Bagaimana Rancangan Kesinambungan Perniagaan Boleh Melindungi Syarikat Anda

Gangguan perniagaan boleh berlaku pada bila-bila masa, dan mereka sering berlaku tanpa notis awal. Acara-acara yang tidak dirancang ini boleh mengambil banyak bentuk yang berlainan - bencana alam, kehilangan anggota utama, pelanggaran data, perubahan ekonomi, cyberattack, bencana IT - tetapi benang umum adalah bahawa berlakunya bencana ini berpotensi untuk melambatkan atau bahkan berhenti, operasi perniagaan anda.

Bencana boleh memberi kesan kepada setiap perniagaan.

Jika anda fikir perniagaan anda terlalu kecil untuk berisiko, fikirkan semula. Sekiranya kita menganggap hanya gangguan keselamatan siber, 43 peratus cyberattacks yang tersekat secara khusus menyasarkan perniagaan kecil. Dan itu tidak menimbulkan semua jenis bencana yang boleh menghentikan perniagaan anda dalam treknya. Mengetahui bahawa lebih daripada 40 peratus perniagaan tidak akan dibuka semula selepas terjadinya bencana, sukar untuk berhujah dengan posisi yang perlu anda merencanakan ke depan untuk yang tak terpikirkan. Sebagai pemilik perniagaan, anda perlu tahu dengan tepat apa yang perlu dilakukan untuk mendapatkan kembali perniagaan anda dan berjalan dengan cepat jika sesuatu yang mengerikan berlaku. Di sinilah pelan kesinambungan perniagaan masuk.

Apakah Pelan Kesinambungan Perniagaan?

Pelan kesinambungan perniagaan secara proaktif menguraikan langkah-langkah yang akan diambil dalam perniagaan anda untuk pulih dari (dan dalam beberapa kes mencegah) bencana yang mungkin berlaku. Matlamatnya adalah untuk menganalisis ancaman-ancaman yang berpotensi, mengenal pasti bidang-bidang penting dalam perniagaan yang perlu difokuskan pada pertama, dan jelaskan apa yang harus berlaku untuk mengelakkan kehilangan pendapatan atau gangguan perniagaan yang mampan.

Pelan kesinambungan perniagaan yang berkesan harus memasukkan maklumat berikut:

• Ringkasan proses dan fungsi perniagaan yang paling kritikal.
• Analisis menyeluruh potensi ancaman yang boleh mengganggu operasi perniagaan.
• Senarai maklumat hubungan kecemasan di tapak dan luar tapak.
• Strategi komunikasi dalaman dan luaran.

• Pengenalpastian pasukan pemulihan dan tanggungjawab setiap orang
• Arahan yang jelas untuk mengakses dan memulihkan data pemulihan luar tapak.
• Pengenalpastian pejabat atau lokasi perniagaan sementara.
• Log perubahan yang meringkaskan kemas kini yang dibuat kepada pelan dan apabila ia dibuat (untuk tujuan kawalan versi).

Siapa Yang Perlu Satu?

Setiap syarikat, besar dan kecil, perlu mengambil masa untuk membuat rancangan kesinambungan perniagaan. Kerumitan pelan anda bergantung pada saiz, jenis dan lokasi perniagaan anda, tetapi jika anda menjalankan perniagaan, anda perlu mempunyai rancangan yang menggariskan apa yang akan anda lakukan jika ada yang mengancam operasi anda.

Pelan kesinambungan perniagaan yang maju dapat melindungi setiap aspek data perniagaan anda, lokasi perniagaan fizikal dan peralatan, personil, inventori dan modal intelektual. Sekiranya perniagaan anda menghadapi gangguan, dan anda tidak mempunyai pelan kesinambungan perniagaan untuk mengurangkan kerosakan, anda mungkin kehilangan pendapatan, kakitangan penting, daya saing dalam industri dan juga reputasi awam yang positif anda. Intinya ialah pelan kesinambungan sama pentingnya dengan jenis pelan perniagaan lain , jadi anda harus mempunyai satu untuk melindungi syarikat anda sekiranya anda memerlukannya.

