Bagaimana untuk mengurangkan perbelanjaan yang tidak perlu
Walau bagaimanapun, tidak banyak syarikat yang menyedari tentang cara terbaik untuk membangunkan menggunakan polisi kad kredit. Banyak pemilik perniagaan sentiasa mempunyai hasrat untuk mewujudkan dasar-dasar ini tetapi kekurangan arah bagaimana untuk melakukannya. Disebabkan ini, di sini adalah penerangan yang jelas tentang bagaimana syarikat-syarikat boleh membuat polisi kad kredit pekerja secara berkesan.
Tanggungjawab Pemegang Kad
Sekiranya syarikat mengeluarkan kad kredit kepada pekerjanya, ada peraturan yang mengatur penggunaan kad. Kakitangan harus bertanggungjawab terhadap keselamatan kad serta privasi apa-apa maklumat yang berkaitan dengan syarikat. Kakitangan perlu memastikan bahawa kad disimpan di lokasi yang selamat, kad itu bebas daripada aktiviti penipuan dan nombor pengenalan kad dilindungi. Syarikat juga harus menyatakan bahawa kad kredit perniagaan hanya terhad untuk digunakan oleh pekerja dan bukan individu lain.
Menghuraikan Had Perbelanjaan
Syarikat itu sepatutnya dapat membuat peraturan yang menentukan aktiviti atau transaksi di mana kad kredit perlu digunakan.
Malah, perbelanjaan itu harus dihadkan kepada keperluan pekerja tertentu. Setiap jabatan perlu mempunyai had perbelanjaan mereka sendiri. Sebagai sebuah syarikat, adalah baik untuk memaklumkan setiap pekerja mengenai had pengeluaran pada masa pengeluaran . Di samping itu, setiap pekerja tidak boleh melebihi had ini dan jika ada, mereka dikenakan atas yuran had.
Akhir sekali, kad kredit syarikat tidak boleh digunakan untuk pendahuluan tunai.
Laporan Penggunaan Biasa
Setiap syarikat harus memegang pekerja yang bertanggungjawab untuk kegunaan setiap kad kredit syarikat. Katakan bahawa pada akhir setiap bulan, setiap pekerja perlu mengemukakan penjelasan terperinci tentang semua caj, resit dan kod perakaunan yang betul. Setiap pekerja hendaklah memastikan bahawa mereka melampirkan resit perbelanjaan ke penyata bulanan sebelum diserahkan kepada syarikat untuk tujuan pengesahan. Semua ini perlu dilakukan tepat pada masanya untuk mengelakkan pembayaran lewat. Melakukannya akan memastikan bahawa syarikat memantau perbelanjaan bulanannya dengan mudah dan pengauditan menjadi lebih mudah.
Tiada Penggunaan Kad Mengenai Perbelanjaan Individu
Syarikat itu harus sangat ketat pada penggunaan kad kredit pekerja kerana tiada siapa yang dibenarkan untuk menggunakannya untuk perbelanjaan peribadi. Pendek kata, penggunaan kad itu perlu terhad kepada aktiviti berkaitan perniagaan. Takrif penggunaan peribadi, dalam kes ini, adalah perbelanjaan yang tidak berkaitan dengan operasi perniagaan. Syarikat harus sangat keras terhadap mana-mana pekerja yang menggunakan kad atas pembayarannya sendiri.
Kajian Penggunaan
Sekiranya syarikat mengeluarkan kad kredit pekerja, disyorkan untuk membuat semakan kad selepas tempoh tertentu.
Kajian semula kad itu perlu dilakukan oleh penyelia terdekat pekerja bersama ahli jabatan perakaunan syarikat. Penyelia pekerja hendaklah memastikan bahawa penggunaan kad adalah terhad kepada apa yang dimaksudkan untuknya. Sebaliknya, jabatan perakaunan harus mengesahkan sama ada semua dokumen penerimaan dan dokumen perbelanjaan lain yang dikemukakan oleh pekerja adalah sahih.
Oleh itu, setiap syarikat perlu mempunyai dasar kad kredit pekerja yang berkesan dan boleh dipercayai untuk menghalang penyalahgunaan kad oleh individu. Ia akan menempatkan sebuah syarikat dalam kedudukan kewangan yang baik kerana tiada pekerja akan menyalahgunakan kadnya untuk perbelanjaan peribadi. Juga, syarikat perlu memastikan bahawa kedua-dua penyelia dan jabatan perakaunan memahami semua aspek dasar.