur utama perbincangan pra-con mungkin termasuk kajian semula:
- Keperluan makanan dan minuman
- Keperluan senarai ruang tamu (jika sesuai)
- Persidangan dan keperluan pameran pameran perdagangan
- Bilik mesyuarat dan keperluan ruang pameran perdagangan (pelan lantai)
- Keperluan teknikal, seperti elektrik dan telekomunikasi
- Butiran mengenai penempatan papan tanda
Ini adalah masa yang ideal untuk membuat perubahan minit terakhir. Walaupun mereka tidak selalu menyukainya, kebanyakan vendor dan pembekal mengharapkan perubahan yang munasabah (dan tidak munasabah). Sudah tentu, jika pre-con dijadwalkan semasa proses penyusunan sedang dijalankan, pertimbangkan untuk menjalankan pemeriksaan awal untuk memastikan semuanya berjalan lancar.