Jimat Masa, Wang dan Sakit Kepala dengan Mengelakkan Kesilapan Biasa ini
Walaupun boleh membantu memproses transaksi dengan cepat dengan program perisian perakaunan berkuasa tinggi, membayar untuk membetulkan kesilapan adalah sesuatu yang anda ingin elakkan. Selalunya bahawa mengetahui apa kesilapan yang dicari untuk itu membuat perbezaan antara membayar untuk membetulkan kesilapan dan mendapatkannya tepat pada kali pertama. Anda juga boleh menjimatkan masa dan wang untuk perniagaan kecil anda dengan mengelakkan kesilapan biasa pemilik perniagaan kecil membuat ketika menyimpan rekod perakaunan mereka. Berikut adalah lima kesilapan perakaunan umum yang dibuat oleh pemilik perniagaan dan beberapa cadangan tentang cara membetulkannya:
01 - Urus Niaga Rakaman Secara Tidak Sengaja dalam Tempoh Sebelum
Semak Semula Lembaran Imbangan Tempoh Sebelum Perubahan
Jika anda telah mencatatkan urus niaga dalam tempoh sebelumnya, Lembaran Imbangan akan berubah. Oleh itu, anda boleh menyemak tempoh Imbangan anda sebelum ini untuk memastikan ia tidak berubah sejak terakhir anda menutup buku anda. Sekiranya ia berubah, anda perlu menyiasat.
02 - Baki yang tidak betul dalam Baki Aset atau Liabiliti
Akaun aset harus mempunyai baki debit, sementara akaun liabiliti harus mempunyai baki kredit. Penyebab yang paling biasa mempunyai keseimbangan yang tidak betul dalam akaun Balance Sheet ini adalah penyertaan entri ke akaun yang tidak betul, misclassifying accounts, dan duplicating entries penyesuaian.
Semak Lembaran Imbangan anda untuk Kesilapan
Anda menyemak Kunci Kira-kira untuk memastikan aset dan liabiliti mempunyai baki yang betul. Jika ada akaun dengan baki yang salah, anda boleh menarik detail akaun tersebut untuk mencari penyertaan yang menyebabkan ralat. Pemeriksaan ini perlu dilakukan sekurang-kurangnya setiap bulan.
03 - Baki yang Tidak Benar dalam Baki Pendapatan atau Perbelanjaan
Akaun hasil sepatutnya mempunyai baki kredit, manakala akaun perbelanjaan harus mempunyai baki debit. Sesetengah penyebab kesilapan ini adalah penyertaan penyertaan ke akaun yang tidak betul, misclassifying accounts, dan duplicating entries penyesuaian, yang merupakan alasan yang sama untuk mempunyai saldo yang tidak betul dalam akaun Balance Sheet.
Semak Kenyataan Pendapatan Anda untuk Kesilapan
Anda periksa Penyata Pendapatan anda untuk memastikan pendapatan dan perbelanjaan mempunyai baki yang betul. Jika ada akaun dengan baki yang salah, anda boleh menarik detail akaun tersebut untuk mencari penyertaan yang menyebabkan ralat. Pemeriksaan ini perlu dilakukan sekurang-kurangnya setiap bulan.
04 - Perbelanjaan Misclassifying
Sistem perakaunan perniagaan kecil menjimatkan masa kerana penyertaan boleh disiarkan dengan cepat dan mudah. Apabila maklumat sedang dimasukkan, ia juga mudah untuk memilih akaun perbelanjaan yang salah atau keterangan perbelanjaan. Perbelanjaan lain-lain tidak hanya bermakna bahawa sistem perakaunan mungkin tidak mencerminkan dengan betul apa yang berlaku dalam perniagaan anda tetapi boleh menyebabkan sakit kepala sebenar jika pelaporan kewangan dan cukai tidak tepat.
Lihat Penyata Perbelanjaan Anda Secara Berkala
Berikan seseorang untuk mengimbas perbelanjaan anda secara berkala untuk memastikan data kelihatan munasabah. Sebagai contoh, jika perbelanjaan makan ditempah dalam akaun perbelanjaan pajakan , ia biasanya akan menonjol kerana penerangan entri. Satu lagi petunjuk bahawa perbelanjaan mungkin salah dikelaskan adalah perbezaan bajet ke sebenar yang tidak dapat dijelaskan.
05 - Tidak Mencari Bantuan Apabila Diperlukan
Anda telah mendengar ungkapan "penny bijak dan dolar miskin" merujuk kepada orang yang akan menghabiskan beberapa jam masa mereka untuk menyelamatkan beberapa dolar. Anda perlu sedar bahawa tugas anda adalah untuk menjalankan perniagaan anda - pembangun kontraktor, cat pelukis dan broker barang yang dijual. Kadang-kadang ia tidak bernilai masa anda untuk menghabiskan berjam-jam pada waktu pergi ke butiran rekod perakaunan anda atau menyelidik bagaimana untuk membetulkan kesilapan yang telah anda buat.
Lean pada Profesional Perakaunan Profesional
Sekiranya anda boleh membuat lebih banyak daripada yang anda akan belanjakan dengan cenderung kepada isu-isu lain daripada isu-isu perakaunan anda, maka anda harus mempertimbangkan penyumberan luar masalah ini kepada akauntan profesional atau penjaga buku.
06 - Tidak Menyimpan Resit
Anda dengan tekun mencatatkan semua perbelanjaan anda dalam rekod perakaunan anda. Kenyataan perbelanjaan anda adalah karya seni, tanpa sebarang kesilapan atau ketinggalan. Kemudian, anda ditanya oleh IRS; tanpa resit, pernyataan perbelanjaan anda tidak berguna.
Simpan Resit Anda
Simpan resit anda atau buat salinan diimbas semua.
07 - Gagal Membuat Jadual Cadangan
Banyak perniagaan kecil bergantung kepada perisian untuk melakukan kerja perakaunan untuk mereka tetapi tidak mengambil kira kemalangan atau kesalahan sistem. Satu masalah tunggal boleh menghapuskan fail anda.
Jadual Cadangan Rutin
Jadual backup automatik mingguan menggunakan storan awan atau pelayan tertentu yang diketepikan untuk tugas ini.
08 - Bukan kakitangan latihan
Tidak kira betapa berkuasa perisian anda, kakitangan anda memerlukan latihan untuk menjadi berkesan. Seorang ahli kakitangan yang tidak terlatih dapat merosakkan rekod anda secara tidak sengaja, membuang semua perbelanjaan dan lembaran keuntungan anda.
Lakukan Latihan Biasa
Semasa proses onboarding, mengadakan sesi latihan yang komprehensif dan semak penyegar suku tahunan untuk memastikan semua kakitangan boleh masuk dan menjalankan maklumat dengan tepat.