Cara Memelihara Rekod Kewangan Pejabat Terbaik

Jika anda bercita-cita untuk menjadi peguam yang mengamalkan dengan pejabat undang-undang anda sendiri, anda perlu memahami apa yang anda perlukan untuk menyimpan rekod. Anda mungkin pakar dalam amalan undang-undang, tetapi anda mungkin tidak merasa yakin dengan pengetahuan perakaunan anda. Memahami asas dan menggunakan perisian perakaunan khusus boleh memastikan amalan anda selamat.

Sistem Perakaunan untuk Pejabat Undang-Undang

Sistem perakaunan yang baik untuk mana-mana perniagaan kecil akan termasuk kawalan dalaman yang kuat untuk memantau kedua-dua hasil dan perbelanjaan.

Sebagai seorang peguam, anda perlu memastikan bahawa sistem perakaunan anda mempunyai kawalan dalaman yang kuat, kedua-dua yuran dibil dan kos dan perbelanjaan yang lebih tinggi, untuk pelanggan.

Tidak kira sama ada bil berdasarkan penahan khusus, penahan tahunan, yuran kontigensi atau yuran rujukan, yuran anda adalah berdasarkan masa yang digunakan untuk projek pelanggan anda. Itulah sebab mengapa peguam biasanya mengekalkan rekod terperinci untuk mengesan masa yang dibelanjakan untuk kes-kes.

Anda boleh menggunakan sistem manual atau elektronik untuk mengesan masa dan perbelanjaan yang dikenakan. Kad lejar klien digunakan untuk merekodkan maklumat tersebut sebelum kedatangan perisian masa dan perundangan . Terlepas dari kaedah penyimpanan rekod yang anda suka, anda biasanya ingin merakam ini menjejaki masa anda dibelanjakan untuk urusan klien, bersama-sama dengan apa-apa perbelanjaan yang boleh dikenakan biaya, oleh pelanggan.

Dari semasa ke semasa, anda boleh membayar perbelanjaan bagi pihak pelanggan anda untuk yuran pengajuan atau caj lain.

Kebanyakan mengamalkan rekod peguam ini kos maju dicatatkan ke dalam sistem dengan cara yang sama dengan penghutang akaun lain.

Perisian perakaunan akan mempunyai jurnal khas untuk merakam satu jenis transaksi yang sering berlaku. Bagi peguam, jurnal resit tunai akan menunjukkan pecahan (1) yuran yang diterima dan (2) perbelanjaan pembayaran, termasuk peruntukan antara perbelanjaan overhed biasa dibayar dan kos pelanggan yang dibayar.

Kerumitan jurnal resit tunai berbeza-beza bergantung pada saiz firma undang-undang, yang paling asasnya adalah penyata bank dan salinan semakan.

Rekod Penting Lain

Di samping rekod yang dibincangkan di atas, peguam biasanya mengekalkan sekurang-kurangnya perkara berikut:

1. Buku pelantikan: Buku pelantikan mengandungi rekod pelantikan, biasanya dalam format kalendar.
2. Jurnal boleh terima akaun: Jurnal belum terima akaun menunjukkan penghutang yang ditaksir tetapi tidak dipungut.
3. Pengetua pelanggan individu: Akaun penduaan ini termasuk perihalan perkhidmatan yang diberikan, caj dan kredit, ringkasan caj yang tidak dapat dibilkan dan invois akhir.
4. Rekod masa kes: Rekod masa direkodkan untuk setiap pelanggan.
5. Daftar dalam kes-progres: Daftar ini meringkaskan sebarang kerja undang-undang dalam proses dan biasanya dianjurkan oleh nama pelanggan.
6. Laporan ringkasan masa: Laporan masa biasanya boleh diisih oleh peguam atau oleh pelanggan dan mengandungi maklumat seperti masa, tarikh kerja, bil dan perbelanjaan lain yang boleh dikenakan bayaran.

Ini adalah buku asas dan rekod yang kebanyakan pengacara, tanpa mengira kekhususan akan diberikan kepada firma mereka. Ramai peguam menggunakan perisian perakaunan dan perisian pengurusan amalan undang-undang untuk mengekalkan buku dan rekod mereka dalam format elektronik.

Walaupun beberapa pejabat undang-undang menggunakan QuickBooks, banyak firma lain menggunakan program perisian khusus industri undang-undang, seperti Abacus Next, Clio atau ProLaw untuk menguruskan amalan mereka.

NOTA : Artikel ini bertujuan untuk tujuan pendidikan sahaja; anda harus berunding dengan profesional cukai untuk membincangkan sebarang pertanyaan atau isu yang anda miliki dengan perakaunan, penyimpanan rekod atau pendapatan anda.