Bagaimanakah modul Pembelian berfungsi dalam SAP?
Perniagaan dalam saiz apa pun menggunakan fungsi rantaian bekalan mereka untuk membeli barangan sama ada untuk menghasilkan barangan siap atau untuk menyediakan perkhidmatan. Sebelum jabatan pembelian boleh membeli bahan dalam SAP, infrastruktur unik jabatan mesti dikonfigurasi.
Untuk merangka struktur yang paling sesuai dengan keperluan perniagaan, anda perlu memahami struktur organisasi SAP dan keputusan yang diperlukan oleh jabatan pembelian.
Struktur Organisasi Pembelian SAP
Setiap jabatan pembelian adalah unik, tetapi struktur organisasi yang ditakrifkan dalam SAP akan membolehkan syarikat mengamalkan amalan terbaik untuk memaksimumkan faedah sistem.
- Pertubuhan Pembelian - Ini adalah tahap tertinggi dalam infrastruktur pembelian. Organisasi pembelian ditakrifkan sebagai sekumpulan aktiviti pembelian yang berkaitan dengan semua atau sebahagian tertentu perusahaan.
Sekiranya syarikat mempunyai sebilangan besar lokasi yang secara geografi bebas maka setiap kawasan mungkin mempunyai organisasi pembelian sendiri. Walau bagaimanapun, perniagaan kecil dengan satu atau dua lokasi hanya boleh menggunakan satu organisasi pembelian.
- Kumpulan Pembelian - Kumpulan pembelian boleh ditakrifkan sebagai orang atau sekumpulan orang yang berurusan dengan produk tertentu atau kumpulan produk yang dibeli melalui organisasi pembelian.
Dalam organisasi yang lebih besar, terdapat banyak golongan profesional membeli di jabatan pembelian yang bekerja dengan pembekal tertentu atau jenis pembekal.
Dokumen Pembelian
Terdapat beberapa dokumen pembelian yang digunakan oleh pembelian jabatan di SAP.
- Perolehan Pembelian - Sekiranya produk diperlukan melalui proses perancangan pengeluaran, permintaan pembelian boleh dihasilkan. Produk dan perkhidmatan bukan sebahagian daripada proses perancangan boleh diminta secara manual menggunakan permintaan pembelian.
Permintaan boleh dibuat oleh pengguna yang diberi kuasa dan mereka akan meminta item dari katalog berasaskan web atau dengan memasukkan permintaan langsung ke dalam sistem SAP . Sekiranya permintaan diminta untuk item yang tidak dibeli sebelum ini, permintaan sebut harga boleh dibuat dan dihantar kepada vendor sedia ada atau baru.
- Permintaan Untuk Sebut Harga - Jika produk tidak boleh dibeli daripada pembekal kontrak atau harga dan kualiti tidak boleh diterima, jabatan pembelian boleh menghantar pembekal baru atau sedia ada Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ).
Pembekal boleh menyemak RFQ dan menghantar semula harga dan syarat terbaik mereka untuk item tersebut.
- Sebut Harga - Apabila pembekal menghantar balik petikan mereka, mereka boleh dimasukkan ke dalam SAP dan kemudian jabatan pembelian boleh menyemak dan membandingkan.
Mungkin terdapat beberapa rundingan dengan pembekal untuk sebut harga terbaik, di mana jabatan pembelian akan cuba mendapatkan masa penghantaran yang lebih baik, diskaun atau biaya pengangkutan.
- Perintah Pembelian - Ini adalah dokumen komersil yang dikeluarkan oleh jabatan pembelian kepada vendor, yang mengenal pasti produk atau perkhidmatan yang diperlukan, kuantiti, dan harga yang dirundingkan yang dipersetujui oleh pembekal dan pembelian.
Adalah mungkin untuk menubuhkan sistem supaya vendor harus mengakui bahawa mereka telah menerima pesanan pembelian.
Selain itu, adalah mungkin untuk mewajibkan vendor menghantar notis penghantaran lanjutan, supaya ia mungkin diketahui apabila barang-barang tersebut dihantar .
- Kontrak - Daripada pesanan pembelian tunggal dengan vendor, adalah mungkin untuk membuat kenalan di mana penjual bersetuju untuk menghantar kuantiti item tertentu dalam jangka masa tertentu.
Juga, kontrak boleh menjadi kontrak nilai di mana bukannya kuantiti; kenalan itu adalah untuk jumlah barang yang dibeli dalam tempoh tertentu.
- Perjanjian Penjadualan - Perjanjian ini dengan penjual bermaksud bahawa akan ada kontrak untuk membekalkan barang-barang pada selang waktu berjadual sepanjang tempoh masa.
Fungsi Pembelian SAP direka supaya para penggunanya dapat membantu organisasi mereka memberikan pelanggan mereka pesanan yang mereka mahukan, apabila para pelanggan menginginkan pesanan itu - dan mencapai itu dengan membelanjakan sedikit sebanyak pada inventori yang mungkin.
Artikel Pembelian SAP ini telah dikemaskini oleh Pakar Rantaian Bekalan Gary Marion, Logistik dan Rantaian Bekalan.