Bagi kebanyakan perniagaan, jabatan hutang yang dibayar tidak banyak mendapat perhatian melainkan ada masalah. Walau bagaimanapun, banyak yang boleh diperolehi dari jabatan-jabatan yang perlu dibayar akaun yang berjalan lancar. Sebaliknya, terdapat banyak masalah yang boleh datang dari satu yang hanya limping bersama. Jabatan ini sering mempunyai kesan besar ke atas aliran tunai perniagaan, dan terdapat peluang yang dapat diperoleh atau hilang dari mengambil kesempatan dari perjanjian pembayaran dengan pembekal.
Jabatan akaun yang boleh dibayar dengan baik sepatutnya dapat memanfaatkan diskaun jumlah dan diskaun awal serta menentukan cara terbaik untuk menyimpan paling banyak wang untuk perniagaan untuk perbelanjaan dan pelaburan lain. Jabatan ini juga harus memastikan bahawa pembekal memenuhi kewajiban mereka berdasarkan perjanjian dan kontrak, jadi jika jumlah atau mutu standard tidak dipenuhi, masalah diselesaikan dan tindakan pembetulan yang sesuai diambil.
Masalah Biasa Boleh Dibayar Masalah
Walaupun terdapat banyak peluang untuk mengurangkan kos dan membebaskan wang tunai, terdapat juga beberapa halangan yang dihadapi oleh perniagaan ketika cuba mencapai matlamat ini. Kajian Canon 2014 Kajian Pengoptimaan Bayar mendapati bahawa pemprosesan kertas adalah salah satu sumber terbesar masalah bagi banyak organisasi, dengan masa yang diperlukan untuk menangani kertas invois menjadi isu terbesar.
Sumber utama lain yang menjadi perhatian ialah:
- Memastikan pembayaran dibuat tepat pada masanya
- Meluruskan proses kelulusan invois
- Mendapatkan terma pembayaran yang terbaik dengan pembekal dan memastikan kewajipan dipenuhi di kedua-dua pihak
- Berurusan dengan pelbagai sistem perakaunan dan penciptaan pembekal
- Merakam dan mengesahkan keselamatan data dan transaksi
Banyak isu yang disenaraikan menjadi lebih buruk atau dicipta oleh kebergantungan pada kertas invois. Kertas kerja yang hilang adalah masalah yang kerap berlaku di banyak organisasi, yang menyebabkan pembayaran lewat atau tidak terjawab. Di samping itu, sementara beberapa perniagaan berminat untuk mendigitalkan dokumen mereka, majoriti pembekal masih membuat invois kertas surat atau menghantarnya melalui faks.
Kebanyakan perniagaan kecil mengendalikan dokumen mereka sendiri yang perlu dibayar, dan kebanyakannya dilakukan secara manual. Oleh kerana beberapa pembekal telah bertukar kepada pengebilan elektronik, kebanyakan organisasi menghabiskan sejumlah besar tenaga kerja secara manual memasuki data dan membuat salinan digital dokumentasi.
Penggunaan dokumentasi kertas sering melambatkan proses kelulusan invois sejak salinan dibuat dan dihantar kepada ahli pengurusan yang sesuai untuk semakan. Apabila kertas kerja tidak mudah diakses atau tersedia dalam format digital, adalah satu cabaran untuk menganalisis data dan memastikan bahawa perjanjian pembayaran terbaik diperoleh dan kewajiban tersebut dipenuhi. Pada masa dan perjanjian awal pembayaran diskaun boleh dengan mudah hilang jika perniagaan tidak dapat membuat pembayaran apabila diperlukan, jadi isu-isu yang berkaitan dengan kerja kertas dapat mahal.
Penambahbaikan dan Pengoptimuman
Disebabkan fakta bahawa beberapa isu yang berkaitan dengan menjalankan akaun jabatan yang sepatutnya berpunca daripada punca utama yang sama, ada juga beberapa penyesuaian yang boleh dibuat oleh organisasi yang akan menjaga banyak kebimbangan pada masa yang sama. Tiga daripada cara yang paling berkesan yang perniagaan dapat menyelaraskan proses jabatan hutangnya ialah:
- Gunakan pengenalan watak objek untuk mendigitalkan kerja kertas
- Manfaatkan portal dalam talian yang boleh diakses oleh pembekal
- Buat aliran kerja pengurusan
OCR
Walaupun banyak syarikat secara rutin mengambil kesempatan daripada pengimbas untuk membuat salinan digital kertas kerja, ini biasanya hanya melibatkan membuat imej dokumen yang disimpan pada komputer. Ini bermakna maklumat itu masih perlu dimasukkan secara manual ke dalam pangkalan data, jadi walaupun kehilangan rekod adalah kurang daripada masalah, ia masih memakan masa.
Pengenalan watak objek, atau OCR, melibatkan pengimbasan dokumen dan mendapatkan semula data daripadanya. Data ini boleh ditambah secara automatik ke pangkalan data atau spreadsheet. Proses OCR membantu mengurangkan masalah kemasukan data manual dan membolehkan maklumat dimasukkan sebaik sahaja kertas kerja diterima. OCR mengambil masa yang sama untuk pekerja sebagai mengimbas dokumen untuk membuat fail imej, dan secara amnya tidak memerlukan sebarang langkah tambahan. Per Gartner, terdapat organisasi yang boleh menyiarkan 80 peratus atau lebih invois mereka tanpa pekerja yang perlu terlibat secara langsung.
