Letakkan Rancangan Belakang di Tempat
Pada dasarnya, anda harus selalu mempunyai pelan sandaran jika berlaku penyakit tiba-tiba atau kecemasan lain, tetapi jika petunjuk pekerja penting pada pemberhentian atau memberi notis, anda mesti segera membuat rencana untuk mempunyai orang lain menangani tugasnya.
Pengurus tahap tinggi dan pengganti berpotensi harus memahami setiap aspek peranannya.
Sebilangan besar pelan penggantian adalah dokumentasi. Semua pekerja yang bekerja harus menjadi sebahagian daripada manual awam, kalendar, senarai tugasan atau fail. Dokumentasi ini harus memasukkan maklumat hubungan untuk pihak luar serta penjelasan tentang bagaimana makro Excel, program komputer atau pintasan lain yang dicipta oleh pekerja.
Pelan ini juga harus merangkumi senarai prioriti yang jelas supaya pekerja yang tinggal tidak terkejut dan tahu tugas-tugas mana yang harus diutamakan atas kerja mereka yang sudah ada.
Pertimbangkan Keselamatan Maklumat
Pekerja utama sering mempunyai akses kepada akaun bank, sistem komputer penting, dan perkhidmatan dalam talian. Walaupun kes salah laku atau pencurian maklumat yang disengajakan jarang terjadi, ia masih merupakan amalan terbaik untuk menghapuskan akses mereka sebaik sahaja mereka tidak lagi memerlukannya.
Selain menghapuskan akses, anda perlu memastikan bahawa anda mengekalkannya.
Sebagai contoh, pekerja lain mungkin perlu diberikan kuasa untuk menandatangani tanda tangan untuk mengekalkan sistem tandatangan cek dua tanda tangan. Sekiranya pekerja bertauliah mendaftar untuk perkhidmatan dalam talian, seperti analisis laman web anda, menggunakan e-mel syarikat, pastikan dia memindahkan kelayakan.
Mengeluarkan Paycheck dan Faedah Akhir
Pekerja yang berlepas berhak untuk membayar gaji akhir mereka dan apa-apa faedah terakru, seperti hari percutian yang tidak digunakan.
Pembayaran untuk faedah sampingan terakru bergantung kepada perjanjian pekerjaan anda dan undang-undang tempatan.
Undang-undang negeri juga menetapkan tempoh masa untuk membuat pembayaran. Anda biasanya mempunyai apa yang akan menjadi hari bayaran gaji yang kerap dijadual jika pekerja telah tinggal bersama syarikat anda. Ramai syarikat memilih untuk memasuki pekerja menandatangani gaji terakhir mereka pada hari terakhir mereka. Bekerja dengan perkhidmatan simpan kira anda untuk mengira amaun akhir yang perlu dibayar.
Kemas kini Penyata Kewangan Anda
Sekiranya pekerja telah memperoleh opsyen saham atau pampasan tertunda, perbelanjaan dan liabiliti yang disertakan mungkin telah direkodkan dalam buku anda. Sekiranya pemergian mencetuskan payung terjun emas atau istilah kontrak lain, pampasan yang sewajarnya hanya menjadi catatan kaki - jika ia dimasukkan dalam penyata kewangan anda.
Daripada menunggu sehingga tempoh pelaporan yang seterusnya, masukkan buku catatan anda serta-merta membuat entri jurnal yang sesuai untuk mencerminkan sebarang transaksi kewangan yang terjadi dengan keberangkatan pekerja. Ini memberi anda amaran terlebih dahulu sekiranya anda perlu menjelaskan atau menyesuaikan untuk peralihan dalam keuntungan yang disebabkan oleh sebarang pembayaran.
Maklumkan Pelabur
Kebanyakan pekerja dianggap tergantikan, dan keberangkatan mereka tidak akan dianggap penting kepada keputusan pelaburan.
Walau bagaimanapun, terdapat pengecualian. Salah satu contohnya adalah keberangkatan seorang ahli sains terkemuka yang keberangkatannya akan mengganggu penyelidikan yang dianggap pusat kepada operasi syarikatnya.
Walau apa pun, sebagai amalan terbaik, anda harus menghantar pembebasan memberitahu pelabur mengenai pemergian mana-mana pekerja utama. Ini dapat membantu menenangkan ketakutan tentang kekacauan atau perbezaan pendapat di kalangan barisan anda dan menghalang pelabur daripada mempertimbangkan menarik sokongan mereka. Ini juga merupakan cara yang baik untuk memastikan para pelabur memaklumkan tentang apa yang berlaku di dalam syarikat anda dan membiarkan mereka tahu bagaimana anda bercadang untuk berkembang maju.