Kesalahan perakaunan berlaku dari semasa ke semasa, tetapi banyak kesilapan perakaunan umum boleh dielakkan dengan perancangan dan penyediaan yang betul. Kita semua tahu bahawa ia biasanya mengambil lebih banyak masa untuk membetulkan kesilapan daripada mendapatkannya dengan betul pada kali pertama. Menariknya, ia juga lebih murah untuk mengenal pasti dan membetulkan kesilapan awal dalam sesuatu projek daripada menunggu untuk membetulkan masalah kemudian.
Jika anda memperlakukan perniagaan anda seperti projek jangka panjang, maka anda akan ingin proaktif dengan menyadari kesilapan yang sering dilakukan oleh orang lain dan memperbaikinya pada awalnya, yang tidak hanya akan menyelamatkan waktu, uang, dan sakit kepala perusahaan anda, tetapi juga memberi anda kelebihan daya saing di pasaran dengan operasi lebih efisien dan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Berikut adalah kesilapan perakaunan biasa setiap CPA telah melihat pemilik perniagaan kecil membuat.
01 - Gagal Mengikuti Prosedur Perakaunan
Langkah yang berguna adalah untuk membangunkan borang dan senarai semak standard yang lengkap untuk memastikan ketekalan dan ketepatannya. Contohnya, anda ingin mendokumenkan proses untuk menyediakan vendor baru.
Anda akan memerlukan nama vendor, alamat, nombor telefon dan Nombor Pengenalan Majikan (EIN), antara dokumen lain seperti sijil insurans , surat cadangan, atau kontrak yang ditandatangani. Kemudian anda perlu memasukkan maklumat ini ke dalam perisian perakaunan anda supaya anda dapat memproses pembayaran.
Anda akan mahu mengambil masa yang diperlukan untuk mempertimbangkan maklumat yang anda perlukan untuk mengumpulkan dari vendor anda, membangunkan borang atau senarai semak yang standard untuk memastikan anda mendapat maklumat itu, dan kemudian mempunyai dasar tertulis yang dapat diikuti oleh pekerja anda.
02 - Bekerja Tanpa Anggaran
Buat belanjawan supaya anda mempunyai garis dasar untuk menilai hasil operasi perniagaan anda. Belanjawan tidak hanya berguna dalam membendung kelebihan belanja tetapi boleh digunakan untuk menubuhkan objektif kewangan yang realistik dan tertulis. Belanjawan harus selalu didasarkan pada realiti, tetapi anda pasti boleh menggunakan belanjawan anda untuk menetapkan matlamat kewangan yang munasabah, sama ada meningkatkan pendapatan atau mengurangkan perbelanjaan operasi.
03 - Membuat Kesalahan Kemasukan Data
Kesalahan masuk data berlaku dari semasa ke semasa. Walaupun anda tidak dapat menghalang semua kesilapan kemasukan data, anda boleh mempunyai dasar untuk melakukan pelbagai penyesuaian tepat pada masanya untuk memastikan penyertaan data dikesan dengan cepat dan boleh diperbetulkan.
Sebagai contoh, anda akan mahu melakukan penyesuaian bank bulanan, serta akaun yang belum terima dan penyesuaian yang perlu dibayar. Anda juga boleh menjalankan varians belanjawan untuk mengenal pasti kemungkinan kesalahan dalam mengklasifikasikan pendapatan atau perbelanjaan atau menjalankan resit pelanggan atau laporan pembayaran penjual secara berkala untuk memastikan semua penerimaan dan pengeluaran kelihatan wajar.
Urus niaga luar biasa perlu dikaji semula untuk memastikan tiada kesilapan kemasukan data dibuat dan urus niaga adalah tepat.
04 - Gagal Mencadangkan Perisian Perakaunan
Anda perlu menyokong perisian perakaunan perniagaan anda dan data lain secara teratur. Banyak program perisian perakaunan perniagaan kecil mempunyai ciri yang membolehkan anda menyediakan sandaran automatik program perakaunan anda.
Gunakannya. Anda juga perlu meluangkan masa untuk menyemak semula fail sandaran anda, walaupun akan menggunakan fail sandaran untuk melihat sama ada anda boleh menjalankan perniagaan anda seperti biasa dengannya.
Kadang-kadang fail merosakkan; kadang-kadang anda tidak menyokong semua data yang anda perlukan. Cek cepat boleh mengenal pasti masalah dengan proses sandaran anda supaya anda dapat memastikan anda mempunyai semua yang anda perlukan untuk meneruskan operasi perniagaan anda jika keperluannya timbul.
05 - Melakukan Terlalu Banyak Diri
Tugas pentadbiran outsourcing yang tidak menambah nilai kepada syarikat anda boleh menjadi kelebihan.
Sebagai contoh, akauntan cukai mungkin lebih berpengalaman dalam undang-undang cukai daripada anda, jadi perancangan cukai penyumberan luar dan penyediaan kepada akauntan anda akan membiarkan anda mengurangkan liabiliti cukai anda, meningkatkan pematuhan cukai, dan meninggalkan anda lebih banyak masa untuk menumpukan kepada menghasilkan pendapatan aktiviti.
Banyak pemilik perniagaan kecil tidak mahu mewakilkan tanggungjawab kepada profesional lain yang berkebolehan, tetapi perakaunan penyumberan luar, undang-undang, IT, dan fungsi pentadbiran lain dapat mengurangkan kesilapan dan meningkatkan keuntungan jika anda menggunakan waktu yang baru dengan bijak.
06 - Gagal Mengategorikan Pendapatan dan Perbelanjaan dengan betul
Kaedah perakaunan shoebox mungkin bukan pilihan yang baik untuk perniagaan kecil dengan lebih daripada sekadar beberapa transaksi setahun. Semua wang yang masuk dan keluar dari perniagaan anda mesti ditugaskan ke kategori yang sesuai.
Pemilik perniagaan yang tinggal di atas rekod perakaunan mereka tidak mengalami kesilapan. Mereka akan tahu siapa yang dibilkan, berapa banyak, dan sama ada atau tidak pelanggan telah membayar.
Anda juga akan mendapati anda penyediaan cukai akhir tahun akan menjadi lebih lancar daripada cuba untuk menyusun semula rekod yang anda perlukan untuk mempersiapkan pulangan cukai perniagaan anda sebelum pulangannya jatuh tempo.