Kebaikan dan Kekurangan Posisi Pegawai Pemotongan
Menggunakan sukarelawan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan yang mungkin dilakukan oleh kakitangan yang dibayar (sering disebut penggantian kerja) hanya boleh menjadi sebahagian daripada strategi keseluruhan untuk mengurangkan kos pada masa-masa sukar. Berikut adalah beberapa petua untuk melakukannya dengan betul:
Jangan letakkan sesiapa sahaja dengan niat untuk menggantikan sukarelawan untuk kakitangan yang dibayar. Tindakan sedemikian terikat untuk menyebabkan kakitangan lain yang dibayar takut untuk jawatan mereka dan untuk membenci dan menentang bekerja dengan sukarelawan, takut mereka mungkin mengambil pekerjaan mereka. Walau bagaimanapun, apabila terdapat penyusunan semulajadi atau penyusunan semula am, gunakan peluang itu untuk memikirkan semula bagaimana organisasi anda ditubuhkan, dan bagaimana anda boleh menyusun semula pekerjaan supaya beberapa tugas boleh dilakukan oleh sukarelawan .
Sebagai contoh, anda baru sahaja mempromosikan penyambut tetamu anda ke kedudukan pembantu pentadbiran yang bekerja dengan pengarah pembangunan. Ini meninggalkan kerja penyambut tetamu terbuka. Bolehkah kedudukan itu diisi oleh sukarelawan ? Satu organisasi yang saya lawati baru-baru ini menghadkan waktu terbuka kepada orang ramai kepada lima hari (10 pagi hingga 3 petang) dan menggunakan sukarelawan untuk meja depan. Ada sukarelawan yang berbeza setiap hari. Sukarelawan itu menjawab telefon itu, menyambut pelawat, dan melaksanakan pelbagai tugas klerikal yang jelas dan didokumentasikan.
Pada penghujung hari, sukarelawan menggunakan borang untuk meringkaskan perkara penting yang berlaku pada hari itu dan sebarang masalah yang mungkin perlu diselesaikan oleh sukarelawan hari berikutnya.
Organisasi ini mempunyai kebanyakan pepijat yang dihasilkan, dan para sukarelawan gembira dan setia. Sekarang ada sukarelawan yang cukup terlatih untuk mempunyai beberapa sukarelawan tambahan di pejabat yang menjaga tugas pejabat lain, membantu organisasi lebih banyak lagi.
Jangan Hanya Gunakan Sukarelawan untuk Tugasan yang Paling Rutin
Ramai sukarelawan dengan senang hati melakukan kerja perkeranian atau mendapatkan surat keluar dari pintu atau menjalankan tugas, tetapi apabila terdapat tugas yang akan dilakukan oleh kakitangan anda, tetapi tidak ada masa untuk berfikir tentang menggunakan sukarelawan. Seorang sukarelawan boleh menjadi penyelaras sukarela, membantu menulis geran atau sumber geran penyelidikan, bertanggungjawab untuk surat berita, melatih sukarelawan lain atau bahkan kakitangan, merancang dan melaksanakan acara-acara khas, atau pelbagai perkara lain. Berfikir secara kreatif dan cari sukarelawan yang mempunyai bakat atau pengalaman istimewa.
Pertimbangkan Mencari dan Menggunakan Sukarelawan "Berkelas"
Sukarelawan yang mahir biasanya pakar dalam bidang yang bukan keuntungan bukan seperti kewangan, sumber manusia, atau pemasaran. Mereka sering bekerja di syarikat, sebahagian daripada program tanggungjawab sosial syarikat majikan mereka. Mereka diberi masa oleh syarikat mereka untuk menghabiskan masa bekerja dengan bukan keuntungan. Semasa kemelesetan ini, terdapat juga sukarelawan yang mahir di antara pekerjaan yang mungkin sangat berminat untuk menjaga kemahiran mereka dengan tajam dan menambah resume mereka.
