Ketahui Apa Sistem Maklumat Perakaunan Adakah
Sistem Pemprosesan Data Elektronik (EDP)
Kebanyakan perniagaan, kecuali yang terkecil, menggunakan sistem berkomputer, juga dikenali sebagai sistem pemprosesan data elektronik (EDP).
Sistem ini mengendalikan setiap langkah dalam proses perakaunan daripada merekodkan transaksi kewangan untuk menyediakan penyata kewangan. Perniagaan sentiasa meningkatkan teknologi sistem mereka agar kekal berdaya saing dan tetap mematuhi Akta Sarbanes-Oxley tahun 2002 . Malah perniagaan terkecil mungkin memilih untuk menggunakan sistem seperti Quickbooks .
Asas Transaksi Perniagaan dan Proses Perniagaan
Untuk memahami bagaimana sistem maklumat perakaunan ini berfungsi, anda perlu memahami istilah perakaunan asas "urus niaga perniagaan" dan "proses perniagaan." Paling penting, anda perlu memahami bagaimana urusniaga dan proses perniagaan bersatu untuk menghasilkan laporan kewangan. Berhubungan dengan sistem maklumat perakaunan, transaksi perniagaan boleh dibahagikan kepada beberapa jenis proses perniagaan:
1. Proses, sistem, dan kawalan hasil dan pulangan
Urus niaga perniagaan yang berada di bawah proses perniagaan ini adalah jumlah jualan harian, pulangan, dan aliran masuk tunai .
2. Proses, sistem, dan kawalan perbelanjaan dan pemulangan
Urus niaga perniagaan yang berada di bawah proses perniagaan ini adalah jumlah perbelanjaan besar, pulangan, dan aliran tunai. Urus niaga beli gaji dan tetap juga dalam kategori ini.
3. Proses penukaran, sistem, dan kawalan
Urus niaga perniagaan di bawah kategori ini adalah bahan mentah dan urus niaga yang sedang berjalan.
4. Proses pentadbiran, sistem, dan kawalan
Transaksi perniagaan yang pentadbiran adalah pelaburan, peminjaman, dan urus niaga modal.
Kesemua urusniaga perniagaan ini menghasilkan T-akaun yang ditubuhkan dalam proses, sistem, dan kawalan pengarah Am . Dari lejar am, penyata kewangan dalaman dan luaran dikembangkan. Laporan kewangan dalaman mungkin merupakan jadual penuaan untuk akaun belum terima atau laporan status inventori jualan. Laporan kewangan luar adalah penyata pendapatan , kunci kira-kira , dan penyata aliran tunai .
Jenis Sistem Maklumat Perakaunan
Terdapat pelbagai jenis atau kategori sistem maklumat perakaunan. Apa yang digunakan firma perniagaan bergantung kepada jenis perniagaan , saiz perniagaan, keperluan perniagaan, dan kecanggihan perniagaan:
Sistem manual
Sistem maklumat perakaunan manual digunakan kebanyakannya oleh perniagaan yang sangat kecil dan perniagaan berasaskan rumah. Sekiranya sistem sepenuhnya manual, ia memerlukan perkara berikut: dokumen sumber , buku besar umum, jurnal umum , dan jurnal khas atau jurnal subsidiari yang anda perlukan.
Sistem legasi
Sistem warisan sering dalam firma perniagaan yang sedia ada dan telah digunakan sebelum teknologi maklumat mendapat begitu canggih seperti sekarang. Walaupun sistem legasi mungkin kelihatan kuno, mereka mempunyai kelebihan pasti kepada firma tersebut. Mereka mengandungi data sejarah berharga mengenai firma itu. Personel firma cenderung untuk mengetahui cara menggunakan sistem dan memahaminya. Sistem warisan biasanya telah disesuaikan dengan keperluan khusus firma individu. Anda tidak akan menemui penyesuaian semacam ini dalam pakej perisian perakaunan generik.
Malangnya, sistem warisan juga mempunyai kelemahan yang ketara. Sering kali, mereka tidak mempunyai dokumentasi. Ia biasanya sukar untuk mencari bahagian pengganti kerana perkakasan dan perisian mungkin menjadi usang. Malah bahasa komputer yang menggunakan sistem warisan biasanya merupakan bahasa yang lebih tua.
Kebanyakan sistem warisan telah dibina dari awal.
Penggantian Sistem Warisan
Anda boleh menggantikan sistem warisan anda sepenuhnya dengan sistem baru yang terkini. Ini adalah penyelesaian yang mahal. Anda juga boleh mengemas kini sistem warisan anda. Anda boleh menggunakan prosedur yang disebut scraping skrin, yang merupakan teknik yang mengambil data yang dipaparkan pada skrin komputer dan menerjemahkannya supaya aplikasi yang lebih baru dapat membacanya. Anda juga boleh menubuhkan sistem integrasi aplikasi perusahaan. Sistem jenis ini menyambungkan aplikasi yang berbeza dalam sistem warisan anda, seperti inventori, daftar gaji, dan lain-lain.
Sekiranya anda seorang SMB, melainkan anda adalah pelbagai, berasaskan pelbagai, anda akan mahu sistem maklumat perakaunan anda menjadi terkini untuk memastikan anda berdaya saing dalam industri anda. Terdapat banyak pilihan untuk dipilih.