Tips untuk Memilih Perisian Perakaunan Perniagaan Kecil

by Shelley Elmblad

Menggunakan perisian perakaunan menjimatkan jam masa berbanding pengendalian buku secara manual dan biasanya lebih cekap daripada menggunakan spreadsheet. Ia adalah kerana perisian perakaunan mengurangkan atau menghapuskan kemasukan data yang berlebihan, seperti memasukkan alamat pelanggan pada petikan, kemudian perintah kerja, dan kemudian invois.

Jika anda seorang pemilik tunggal tanpa pekerja, inventori yang rendah atau tidak ada dan segelintir pelanggan, anda mungkin tidak memerlukan perisian perakaunan, atau terdapat pilihan perisian perakaunan berharga percuma atau rendah. Pemilik perniagaan kecil yang membawa inventori, mempunyai lebih ramai pelanggan atau pekerja akan menjimatkan masa dan mempunyai rekod yang lebih tepat jika perisian perakaunan digunakan.

Kebanyakan perisian perakaunan lebih mudah digunakan berbanding dahulu, dan sesetengah perisian perakaunan perniagaan kecil direka untuk memudahkan penggunaan oleh seseorang tanpa latar belakang perakaunan sama sekali.

01 - Ciri Perisian Perakaunan Yang Anda Perlukan?

Kurangkan pilihan perisian perakaunan dengan membuat senarai ciri perakaunan perniagaan kecil yang anda perlukan untuk menjalankan perniagaan anda. Kebanyakan ciri perakaunan perniagaan kecil termasuk:

Pengurusan inventori
Penjejakan jualan
Urus hubungan pelanggan atau bekerjasama dengan perisian pengurusan kenalan semasa anda
Sokongan akaun pedagang untuk menerima pembayaran kad kredit
Belanjawan
Anggaran
Penggajian
Pelaporan cukai perniagaan

Perisian Perakaunan Khusus Industri

Sesetengah perisian perakaunan direka khusus untuk industri seperti pembinaan, pembuatan, dan pengedar borong. Sekiranya perniagaan kecil anda berada dalam industri dengan keperluan perakaunan tertentu, mungkin ada perisian perakaunan dengan ciri-ciri untuk memenuhi keperluan tersebut.

Bercakap dengan Orang Lain Mengenai Perisian Perakaunan

Sebelum membeli perisian perakaunan, berbincang dengan sekurang-kurangnya tiga orang yang menggunakan perisian perakaunan dalam perniagaan yang serupa dengan anda. Bincangkan apa yang mereka suka mengenai perisian perakaunan mereka dan apa yang perlu diperbaiki. Anda mungkin mendapati bahawa tiada perisian perakaunan yang sempurna di luar sana, tetapi tidak digalakkan. Matlamatnya ialah untuk mencari perisian perakaunan yang paling sesuai dengan keperluan perniagaan kecil anda.

02 - Pertimbangan Perakaunan Lebih Banyak

Sekarang anda telah mengecilkan pilihan perisian perakaunan anda membawa senarai soalan ini kepada anda semasa anda berbelanja untuk perisian perakaunan perniagaan kecil.

Adakah Perisian Perakaunan Berkembang Dengan Perniagaan Anda?

Ketahui jika perisian mempunyai modul yang anda boleh tambah kemudian jika diperlukan. Modul yang biasanya ditambah selepas perniagaan berkembang adalah untuk perakaunan gaji.

Jika modul tidak boleh ditambah, adakah perisian menaik taraf dengan mudah kepada versi perisian perakaunan yang lebih mampu? Atau, adakah perisian mengeksport ke format data seperti CSV supaya dapat dibaca oleh sekiranya anda beralih ke tajuk perisian perakaunan yang lain kemudian?

Perisian Perakaunan Apakah Sokongan Bank Anda?

Mampu memuat turun urus niaga dari bank anda menjimatkan banyak masa, jadi ketahui apa perisian perakaunan yang berfungsi dengan bank anda.

