Contohnya, bagaimana jika seorang sukarelawan mengalami kemalangan semasa berkhidmat dengan anda? Bagaimana jika sukarelawan melanggar undang-undang atau menyakitkan orang lain? Organisasi anda mungkin bertanggungjawab.
Berikut adalah lima cara untuk menjadikannya lebih kecil kemungkinan bahawa anda akan menghadapi masalah dengan sukarelawan anda.
Sesetengah daripada ini mungkin kelihatan sukar tetapi mengambil masa untuk melakukannya dengan betul dan melindungi kedua-dua organisasi dan sukarelawan anda.
Membangunkan dasar dan prosedur sukarela
Berunding dengan peguam atau pakar sukarela untuk memastikan ini memadai. Dasar harus menguraikan tugas sukarelawan dan menangani isu-isu seperti diskriminasi, gangguan, dan lain-lain tingkah laku yang menyalahi undang-undang.
Dengan jelas melarang kelakuan buruk, organisasi anda mungkin dilindungi daripada liabiliti. Pastikan juga untuk memasukkan perlindungan kepada sukarelawan dari penyalahgunaan oleh organisasi dan kakitangannya.
Tulis huraian kerja untuk semua jawatan sukarela
Terangkan secara jelas mengenai jangkaan sukarelawan dan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukannya. Katakan apa-apa risiko kepada sukarelawan dan minta pembebasan yang ditandatangani dari liabiliti. Deskripsi pekerjaan yang menyeluruh dan ringkas dapat membantu melindungi organisasi dari tanggung jawab jika sukarelawan melampaui apa yang diperbolehkannya dilakukan.
Berikut adalah beberapa perkara yang perlu disertakan dalam penerangan pekerjaan:
- tujuan bukan keuntungan anda
- latihan yang diperlukan untuk kedudukan ini
- tugas yang diharapkan dari sukarelawan
- masa yang diperlukan untuk melakukan tugas itu
- lokasi di mana sukarelawan akan melaksanakan kerja
Memerlukan setiap sukarelawan untuk mengisi permohonan
Kebanyakan masa, ia memerlukan permohonan .
Bagaimanapun, kadang-kadang dengan projek-projek kumpulan yang melibatkan "lembu panggilan" untuk sukarelawan, anda hanya boleh memiliki sukarelawan mengisi pengabaian yang melepaskan organisasi dari liabiliti.
Kerumitan aplikasi bergantung pada kedudukannya. Jika sukarelawan bekerja dengan orang yang lemah seperti kanak-kanak atau orang tua, bar harus lebih tinggi. Untuk tugas yang rendah dengan sedikit risiko kepada sesiapa, aplikasi yang lebih singkat akan sesuai. Berhati-hati untuk mempunyai aplikasi yang berbeza untuk pekerjaan yang berbeza. Tidak masuk akal untuk mengecewakan beberapa sukarelawan dengan bentuk yang panjang jika tidak diperlukan.
Berikut adalah beberapa perkara untuk dimasukkan ke dalam aplikasi, jika sesuai:
- Maklumat peribadi seperti alamat, nombor telefon, alamat e-mel, orang untuk menghubungi dalam kes penyakit atau kemalangan, lesen memandu, bukti insurans peribadi, dll.
- Kelayakan, apabila diperlukan untuk pekerjaan, seperti kemahiran khas, atau pencapaian pendidikan.
- Rujukan yang boleh membuktikan sifat baik atau etika kerja pemohon. Rujukan mungkin dari ahli komuniti, bukan keuntungan lain di mana pemohon telah memberikan sukarela, atau majikan.
- Kebenaran bertulis untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, penting jika sukarelawan akan bekerja dengan kanak-kanak atau populasi risiko yang lain
- Pengecualian kerahsiaan supaya anda boleh mengumpulkan maklumat yang anda perlukan dan berkongsi dengan sewajarnya.
Melakukan pemeriksaan yang betul
Berhati-hati di sini. Penyaringan adalah sangat penting bagi sukarelawan yang mungkin berhubungan dengan orang-orang yang lemah, atau yang perlu memandu semasa melakukan kerja sukarela atau terlibat dalam kerja berbahaya yang lain.
