Pemilik perniagaan sering mengendalikan belanjawan mereka sendiri untuk banyak sebab yang termasuk ketakutan untuk mewakilkan maklumat kewangan yang sensitif, menginginkan kawalan lengkap dan menjaga kos pekerja bersandar. Sebab itu, walaupun sudah tentu sah untuk startup dan operasi yang lebih kecil, berkembang semakin tidak praktikal apabila perniagaan anda berkembang. Sesetengah pemilik mewakilkan tugas perakaunan kepada ahli keluarga atau kakitangan yang dipercayai, tetapi para usahawan yang paling berjaya dan bijak belajar dengan cepat bahawa perakaunan dan kewangan adalah usaha perniagaan dan mendapat pengurusan profesional daripada pakar kewangan yang mahir.
Tiga kedudukan pengurus kewangan utama dalam kebanyakan perniagaan adalah pembukuan atau akauntan, pengawal dan Ketua Pegawai Kewangan atau CFO.
Sebagai pemilik perniagaan, anda mungkin mengendalikan kewajipan kedudukan ini sendiri atau mewakilinya kepada ahli kakitangan atau rakan sekutu yang dipercayai, tetapi apabila perniagaan itu matang, kebanyakan pemilik mendapati bahawa pengambilan profesional menghasilkan faedah nilai padat pepejal ketika membebaskan pemilik untuk menumpukan perhatian pada inti isu perniagaan. Hasil pengambilan profesional perakaunan termasuk - tetapi tidak terhad kepada - kelebihan perniagaan berikut:
- Mencari penjimatan kos dalam proses pembuatan, hubungan vendor, operasi pejabat dan pengurusan pekerja
- Menyimpan wang ke atas cukai
- Menguruskan jumlah kertas kerja dalaman dan laporan luaran yang semakin berkembang
- Merancang rangkaian keselamatan kewangan dengan mengurangkan risiko dengan perlindungan insurans, pengurusan inventori, kepelbagaian dan penilaian ancaman fiskal
- Pengembangan perancangan
- Mengendalikan senarai gaji
- Meluruskan operasi dan memaksimumkan keuntungan
- Mengelakkan denda, penalti, penarafan kredit yang lebih rendah dan caj faedah yang terhasil daripada tarikh akhir yang hilang, mengira gaji tidak tepat, lupa membayar bil dan kehilangan peluang perniagaan yang sensitif terhadap masa
Malah, kebanyakan perniagaan menjimatkan wang dengan mengambil kakitangan kewangan profesional untuk mengurus operasi perniagaan harian mereka.
Walau bagaimanapun, bergantung kepada saiz perniagaan anda, industri anda dan faktor-faktor lain, anda mungkin memerlukan seorang pembantu separa sepenuh masa atau memerlukan kakitangan kewangan penuh yang termasuk pengawal dan CFO. Memutuskan apa yang diperlukan oleh kakitangan kewangan perniagaan anda adalah keputusan yang kompleks yang bergantung kepada banyak faktor. Keperluan anda hampir pasti akan berubah dari masa ke masa, dan jika perniagaan anda berkembang dengan jayanya, anda mungkin akan mengikuti semua jawatan ini. Bahagian berikut terperinci apa yang dilakukan oleh setiap profesional dan menjelaskan apabila perniagaan anda memerlukan satu atau lebih pakar kewangan ini:
Fungsi Pemegang Akaun Penting
Kebanyakan pembekal buku berfungsi dengan pantas merekodkan apa yang telah dilakukan secara kewangan di syarikat dengan sedikit atau tiada pengaruh terhadap strategi perniagaan. Pemegang buku bekerja secara transaksional dan jarang membuat keputusan mengenai transaksi perniagaan masa depan. Seorang penjaga buku berbakat mungkin menjelaskan pilihan anda, menyimpan rekod dan laporan semasa, mengenal pasti percanggahan dalam buku dan mengesyorkan idea penjimatan kos, tetapi pekerjaan utama mereka adalah untuk menguraikan perniagaan dan transaksi kewangannya dan menyusun laporan daripada maklumat ini. Beberapa tugas harian tipikal dari pembekal buku termasuk:
- Rakaman jualan, perbelanjaan, akaun hutang dan akaun belum terima
- Memantau kos bekalan, perbelanjaan pejabat, sewa, utiliti dan lain-lain kos tetap dan berubah-ubah
- Menguruskan gaji , pegangan cukai, akaun cukai jualan, garansi upah dan potongan insurans
- Memastikan borang dan kertas kerja penting selesai dan disimpan dengan selamat
- Menyediakan laporan harian, mingguan, bulanan, suku tahunan dan tahunan untuk pengurusan, agensi kerajaan, pemegang saham, pekerja dan pemegang kepentingan
- Membayar bil pada masa
- Menyelidik pembekal alternatif dan membuat perbandingan kos
- Mengenal pasti bidang masalah seperti sisa, salah urus, penipuan dan kecurian
- Bahan-bahan pelacakan, bekalan, inventori dan sumber manusia
- Menyediakan cukai dan deposit cukai harian, bulanan atau suku tahunan untuk bandar, negeri, IRS, agensi pengangguran dan syarikat insurans