Para sukarelawan yang mahir tidak dapat menggantikan kakitangan, tetapi mereka boleh menggantikan penyumberan luar dan konsultan luar yang mahal.
Mereka boleh membantu anda menyusun semula, menjalankan audit organisasi, membangunkan data yang diperlukan untuk membantu lembaga membuat keputusan organisasi, mencari cara untuk menjimatkan wang ke atas perkhidmatan penting atau membantu kakitangan memberi tumpuan kepada apa yang paling penting dalam pekerjaan mereka.
Penyelidikan telah menunjukkan bahawa bukan keuntungan yang tidak menggunakan sukarelawan mahir (juga dikenali sebagai kerja pro bono) sekerap yang sepatutnya. Tanya yayasan korporat tempatan anda jika mereka mempunyai program sukarela yang mahir, atau memohon pemberian pro bono melalui Yayasan Taproot.
Perbadanan untuk Perkhidmatan Negara & Masyarakat mempunyai toolkit untuk membantu bukan keuntungan bersedia menggunakan sukarelawan berdasarkan kemahiran. Anda juga boleh menghantar bukaan anda untuk sukarelawan dengan kemahiran profesional di Catchafire, perkhidmatan yang sepadan dalam talian.
Jangan Toleransi Sistem Kasta di Pejabat Anda
Saya telah melihat pejabat di mana pengurus berbayar pergi makan tengahari setiap hari, biasanya bersama-sama, sementara staf kerani dan sukarelawan makan sandwic salad telur di dalam bilik rehat, sementara itu menahan benteng sehingga pengurus kembali.
Apa cara untuk membuat kakitangan kerani dan sukarelawan berasa seperti warga kelas dua. Cari cara untuk menjadi inklusif dan membuat semua orang merasa bahawa mereka adalah penting untuk sesuatu yang sangat penting.
Bertindak dengan Pantas Apabila Sukarelawan Menunjukkan Kepentingan
Sukarelawan mempunyai banyak peluang di banyak organisasi. Bertindak dengan cepat apabila mereka menunjukkan minat pada anda, atau mereka akan pergi ke tempat lain. Adalah biasa bagi calon sukarelawan untuk menerima pemeriksaan buruk oleh pertubuhan bukan untung. Sama ada pengurus sukarelawan adalah orang yang tulus terhadap apa yang dikatakan oleh sukarelawan tentang jumlah masa yang ada (berasa terharu adalah seperti kerap alasan untuk penerbangan sukarelawan sebagai perasaan kurang digunakan); atau sukarelawan menerima temu ramah cetek yang tidak mendedahkan kebolehan dan pengalaman yang dapat menjadi petunjuk dalam menyelesaikan sukarelawan menjadi situasi yang bermanfaat.
Pastikan Pikiran Terbuka Mengenai Jenis-jenis Sukarelawan Pekerjaan yang Boleh Diisi
Ya, anda mungkin mempunyai senarai peranan dasar yang selalu dibeli, tetapi ketika wawancara Anda mengungkapkan kemungkinan lain, jangan terikat dengan aturan dan peraturan. Jangan teragak-agak untuk mencipta pekerjaan sukarela yang sesuai dengan orang tertentu, bakat dan kepentingannya. Anda mungkin dapat melegakan anggota kakitangan yang dibayar beberapa tugas dan mengalihkannya kepada sukarelawan. Ini sepatutnya membolehkan kakitangan anda dibayar masa untuk meluangkan masa pada tugas lain yang menekan. Walau bagaimanapun, ia tidak seharusnya mendedahkan orang kakitangan yang dibayar untuk kemungkinan kehilangan kerja.
Intinya adalah bahawa tidak ada manfaat untuk mengurangkan kos dengan sengaja memotong kakitangan dan menggantikan mereka dengan sukarelawan, tetapi mungkin ada cara kreatif untuk membolehkan sukarelawan mengisi beberapa peranan jika anda melakukannya dengan bijak.