Portal Pembekal
Meluruskan proses untuk memasukkan invois dan data ke dalam sistem berpusat boleh membolehkan perniagaan membuat atau memanfaatkan portal dalam talian yang membolehkan perniagaan dan pembekalnya menjejaki pesanan, melihat invois dan melihat apabila pembayaran dibuat. Membuat data ini tersedia untuk beberapa individu dalam organisasi boleh membantu memastikan bahawa jabatan yang dibayar akaun mempunyai pengawasan yang tepat, dan ia dapat membantu mempercepat masa yang diperlukan untuk meluluskan invois. Membiarkan pembekal mengakses portal membolehkan perniagaan ini menghantar invois dan pembayaran trek serta diberitahu tentang masalah apa pun dengan persediaan yang diterima atau isu-isu pencairan faktur.
Menubuhkan Aliran Kerja dan Proses
Walau bagaimanapun organisasi memutuskan untuk mengendalikan usaha pengurusan data mereka, adalah penting bahawa ada proses yang ditetapkan untuk mengurus akaun dan pembayaran. Ini membolehkan perniagaan untuk memastikan bahawa operasi berfungsi dan mencari alternatif jika mereka terlalu rumit atau menyebabkan kesilapan atau penangguhan. Menurut Deloitte, proses ini perlu terperinci apa jabatan yang dibayar oleh akaun apabila ia menerima invois, bagaimana data adalah input dan dikongsi dan apa prosesnya untuk mendapatkan invois yang diluluskan. Terdapat juga garis panduan untuk menentukan cara terbaik untuk menangani dengan membayar pembekal jenis yang berbeza.
Walaupun banyak pembekal menawarkan diskaun untuk pembayaran dalam tempoh 30 atau 90 hari, ia mungkin tidak bernilai diskaun jika berbuat demikian menghalang aliran tunai organisasi. Ia juga penting bahawa ada cara untuk mengesahkan bahawa kedua-dua syarikat dan pembekal memenuhi preskripsi kontrak atau perjanjian. Mewujudkan aliran kerja untuk menangani isu-isu ini dapat membantu organisasi membuat pilihan yang tepat.
Apabila pembekal tidak menyampaikan tepat pada waktunya, dalam jumlah yang mencukupi atau jumlah saham yang sesuai, syarikat mungkin tidak mahu membayar invois sehinggalah perkara-perkara ini telah diselesaikan. Aliran kerja boleh menjadi kritikal dalam menentukan apa yang perlu dilakukan apabila masalah ini timbul. Di samping itu, pembayaran kepada pembekal juga perlu dibuat tepat pada masanya untuk mengelakkan kehilangan diskaun atau menanggung penalti untuk pembayaran lewat. Setiap perjanjian pembekal perlu didokumentasikan dan dikemas kini apabila perkara berubah, dan proses harus memastikan bahawa setiap akaun dikendalikan dengan sewajarnya.
Mewujudkan aliran kerja juga boleh membantu syarikat:
Penyumberan Luar
Mengitar rekod, melaksanakan OCR dan menggunakan portal yang pembekal mempunyai akses kepada mungkin bukan sesuatu yang diperlukan untuk perniagaan yang lebih kecil, tetapi organisasi tidak boleh menganggap bahawa kos itu akan menghalangi suatu perniagaan daripada dapat memanfaatkannya. Walaupun kos penubuhan dan penyelenggaraan sistem elektronik mungkin terlalu tinggi untuk banyak pertubuhan kecil dan sederhana, yang dilakukan secara dalaman sering tidak diperlukan. Terdapat pelbagai penyedia pihak ketiga yang organisasi boleh mengeksekusi tugas-tugas ini. Organisasi boleh mendapatkan bantuan outsourcing untuk semuanya dari menubuhkan proses OCR untuk membantu syarikat membuat alur kerja untuk menganalisis kontrak pembekal.
Walaupun organisasi mungkin tidak dapat menanggung kos melaksanakan pelbagai sistem IT sendiri, mempunyai pihak ketiga yang mengendalikan mereka sering sangat berpatutan. Perniagaan perlu membandingkan kos menggunakan pihak luar untuk membangunkan sistem ini berbanding potensi simpanan dan nilai membebaskan wang tunai, tetapi penyumberan luar membolehkan organisasi memanfaatkan teknologi dan sistem yang biasanya terlalu mahal.
- Pastikan pesanan pembelian dibuat untuk setiap pesanan baru
- Sahkan bahawa invois sepadan dengan produk yang diterima dan memenuhi perjanjian kontrak
- Semak rekod untuk memastikan bayaran dibuat, bahawa ia dibuat mengikut masa dan bahawa ia tidak diduplikasi
- Tentukan kaedah terbaik untuk membayar invois, seperti melalui EFT atau kad kredit, untuk mengurangkan yuran