Invois, kadang-kadang dipanggil invois jualan, adalah dokumen yang dihantar oleh pembekal produk atau perkhidmatan kepada pembeli. Invois menetapkan kewajipan di pihak pembeli untuk membayar, mewujudkan akaun belum terima . Dengan kata lain, invois itu adalah pengesahan bertulis perjanjian antara pembeli dan penjual barang atau perkhidmatan.
Invois adalah bahagian penting dalam sistem penyimpanan rekod simpan kira dan perakaunan perniagaan anda kerana merekodkan urus niaga jualan.
Apakah Invois Termasuk?
Seksi biasa dalam suatu invoice termasuk:
- Tarikh invois dibuat. Jangan lupa! Tarikh invois bermula jam berdetik pada pelanggan. Sekiranya anda mempunyai istilah (had masa untuk pembayaran), anda ingin menyertakan tarikh supaya semua orang tahu bila pembayaran itu perlu dibayar.
- Nama dan alamat pelanggan dan pembekal. Sekiranya anda membuat invois dalam perisian perakaunan, anda hanya perlu alamat e-mel pelanggan, tetapi ia masih merupakan idea yang baik untuk mengumpul dan menyertakan alamat fizikal, sekiranya anda perlu menghantar surat atau dokumen sebenar.
- Hubungi nama individu di kedua-dua perniagaan (atau perniagaan dan individu). Ia adalah peraturan perhubungan pelanggan yang baik untuk memastikan anda mengeja nama dengan betul.
- Penerangan barangan yang dibeli , sama ada produk atau perkhidmatan, termasuk harga dan kuantiti. Selalunya anda akan mempunyai penerangan perkara standard dan nombor inventori. Tetapi menjadi seperti yang spesifik dan terperinci, apabila anda membuat invois. Ini mengelakkan kekeliruan dan "Saya tidak tahu" isu.
- Syarat pembayaran. Sebagai contoh, pembekal mungkin menyatakan "bersih 30 hari," yang bermaksud bahawa jumlah keseluruhannya akan terhutang dalam tempoh 30 hari.
Cara Mengemudikan Pelanggan
Anda mungkin menggunakan perisian perakaunan perniagaan dalam talian , atau mungkin anda menggunakan invois pra-dicetak yang akan anda selesaikan. Proses ini berfungsi dengan cara yang sama untuk proses invois.
Anda akan menyediakan invois hanya selepas anda telah menghantar atau menghantar produk atau perkhidmatan kepada pelanggan.
- Mulakan dengan mengenal pasti pelanggan . Dalam sesetengah kes, anda juga mungkin mahu mengenal pasti sub-pelanggan atau pekerjaan dalam fail pelanggan tersebut.
- Sertakan nombor dokumen terdahulu yang berkaitan dengan jualan ini, termasuk apa-apa perjanjian pembelian atau perjanjian jualan atau anggaran.
- Kenal pasti perkara yang dijual dan dihantar . Biasanya, anda akan memasukkan nama produk atau perkhidmatan, kuantiti (atau masa, untuk perkhidmatan) dan kadar (setiap item atau sejam). Jika anda menggunakan perisian dalam talian, jumlah bagi setiap item dikira. Inilah tempat di mana anda perlu mengklasifikasikan item sebagai " disusun semula ."
- Setiap item mendapat barisnya sendiri, dan jumlah keseluruhan baris ditambah.
- Seterusnya, anda akan memasukkan maklumat apa-apa deposit yang telah dibuat oleh pelanggan atau apa-apa diskaun yang dikenakan ke invois ini.
- Anda mungkin mahu menawarkan pelanggan kaedah pembayaran yang berbeza, mungkin memberikan diskaun untuk membayar secara tunai.
- Termasuk terma penghantaran untuk penghantaran produk. Terdapat dua jenis: FOB shipping point atau FOB destination. (F OB bermaksud "percuma di atas kapal." ) Jika terma adalah titik penghantaran FOB, pengirim (yang penjual) membayar penghantaran. Sekiranya istilah FOB destinasi, pembeli membayar penghantaran. Ia juga merupakan idea yang baik untuk diperhatikan jika pelanggan memungut item atau item, sekiranya terdapat sebarang pertanyaan mengenai item yang diterima.
- Termasuk terma jualan. Maksudnya, bilakah anda mahu pembeli membayar dan adakah anda memberi sebarang diskaun untuk pembayaran awal? Istilah ini dinyatakan seperti Net 2/10 ini. Ini bermakna anda akan memberikan diskaun 2% jika pembayaran diterima dalam masa 10 hari, dan keseluruhan baki akan berlaku dalam masa 30 hari.
Invois boleh dihantar melalui e-mel atau diemail atau difakskan kepada pelanggan.
Apabila pelanggan membayar, nombor invois perlu diperhatikan pada resit jualan dan dipadankan dengan resit jualan dalam perisian perakaunan anda, jadi jelas bahawa invois telah dibayar. Bayaran ini mengambil jumlah tertunggak daripada akaun akaun boleh terima anda.
Invois vs. Pesanan Pembelian
Invois kadangkala keliru dengan pesanan pembelian . Pesanan pembelian (PO) sebelum transaksi, dan invois adalah selepas transaksi. Pesanan pembelian merekod pesanan oleh pelanggan kepada vendor atau pembekal.
Sebaliknya, invois merekodkan penerimaan produk atau perkhidmatan dan, seperti yang dinyatakan di atas, terma pembayaran. Pesanan pembelian digunakan oleh banyak syarikat sebagai sebahagian daripada proses kelulusan. Sesetengah syarikat memerlukan pesanan pembelian untuk produk atau perkhidmatan dengan jumlah tertentu.
Invois vs Bil
Perbezaan antara invois dan rang undang-undang adalah tumpuan dan sudut pandangan. Invois dibuat oleh pembekal, dan ia merupakan penyataan perkhidmatan atau produk yang dihasilkan dan dihantar kepada pelanggan, termasuk jumlah yang terhutang. Invois boleh dibuat sebelum atau selepas produk atau perkhidmatan diterima. Adalah perkara biasa untuk invois dimasukkan bersama produk yang dihantar, jadi penerima boleh menyemak item untuk memastikan semuanya ada.
Rang undang-undang adalah permintaan untuk pembayaran. Rang undang-undang biasanya dipertimbangkan dari sudut pandangan pelanggan. Adalah biasa untuk menerima bil tanpa invois, seperti di restoran atau kedai runcit. Rang undang-undang biasanya diberikan dengan harapan pembayaran segera.
Beberapa Contoh Invois
Invois sampel ini termasuk maklumat Kanada, tetapi ia akan memberi anda idea tentang apa yang termasuk invois .
Berikut adalah beberapa langkah demi langkah untuk membuat invois.