Banyak hotel telah bergantung kepada laman web RFP (Permintaan Cadangan) hotel dalam talian, seperti Conventionplanit.com dan sabrehotelrfp.com untuk mempromosikan kemampuan mesyuarat dan persidangan mereka. Mereka juga telah membangunkan borang RFP dalam talian mereka sendiri.
Walau bagaimanapun, banyak perancang enggan menghantar RFP hotel mereka melalui enjin carian pihak ketiga. Banyak perancang memilih untuk mengemukakan permintaan mereka untuk tawaran hotel terus ke hotel dan pusat persidangan.
Maklumat Apa yang Dimasukkan dalam RFP Hotel?
Alat yang hebat untuk membantu perancang mula membangunkan borang mereka sendiri untuk tawaran hotel dan keperluan acara lain adalah acara yang diperluaskan amalan alat pertukaran dari Majlis Industri Konvensyen.
Unsur-unsur asas untuk RFP hotel perlu termasuk perkara berikut:
- Maklumat hubungan asas pemohon (nama, tajuk, organisasi, alamat, telefon, e-mel, dll.)
- Tarikh acara (menyediakan sekurang-kurangnya dua pilihan berbeza)
- Blok bilik diperlukan (tarikh dan bilangan bilik tetamu)
- Permintaan bilik mesyuarat (tarikh, saiz bilik, kuantiti)
- Keperluan makanan dan minuman
- Keperluan aksesibiliti
- Keperluan penghantaran dan penerimaan
- Maklumat lain yang berkaitan
Mengambil Kelebihan Alat RFP
Di samping itu, Persatuan Perjalanan Perniagaan Global (GBTA) menyediakan ahli-ahlinya dengan alat RFP hotel yang luas yang mana perancang acara mungkin ingin dipertimbangkan.
Unsur-unsur RFP hotel GBTA termasuk yang berikut:
- Maklumat penerangan kemudahan hotel
- Maklumat rujuk permintaan RFP
- Butiran kontrak bilik tetamu
- Saiz ruang mesyuarat keseluruhan hotel
- Jumlah bilik mesyuarat
- Saiz bilik tarian terbesar atau bilik mesyuarat hotel
- Ketinggian siling untuk dewan terbesar atau bilik mesyuarat
- Adakah hotel ini mempunyai papan dewan tetap yang ditetapkan?
- Berapa ramai orang yang boleh menampung bilik dewan?
- Adakah hotel ini mempunyai ruang pameran yang berdedikasi?
- Apakah saiz ruang pameran?
- Apakah jarak ke pusat konvensyen kawasan?
- Apakah nama pusat konvensyen itu?
- Apakah peratusan cukai ke atas makanan dan minuman?
- Apakah caj perjumpaan perkhidmatan perjamuan?
- Adakah caj perkhidmatan jamuan dikenakan cukai?
- Adakah hotel ini menawarkan perkhidmatan audio visual (A / V) di rumah?
- Adakah hotel akan menawarkan diskaun untuk perkhidmatan A / V di dalam rumah?
- Adakah hotel membenarkan pelanggan membawa masuk A / V vendor?
- Berapa banyak bilik mesyuarat yang mengandungi internet berkelajuan tinggi tanpa wayar?
- Bagaimana mungkin bilik mesyuarat mengandungi persidangan video?
- Adakah terdapat bayaran untuk menggunakan vendor A / V sendiri?
- Adakah hotel itu menerima "kad mesyuarat korporat" untuk pembayaran?
- Adakah hotel menawarkan kadar pakej mesyuarat?
Di samping itu, adalah berguna untuk berkongsi dengan jualan hotel jenis acara yang anda hoskan. Ini akan memberikan mereka wawasan tentang objektif yang mungkin diadakan oleh mesyuarat anda.
Berita baik tentang bekerja dengan hotel adalah yang paling perlu berpengalaman dalam menyusun acara yang sama bersama-sama, dan seorang pengurus jualan atau katering yang hebat dapat berkongsi lebih banyak maklumat dengan anda tentang cara-cara untuk membantu perancang acara memenuhi matlamat mereka.