- Menguruskan rancangan perniagaan dan pekerja dan pelan kesihatan
- Melindungi rekod syarikat
- Mendapatkan anggaran dan mencari dan membayar perkhidmatan dan pembaikan orang
- Memeriksa isu pematuhan
- Mengendalikan isu kredit pelanggan secara dalaman dan kredit perniagaan dengan vendor luar dan pemberi pinjaman secara luaran
Mengetahui Apabila Menjual Penjaga Simpanan
Kebanyakan pemilik perniagaan - terutama mereka yang mempunyai semangat keusahawanan - berkembang maju dalam menjalankan setiap aspek perniagaan mereka, dan perakaunan menjadi lebih mudah dengan semua perisian intuitif yang tersedia. Ada kemungkinan untuk pemilik perniagaan menyimpan buku, tetapi itu tidak semestinya idea yang baik apabila perniagaan berkembang. Apabila kerja kertas mula berkompromi dengan pengurusan masa anda, kepuasan kerja atau kecekapan, sudah tiba masanya untuk mempertimbangkan menyewa seorang pemegang buku. Anda mungkin tidak perlu mengupah seorang pekerja sepenuh masa dan bahkan boleh menyumber luar semua atau sebahagian daripada kerja perakaunan seperti gaji. Menyewa seorang pemegang akaun masuk akal jika mana-mana yang berikut dikenakan kepada anda dan perniagaan anda:
- Anda tidak benar-benar memahami perakaunan tetapi percaya kepada perisian untuk memberitahu anda semua yang anda perlu ketahui.
- Anda tidak biasa dengan kod cukai dan strategi mengelakkan cukai.
- Perniagaan anda mengalami pertumbuhan pesat dalam masa yang singkat.
- Pelabur, peminjam atau pemegang saham mahu laporan yang disediakan secara profesional.
- Anda menghabiskan lebih banyak masa melakukan buku daripada menjana jualan atau perniagaan baru.
- Anda bercadang untuk berkembang ke rantau, industri atau barisan produk yang berlainan.
- Anda mahu membeli, menjual atau menjual aset.
- Anda telah dimaklumkan bahawa buku anda akan diaudit.
Menyewa seorang pemegang buku tidak perlu menjadi proses yang menyakitkan kerana anda boleh memulakan penyumberan luar kerja ke firma perakaunan profesional. Itulah strategi yang sangat berkesan jika anda tidak biasa dengan perakaunan, menyewa seorang akauntan buku atau akauntan pelaporan atau pemohon untuk pekerjaan kewangan.
Bila Pertimbangkan Mengupah Pengawal
Pengawal, yang kadang-kadang dipanggil pengendali, mengawasi pembukuan, pengurus cukai, pengurus kredit dan kakitangan perakaunan lain ketika melaporkan kepada CFO, CEO atau pemilik perniagaan secara langsung. Dalam syarikat yang lebih kecil, pengawal mungkin satu-satunya Akauntan Awam Bertauliah di syarikat atau mengawasi satu pasukan akauntan. Kebanyakan profesional ini menguruskan tugas mereka dengan bantuan dari kerani, pembantu simpan atau pembantu pentadbiran.
Pengawal adalah ketua pegawai perakaunan syarikat dan bertanggungjawab menyediakan penyata kewangan, pelan perniagaan, belanjawan, cukai, pensijilan pematuhan dan projek khas seperti merancang strategi perniagaan jangka panjang dan jangka panjang, pengambilalihan perniagaan, jualan aset, penggabungan syarikat dan mendapatkan pembiayaan atau pelabur. Dianggap sebagai pengurus kewangan peringkat pertengahan, pengendali biasanya melakukan tugas-tugas berikut:
- Menguruskan kakitangan kewangan.
- Tandatangani cek dan tanggungjawab fidusiari untuk operasi syarikat.
- Meluluskan laporan dan dokumen berkaitan kewangan.
- Menubuhkan polisi dan prosedur kewangan syarikat.
- Buat laporan untuk semakan dalaman.
- Mengendalikan polisi insurans dan risiko pengurusan.
- Melindungi aset syarikat.
- Menyediakan, memantau dan mengemas kini belanjawan.
- Persiapan persediaan untuk persembahan awam.
- Nasihatkan pemilik dan eksekutif mengenai pasaran kewangan, trend dan amalan terbaik.
- Membangunkan strategi cukai proaktif.
- Pilih dan uruskan perisian perakaunan.
- Mengejar koleksi.
- Berurusan dengan isu sumber manusia seperti mengekalkan rekod pekerja.
- Mendidik kakitangan tentang manfaat pekerja dan tanggungjawab perniagaan.
Tanda-tanda yang Menunjukkan Keperluan Perniagaan Anda Pengawal
Semakin besar perniagaan anda bertumbuh, semakin besar kemungkinan anda memerlukan lebih daripada sekadar pemegang buku. Jika anda mempunyai pemegang saham, atau lembaga pengarah yang terdiri daripada orang yang bukan kawan, rakan rapat dan keluarga yang dilantik, menyewa pengawal adalah amalan perniagaan yang baik yang melindungi syarikat dan aset anda. Pada umumnya pengawal menumpukan kepada perakaunan sementara CFO memberi tumpuan kepada kewangan strategik.
