P2P menghubungkan perolehan melalui pembayaran barang
Pembelian untuk membayar proses, juga dikenali sebagai proses P2P, menghubungkan proses perolehan dan keseluruhan proses rantaian bekalan dalam syarikat melalui proses penerimaan barang, dan akhirnya kepada pembayaran yang dikeluarkan kepada vendor.
Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, syarikat-syarikat telah melihat dengan teliti pembelian mereka untuk membayar proses untuk:
- Mengurangkan keseluruhan rantaian bekalan dan kos inventori
- Membebaskan wang yang diperlukan
- Meningkatkan prestasi operasi
- Buat keputusan kewangan yang lebih baik
Sebagai tambahan untuk mengurangkan rantaian bekalan dan inventori keseluruhan, meningkatkan pembelian untuk membayar proses boleh menambah keterlihatan yang membolehkan pengurusan peluang untuk mempunyai komunikasi yang lebih baik dengan vendor mengenai perkara-perkara dalam proses penyampaian, dan pembayaran kepada vendor.
Unsur-unsur Pembelian untuk Proses Pembayaran
Terdapat banyak elemen untuk proses P2P, yang masing-masing penting dalam proses keseluruhan. Proses ini bermula dengan penyumberan item dan berakhir dengan pembayaran kepada vendor terpilih.
Sourcing
Proses P2P bermula dengan jabatan pembelian yang diminta oleh penyelidikan dan pembangunan atau jabatan pengeluaran untuk mencari vendor untuk item atau perkhidmatan istimewa. Jabatan R & D mungkin menghasilkan spesifikasi yang perlu dilakukan oleh vendor.
Dalam sesetengah keadaan, item itu mungkin merupakan item stok biasa yang diperlukan untuk proses pengeluaran, dan ia hanya memerlukan jabatan pembelian untuk mencari item berkualiti terbaik pada harga terbaik.
Bergantung kepada item atau perkhidmatan yang diperlukan, jabatan pembelian boleh mengeluarkan Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ) atau mungkin memilih vendor yang sesuai berdasarkan hubungan sebelumnya.
Kontrak
Apabila jabatan pembelian memilih vendor atau vendor yang sesuai, akan ada proses kontrak di mana vendor dan jabatan pembelian akan merundingkan kontrak berdasarkan harga, terma pembayaran, dan jadual penghantaran.
Membeli
Selepas kontrak ditandatangani di antara syarikat dan vendor, pesanan pembelian boleh dibangkitkan dan dihantar kepada vendor. Untuk meningkatkan masa penghantaran item, syarikat boleh menghantar pesanan pembelian secara elektronik dan bukannya menghantar atau menghantar faks.
Dengan menghantar pesanan pembelian elektronik, maklumat itu boleh dimasukkan terus ke dalam sistem komputer vendor. Untuk memastikan terdapat keterlihatan, vendor harus menyediakan maklumat kemajuan syarikat seperti tarikh penghantaran dikemas kini dan dokumen seperti notis penghantaran maju (ASN).
Resit Barangan
Berikutan penghantaran barangan dari vendor, langkah seterusnya adalah untuk barangan tersebut sampai kepada pelanggan . Item akan diperiksa untuk memastikan kuantiti sama dengan pesanan pembelian, serta menyemak item untuk kerosakan dan kualiti.
Sekiranya terdapat sebarang isu dengan item yang diterima, pelanggan akan memaklumkan kepada vendor agar item tersebut boleh dikembalikan atau diskaun yang disusun.
Invois
Penjual boleh membuat invois pelanggan pada bila-bila masa selepas item dihantar. Dengan menggunakan penyelesaian invois elektronik, proses P2P boleh diselaraskan supaya maklumat dimasukkan ke dalam sistem pembayaran akaun pelanggan.
Apabila item diterima, dipadankan dengan invois dan pesanan pembelian, pemprosesan invois boleh bermula.
Pemprosesan Invois
Dalam proses P2P, pemprosesan invois hendaklah dibuat supaya sebarang diskaun yang ditawarkan oleh vendor diperolehi. Dalam kontrak yang dirundingkan, vendor boleh menawarkan diskaun untuk bayaran yang dibuat oleh pelanggan sebelum bayaran tersebut perlu dibayar.
Sebagai contoh, vendor boleh menawarkan diskaun lima peratus untuk pembayaran yang dibuat kurang dari sepuluh hari selepas penerimaan item tersebut.
Analitis
Sebagai sebahagian daripada proses P2P, syarikat harus mempunyai daya maju lengkap untuk perbelanjaan pembeliannya. Pemantauan berterusan perbelanjaan akan mengenal pasti bidang yang boleh menjadi punca kebimbangan seperti vendor yang meningkatkan harga, atau perbelanjaan penyangak.
Proses P2P yang menggabungkan amalan terbaik boleh menjimatkan wang syarikat.
Ini harus termasuk batasan tentang apa yang boleh dibeli di luar proses P2P standard.
Dengan membenarkan pembelian tidak standard, insiden kos yang tidak perlu meningkat dan kepolisan pembelian ini boleh membazirkan sumber yang dapat disimpan jika proses P2P yang betul digunakan.
Ketahui mengenai Zelle untuk P2P.
Artikel ini telah dikemaskini oleh Gary W. Marion, Logistik dan Pakar Rantaian Bekalan untuk Baki.