Perisian Perakaunan Dalam Talian atau Desktop?

Perisian perakaunan dalam talian adalah perisian berasaskan web yang berjalan dengan selamat melalui penyemak imbas Internet. Perisian perakaunan dalam talian adalah sangat mudah untuk mengakses data perakaunan dan rekod dari pelbagai komputer.

Bolehkah Akses Terbatas untuk Beberapa Pengguna?

Jika lebih daripada satu orang menggunakan perisian perakaunan, seorang individu mungkin memerlukan akses penuh ke semua fungsi, tetapi yang lain hanya memerlukan akses ke kawasan kemasukan data dan bukan laporan.

Adakah Perisian Perakaunan Datang Dengan Percubaan Percuma?

Selalunya terbaik jika anda boleh mencuba perisian sebelum anda membelinya. Untuk melihat betapa bergunanya dokumentasi perisian, klik Bantuan dalam percubaan percuma, kemudian cari panduan pengguna atau tutorial.

03 - Pilihan Sokongan Perisian Perakaunan

Ingatlah untuk menilai kos sokongan ke dalam anggaran perisian perakaunan anda. Sesetengah perisian perakaunan menyediakan sokongan berasaskan bayaran melalui e-mel atau telefon dari saat anda mula menggunakan perisian. Walau bagaimanapun, adalah perkara biasa untuk kos perisian perakaunan perniagaan kecil untuk memberikan sokongan tanpa sebarang kos untuk tempoh masa yang ditetapkan supaya anda boleh mengajukan pertanyaan apabila anda mula menggunakan perisian tanpa menanggung perbelanjaan tambahan. Selepas tempoh waktu itu, anda membayar untuk setiap tahun, setiap suku tahun atau pada setiap penggunaan.

Perisian perakaunan mungkin mempunyai forum pengguna dalam talian percuma di mana anda boleh bertanya soalan juga. Ia sering merupakan pilihan yang baik untuk sokongan berasaskan fi apabila soalan anda adalah mengenai cara menggunakan ciri.

04 - Jangan Bayar untuk Ciri Anda Tidak Akan Digunakan

Perniagaan kecil yang kurang kompleks memerlukan lebih sedikit ciri daripada perniagaan yang lebih besar. Ingat soalan di Langkah 3 mengenai menaik taraf atau menambah modul ke perisian perakaunan nanti? Tidak kira betapa hebatnya "peluit dan loceng" yang tidak dapat dielakkan, nampaklah godaan untuk membeli lebih banyak perisian perakaunan daripada yang anda perlukan.

Secara amnya, anda membayar lebih banyak untuk lebih banyak ciri dalam perisian perakaunan dan jika jika perniagaan anda berkembang cukup untuk memerlukan lebih banyak ciri-ciri kewangan yang teguh, kos itu dibenarkan. Untuk perniagaan yang lebih kecil, kini terdapat pilihan perisian perakaunan yang cukup tersedia yang terlalu banyak belian tidak diperlukan.

05 - Gunakan Perakaunan atau Perisian Perakaunan?

Perisian perakaunan tidak menggantikan akauntan untuk memastikan perniagaan anda mematuhi amalan perakaunan dan cukai yang sah dan diterima. Tetapi, apabila anda menggunakan perisian perakaunan, anda mengambil tugas perakaunan setiap hari dari tangan seorang akauntan, yang menjimatkan wang untuk perniagaan kecil.

Baik perisian perakaunan akan mempunyai laporan yang perlu anda berikan kepada akauntan anda setiap bulan, suku tahunan dan tahunan. Sama ada laporan boleh dicetak atau mereka boleh dihantar dengan selamat kepada akauntan secara elektronik.

Tanya akauntan anda mengenai laporan apa yang diperlukan dan pastikan anda boleh menjana mereka dengan perisian perakaunan yang anda sedang mempertimbangkan.