Oleh kerana pihak berkepentingan syarikat berkembang, pengawal menyediakan pelaporan pengurusan taktikal dan penyeliaan kakitangan mengenai isu-isu perakaunan sementara CFO menangani perancangan kewangan dan menanggung tanggungjawab untuk pengawal dan pasukan perakaunan. Kebanyakan syarikat kecil tidak mampu pengawal sepenuh masa, tetapi apabila perniagaan berkembang, anda tidak mampu untuk beroperasi tanpa pengawal bahkan jika ia berfungsi pada waktu sambilan atau perundingan.
Bila Menjual Ketua Pegawai Kewangan
CFO bekerja di luar batas ketat dengan mengambil bahagian dalam semua keputusan perniagaan dan menganjurkan untuk kepentingan kewangan terbaik organisasi. Seperti mana-mana usahawan yang berpengalaman atau pemilik perniagaan tahu, penilaian kewangan yang ketat hanyalah satu daripada matlamat perniagaan syarikat yang berjaya. Inisiatif yang menghasilkan keuntungan yang kukuh dapat dengan mudah melemahkan syarikat dengan pelanggan yang tidak suka membayar harga yang tinggi untuk produk rendah atau pelanggan setia yang memberikan nilai lebih besar pada matlamat, prinsip, komitmen lingkungan atau teknik operasi syarikat.
CFO terbaik menilai bukan sahaja kos menjalankan perniagaan tetapi juga risiko dan ancaman yang dihasilkan oleh mana-mana perusahaan. Sebagai pegawai korporat berpangkat tinggi, CFO bekerja dengan pemilik, lembaga pengarah, pengurusan kanan dan pemegang kepentingan utama yang lain dan memainkan peranan kritikal dalam penyelidikan dan pembangunan, pengawasan syarikat, pematuhan peraturan dan operasi sehari-hari. Kewajipan CFO lain termasuk:
- Menjalankan syarikat melalui penggabungan, pengambilalihan, penawaran awam dan perubahan dalam struktur perniagaan dan operasi
- Menguruskan pengembangan perniagaan utama ke pasaran baru
- Menggalakkan amalan kewangan yang mantap dalam membuat keputusan yang rumit
- Menguruskan aset dan hubungan kewangan dengan pelbagai pemegang kepentingan
- Meluruskan operasi
- Menilai dan menguruskan risiko kewangan
- Merancang matlamat kewangan jangka pendek dan jangka panjang
- Mengaitkan data pasaran dari beberapa petunjuk kewangan dan trend perniagaan
- Memahami sebab-sebab mengapa pasaran perniagaan melakukan cara yang mereka lakukan
- Menentukan bagaimana untuk melabur aset korporat
- Peramalan trend pasaran dan bagaimana syarikat dapat memanfaatkannya
Setiap bahagian syarikat sangat bergantung pada tugas gabungan CFOnya: pengawasan pengawasan, pengurusan perbendaharaan dan perencanaan dan peramalan tentang masalah keuangan kritis.
Lebih Lanjut Menuntut Keperluan Pengurusan Kewangan
Perniagaan bersaiz kecil hingga sederhana mempunyai keperluan untuk pembukuan dan perakaunan yang semakin berkembang apabila operasi mereka berkembang. Pemilik atau ahli pasukan yang ditugaskan sering mengendalikan perakaunan untuk perniagaan kecil dan permulaan dengan bantuan perisian perakaunan. Walau bagaimanapun, pada akhirnya, kebanyakan perniagaan menentukan bahawa mengambil pekerja buku profesional - sama ada kakitangan penuh atau separuh masa dan dalam atau luar - membebaskan kakitangan untuk tugas utama perniagaan dan memupuk ketepatan yang lebih baik, pematuhan yang lebih baik dan pengawasan yang lebih baik. Penjaga buku yang betul memastikan laporan yang difailkan tepat pada masanya dan membantu syarikat mengenal pasti strategi penjimatan kos, penipuan, kecurian dan pembaziran.
Apabila perniagaan anda berkembang dan tuntutan pada masa anda berkembang, anda mungkin mendapati bahawa anda memerlukan kakitangan kewangan yang diawasi oleh pengawal atau CFO untuk menguruskan kewangan syarikat yang semakin canggih. Pilihan anda termasuk menyewa kerja sepenuh masa, kakitangan dalaman atau penyumberan luar dan tugas kewangan kepada perkhidmatan perakaunan profesional berpengalaman. Kedua-dua pilihan adalah cara yang sama untuk memperkuat kekuatan kewangan perniagaan anda, tetapi banyak perniagaan bersaiz sederhana hingga sederhana menikmati faedah daripada penasihat pengambilan yang diperlukan untuk mengelakkan kos yang tinggi menggunakan profesional sepenuh masa.