Walau bagaimanapun, 31 peratus daripada bukan keuntungan tidak melakukan pemeriksaan sukarela mengikut satu kajian. Bukan keuntungan yang kerap berfikir mereka boleh polis sukarelawan mereka sendiri dan mengabaikan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang yang betul. Tetapi itu boleh meninggalkan organisasi terbuka kepada liabiliti. Fikirkan pemeriksaan sebagai sebahagian daripada prosedur keselamatan dan pengurusan risiko anda.
Pemeriksaan hendaklah sentiasa menghormati dan melindungi privasi sukarelawan sebanyak mungkin. Dapatkan persetujuan bertulis untuk pemeriksaan sebelum meneruskan.
Juga, skrin dari semasa ke semasa sebagai langkah berjaga-jaga.
Pemeriksaan boleh semudah wawancara peribadi, atau boleh termasuk:
- pemeriksaan latar belakang jenayah
- memandu rekod dan lesen
- pengesahan insurans
- pemeriksaan untuk keadaan kesihatan atau meminta bukti vaksinasi tertentu
- mengesahkan kepercayaan seperti sijil pengajaran atau penilaian kemahiran khas
Memberi latihan dan pengurusan yang cemerlang
Jangan sekali-kali mengalihkan sukarelawan tanpa latihan yang mencukupi . Sukarelawan menghargai dilatih, jadi mereka tahu apa yang harus dilakukan dan bila. Melatih dalam kumpulan atau satu demi satu. Membangun bahan bertulis yang boleh dilakukan oleh sukarelawan dengan mereka, dan melatih tugas-tugas khusus mereka. Berikan sukarelawan kepada kakitangan untuk pengawasan.
Latihan boleh merangkumi:
- kod tatalaku organisasi anda
- bagaimana bertindak apabila mewakili organisasi
- bagaimana untuk mengenal pasti dan melaporkan penyalahgunaan
- bagaimana untuk mengekalkan kerahsiaan organisasi dan orang yang dikendalikannya
- apa yang anda jangkakan secara khusus daripada sukarelawan
- bagaimana melaporkan sebarang masalah
- yang bertanggungjawab dan bagaimana untuk mencapai mereka
Akhirnya, bersedia untuk memberhentikan sukarelawan sekiranya mereka melanggar mana-mana peraturan, sukar untuk diiringi, tidak dapat diandalkan, atau kesat dengan apa-apa cara. Membangunkan prosedur bertulis untuk kakitangan jika mereka mesti membiarkan sukarelawan pergi.
Sentiasa memaklumkan kepada sukarelawan mengapa anda membiarkan mereka pergi, dan kemudian dokumen pemecatan itu, seperti yang anda lakukan dengan ahli kakitangan yang dibayar. Mempunyai prosedur, menyusulinya, dan merakamkan tindakan akan membantu anda sekiranya sukarelawan memutuskan untuk membuat aduan dengan pengurusan atasan anda atau cuba untuk kembali kepada anda.
Jangan lupa untuk mempunyai dasar untuk kakitangan anda yang melindungi bagaimana mereka merawat sukarelawan. Huraikan apa gangguan dan bagaimana untuk mengelakkannya. Sediakan prosedur rungutan yang boleh digunakan oleh sukarelawan untuk melaporkan sebarang penyalahgunaan.
Sukarelawan ingin berbuat baik dan bersyukur apabila organisasi bersedia untuk bekerja dengan mereka. Mereka mahukan dasar yang baik dan mempunyai latihan dan pengurusan yang betul. Mengekalkan sukarelawan memerlukan bukan sahaja rasa syukur di pihak anda tetapi juga pendekatan yang teratur yang melindungi kedua-dua sukarelawan dan bukan keuntungan anda.
Sumber yang disyorkan:
Sukarelawan: Menyeimbangkan Risiko dan Ganjaran (Kumpulan Perikatan Insurans Nonprofit)
Saringan Sukarelawan - dari Energize, hub keahlian sukarela.