7 Tips untuk Mencipta dan Menggunakan Pelan Kesinambungan Perniagaan Anda

Sekarang kita telah merangkumi kepentingan pelan kesinambungan perniagaan, sudah tiba masanya untuk memulakan mewujudkan satu.

Petua yang disenaraikan di bawah akan menyelaraskan proses dan membantu anda membuat pelan kesinambungan perniagaan yang paling berkesan:

1. Gunakan templat : Semua pelan kesinambungan perniagaan mempunyai maklumat yang sama, jadi anda boleh menyelamatkan diri banyak masa dengan memuat turun templat kesinambungan perniagaan dan kemudian menyesuaikannya untuk perniagaan anda. Beri diri anda permulaan kepala dengan memuat turun dan mengemas kini templat ini dari FEMA, atau yang satu ini di TechTarget.
2. Jadikannya mudah untuk dilaksanakan: Jika pelan kesinambungan perniagaan anda tidak teratur dan mengelirukan, kegunaan dan keupayaan untuk dilaksanakan tepat pada masanya akan terhad. Memudahkan untuk difahami dan dilaksanakan dengan memasukkan petunjuk langkah demi langkah atau senarai semak jelas yang menggariskan tepat apa yang perlu dilakukan. Anda juga boleh memudahkan pelaksanaan dengan menggunakan bantuan visual seperti carta aliran, graf dan gambar rajah untuk menunjukkan tindakan yang diperlukan.

1. Pad masa anggaran masa pemulihan: Pelan kesinambungan perniagaan melibatkan membuat andaian dan anggaran mengenai apa yang boleh berlaku, apa yang perlu dilakukan dan berapa lama ia akan diambil untuk pulih. Salah satu cara untuk memastikan anda mempunyai masa yang cukup untuk mendapatkan perniagaan kembali di landasan adalah dengan menambah masa pemulihan tambahan untuk mendapatkan sandaran dan berjalan. Ini dapat memberikan perniagaan anda ruang pernafasan sedikit semasa fasa pemulihan.
2. Uji dengan teliti: Elakkan membuat rancangan kesinambungan perniagaan anda dan hanya berharap yang terbaik. Anda perlu menguji dan merancang beberapa run-to-run untuk memastikan semua bidang perniagaan yang paling kritikal diperbadankan dan dirancang dengan secukupnya.
3. Kemas kini maklumat secara teratur : Jangan biarkan rancangan anda duduk dan kumpulkan habuk. Jika anda melaburkan masa untuk membuat rancangan kesinambungan perniagaan, anda juga perlu menghabiskan masa yang diperlukan untuk memastikan ia tepat. Jadual daftar masuk biasa (sekurang-kurangnya setiap enam bulan) untuk mengkaji semula dan mengemaskini semua maklumat yang dimasukkan dalam dokumen, termasuk personel, maklumat hubungan, lokasi dan strategi.
4. Bagikan dengan kakitangan utama: Setiap orang yang mempunyai tanggungjawab dalam pelan kesinambungan perniagaan harus menyedari mereka dan mempunyai pemahaman yang jelas tentang peranan yang akan mereka lakukan dalam melaksanakan rancangan tersebut. Ia banyak kes, ia juga masuk akal untuk menjaga kakitangan lain pada tahap yang lebih luas dikemas kini supaya mereka dapat melompat dan membantu jika perlu.
5. Menyediakan latihan untuk menyokong pelan: Pelaksanaan pelaksanaan pelan kesinambungan perniagaan yang tepat mungkin memerlukan beberapa kakitangan anda melampaui tanggungjawab sehari-hari mereka untuk menyelesaikan tugas tambahan. Pastikan anda meluangkan masa untuk melatih setiap pekerja tentang apa yang perlu mereka lakukan, jadi tidak ada jurang pengetahuan jika pelan perlu dilaksanakan.

Sebaik sahaja pelan kesinambungan perniagaan anda diwujudkan, anda juga perlu membangunkan pelan pemulihan bencana yang boleh anda lakukan untuk mendapatkan operasi anda semula dan berjalan jika berlaku bencana.