Ketahui Mengenai Maklumat Utama yang Ditemukan dalam Dokumen Sumber
Mengapa Dokumen Sumber Penting
Dokumen sumber adalah penting untuk proses simpan kira dan perakaunan kerana ia adalah bukti bahawa transaksi kewangan berlaku.
Sekiranya syarikat itu telah diaudit, dokumen-dokumen sumber menyokong cadangan jurnal perakaunan dan buku panduan umum sebagai jejak audit yang tidak dapat dipertikaikan.
Menyimpan dokumen sumber untuk perniagaan adalah seperti menyimpan resit untuk item yang boleh ditolak cukai untuk cukai peribadi anda. Jika cukai anda diaudit, mereka memberikan bukti bahawa anda telah membuat pembelian tersebut. Begitu juga dengan perniagaan anda, tetapi dalam perniagaan, anda tidak menyimpan resit hanya untuk perbelanjaan yang boleh dikurangkan cukai. Anda menyimpan dokumen asal untuk setiap transaksi kewangan.
Menyediakan Dokumen Sumber Apa
Dokumen sumber menerangkan semua fakta asas transaksi, seperti jumlah urus niaga, kepada siapa transaksi dibuat, tujuan urus niaga, dan tarikh transaksi.
Berikut adalah beberapa contoh dokumen sumber biasa:
- cek yang dibatalkan
- invois
- resit daftar tunai
- resit yang dijana oleh komputer
- memo kredit untuk pembayaran balik pelanggan
- kad masa pekerja
- slip deposit
- pesanan pembelian
Bagaimana Mengurus Dokumen Sumber
Dokumen sumber harus direkodkan dalam jurnal perakaunan yang sesuai secepat mungkin selepas transaksi. Selepas merakam, semua dokumen sumber harus difailkan dalam beberapa jenis sistem di mana mereka boleh diambil jika dan bila diperlukan.
Dalam keadaan tertentu, ia juga mungkin penting untuk menyediakan rantai jagaan untuk dapat menentukan bahawa dokumen sumber yang dipertikaikan tetap berada dalam kawalan anda.
Dokumen Sumber berbanding Fotokopi
Dalam kebanyakan keadaan, salinan dokumen sumber boleh diterima secara sah. Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri, sebagai contoh, telah menerima fotokopi resit sejak tahun 1997, selagi ia dapat dibaca, mengandungi semua maklumat yang ada di asal dan, dalam batasan proses pengimbasan, menyajikan maklumat tersebut dalam format yang sama dengan asal.
Resit bahan yang menentukan objek yang dibeli dan harga yang dibayar, tetapi yang diimbas tanpa nama pembekal tidak layak. Dokumen yang membentangkan semua maklumat dalam resit asal, tetapi yang diterjemahkan semula dalam format Word atau Excel juga tidak layak.
Standard IRS - lengkap, dibaca dan pembiakan tepat asal - adalah piawai yang sama digunakan dalam banyak perniagaan dan agensi kerajaan. Institusi lain, bagaimanapun, menambah keperluan umum ini.
Sebagai contoh, University of Washington hanya menerima sebagai pengganti salinan fotokopi asal yang diimbas pada kepadatan minimum 300 titik per inci (dpi), dan disajikan dalam format PDF atau TIFF; ia tidak menerima salinan JPEG.
Jika anda merancang untuk mengimbas dokumen perakaunan atau undang-undang untuk memudahkan penyimpanan, periksa dengan institusi yang berkaitan untuk memastikan mereka akan menerima dokumen dalam format yang anda sedang perancangan untuk digunakan.