Sebelum, Semasa, dan Selepas Pemeriksaan atau Pemeriksaan
- Pihak berkuasa tempatan , untuk pemeriksaan kebakaran, kod bangunan, isu kesihatan dan keselamatan, dan kemungkinan pelanggaran Akta Pencabangan Amerika (ADA)
- Agensi negeri , untuk cukai jualan, pendaftaran perniagaan, dan isu pekerjaan
- Agensi Persekutuan, termasuk OSHA, ADA, jabatan upah dan jam, dan imigresen / kastam (ICE).
Berikut adalah senarai agensi negeri dan persekutuan yang boleh mengaudit atau memeriksa perniagaan anda.
Jenis audit dan pemeriksaan
- Sesetengah agensi perlu memeriksa perniagaan anda apabila ia dibuka. Ini biasanya perniagaan tempatan seperti jabatan kesihatan atau jabatan bangunan.
- Sesetengah agensi memeriksa secara teratur . Inspektor kebakaran dan kesihatan tempatan biasanya datang pada jadual berputar.
- Sesetengah agensi boleh datang ke perniagaan anda tanpa diminta tanpa alasan . OSHA adalah salah satu daripada agensi tersebut.
- Sesetengah agensi datang sebagai tindak balas kepada aduan daripada pekerja atau pelanggan atau orang lain. Pemeriksa imigresen, pemeriksa ADA, dan pemeriksa OSHA bertindak balas terhadap aduan dari pekerja atau pelanggan. Juruaudit cukai IRS atau juruaudit cukai gaji negeri boleh datang sebagai tindak balas kepada aduan daripada kontraktor bebas.
Disiapkan Sebelum Pemeriksaan atau Pemeriksaan
Luangkan masa untuk menyediakan audit atau pemeriksaan yang mungkin:
- Buat senarai agensi yang mungkin yang boleh memeriksa perniagaan khusus anda. Sertakan agensi yang mungkin muncul kerana sifat khusus perniagaan anda. Contohnya perniagaan berasaskan makanan mungkin mempunyai pemeriksa kesihatan.
- Ketahui hak anda untuk setiap jenis pemeriksaan. Bolehkah anda meminta inspektor untuk kembali kemudian, apabila ia lebih mudah untuk anda? Adakah anda mempunyai hak untuk mengiringi inspektor atau juruaudit?
- Duduk dengan peguam anda dan bincangkan hak dan tanggungjawab anda semasa audit dan pemeriksaan ini.
- Tetapkan prosedur untuk anda dan kakitangan anda untuk mengikuti apabila seorang inspektor atau juruaudit muncul, dan melatih kakitangan anda dalam apa yang perlu dilakukan. Mungkin idea yang baik untuk meletakkan proses ini dalam buku nota di suatu tempat.
- Tentukan siapa yang harus diberitahu apabila seorang inspektor tiba. Apa yang perlu dilakukan oleh kakitangan anda jika anda tidak ada? Siapa seterusnya yang bertanggungjawab? Sekiranya peguam anda diberitahu dan bila?
- Semak rekod perniagaan anda yang berkaitan dengan pemeriksaan ini untuk memastikan ia tepat, lengkap, dan mematuhi undang-undang. Sebagai contoh, pemeriksa gaji dan pemeriksaan jam persekutuan atau negeri akan mahu melihat helaian masa atau rekod penahan masa yang lain.
Perkara nombor satu untuk dilakukan semasa pemeriksaan atau audit:
Bersikap sopan dan membantu. Sikap anda sepatutnya, "Kami mahu patuh dan berbuat perkara yang betul Membantu kami tahu apa itu, jika ada masalah, kami ingin membetulkannya."
- Sahkan identiti inspektor dan pastikan pemeriksa mempunyai kertas kerja yang betul, termasuk waran, jika perlu. Pemeriksa palsu kadang-kadang muncul cuba untuk menakut-nakutkan majikan untuk mengemukakan pemeriksaan, kemudian membayar denda atau penalti atau membeli kit pematuhan.
- Kemudian, letakkan rancangan anda.
- Tangkap gambar, atau menyimpan log pemeriksaan atau audit. Ikut pemeriksa atau tanya jika anda boleh duduk di dalam audit.
- Jangan sukarela apa-apa . Jika anda ditanya soalan, jawabnya. Jangan tambahkan apa-apa jawapan anda.
- Pada akhir audit atau pemeriksaan, minta semakan. Kebanyakan pemeriksa atau juruaudit tidak akan melakukan apa-apa yang spesifik, tetapi mereka harus memberi anda gambaran umum sama ada terdapat pelanggaran, dan apa yang diharapkan seterusnya.
Selepas audit atau pemeriksaan
Jika pelanggaran telah dituduh oleh pemeriksa, anda mungkin berhak untuk membuat proses rayuan. Bagaimana langkah ini ditangani bergantung kepada agensi tertentu. Sebagai tindak lanjut, mana-mana agensi perlu memberi anda rekod pelanggaran tertulis, sama ada ini boleh dibetulkan dan bagaimana, dan apakah denda dan penalti yang dikenakan.
Pada ketika ini, anda mungkin mahu menghubungi peguam anda untuk membincangkan maklum balas.
Sekiranya tiada pelanggaran datang dari pemeriksaan, bincangkan dengan pekerja anda apa yang berlaku dengan baik, apa yang anda dengar atau lihat, dan apa yang anda boleh belajar untuk melakukan yang lebih baik pada masa akan datang.
Untuk hampir setiap perniagaan, akan ada masa depan.