Mewujudkan strategi pengurusan akaun belum terima yang berkesan adalah bahagian penting dalam menjalankan perniagaan yang berjaya. Walaupun demikian, kita secara rutin berurusan dengan SMB yang gagal mengambil pendekatan yang terarah kepada keadaan, dan mereka lebih buruk untuknya. Meningkatkan dan mengoptimumkan proses penerimaan akaun membawa banyak manfaat ke atas meja, dan mereka tidak hanya memohon kepada AR itu sendiri. Proses AR yang cekap dan cekap juga memberi kesan positif kepada pemasaran, jualan, perkhidmatan pelanggan dan operasi keseluruhan.
Oleh itu, ia berbaloi untuk menumpukan masa dan usaha untuk memperbaikinya.
Mengapa Mengoptimumkan Perkara-Perkara Piutang Akaun
Seperti kebanyakan pemilik perniagaan, anda mungkin tidak dapat melihat keuntungan secara proaktif mengoptimumkan proses penerimaan akaun anda secara proaktif. Seperti yang disebutkan di atas, bagaimanapun, berbuat demikian secara drastik dapat meningkatkan banyak aspek perniagaan anda. Ia menghalang modal sedia ada daripada membazir, yang meningkatkan kecairan. Sebaliknya, perniagaan lebih mampu mengurangkan hutang, mengurangkan kos, pertumbuhan dana dan, dalam banyak kes, mengatasi persaingan.
Sebahagian penting untuk mengoptimumkan proses penerimaan akaun adalah gigih untuk memulakan proses awal. Sering kali, perniagaan begitu berminat untuk membuat jualan yang mereka anggap sebagai akaun penerimaan sebagai perkara biasa. Memulakan proses awal bermakna membincangkan perkara seperti terma pembayaran pada peringkat awal hubungan pelanggan. Mendapatkan pelanggan baru di papan dengan pembayaran elektronik awal dalam proses itu adalah contoh lain untuk mengambil pendekatan proaktif terhadap situasi tersebut.
Sebelum melakukan apa-apa lagi, maka, komit syarikat anda membuat akaun belum terima sebagai keutamaan seawal mungkin.
Kesalahan-kesalahan yang diterima oleh Akaun Biasa
Pemilik perniagaan sering menolak akaun yang belum diterima ke atas pembakar belakang, dengan mengandaikan bahawa meninggalkan cukup baik sahaja adalah baik. Walau bagaimanapun, amalan AR yang lemah menyebabkan beberapa isu untuk perniagaan.
Dari memperluas kredit kepada pelanggan yang tidak memenuhi syarat untuk gagal menindaklanjuti dengan akaun masa lalu yang tepat pada masanya, amalan AR yang lemah menyedut masa, wang dan produktiviti dari perniagaan. Mereka sering menghasilkan kesan riak yang menyentuh hampir setiap aspek menjalankan syarikat. Bahagian paling teruk adalah banyak masalah yang mudah dielakkan.
Isu-isu berkaitan AR yang lain termasuk memasukkan secara tidak wajar dan memperuntukkan pembayaran tunai, gagal memberi perhatian kepada ketepatan invois dan bil dan kegagalan untuk menjana dan menggunakan laporan dengan sifar dalam isu-isu yang berpotensi. Mana-mana salah satu daripada ini dan salah langkah-langkah lain boleh menyebabkan isu-isu yang meluas untuk perniagaan yang sangat berjaya dan menguntungkan, jadi lebih berharga untuk mengambil langkah-langkah untuk membetulkannya pada waktu yang paling awal.
Optimalkan Lima Kegiatan ini untuk Pemprosesan Terima Piutang Akaun yang Lebih Baik
Mengoptimumkan proses-proses penerimaan pelanggan kelihatan sangat menakutkan dari awal. Walau bagaimanapun, dengan mengambil pendekatan yang teratur untuk situasi ini, anda boleh melaksanakan perubahan yang akan menghasilkan penambahbaikan yang agak pesat dan dramatik. Untuk kemudahan anda, kami telah mengenal pasti lima aktiviti yang, apabila dioptimumkan dengan betul, secara drastik akan meningkatkan fungsi keseluruhan proses penerimaan akaun anda dan seterusnya, menghasilkan banyak manfaat menarik untuk perniagaan anda secara keseluruhan:
- Mengekalkan Data Pelanggan yang Tepat - Memusatkan proses data induk untuk memastikan ketepatan rekening pelanggan dan maklumat itu merupakan bahagian penting dalam mewujudkan dan mengekalkan proses penerimaan yang efektif. Sebagai contoh, alamat tidak tepat boleh menyebabkan invois dihantar ke tempat yang salah, yang menyebabkan pembayaran lewat. Akaun pelanggan harus diaudit secara konsisten untuk memeriksa anomali seperti istilah pembayaran yang luar biasa atau tidak sesuai, batas kredit, diskaun dan sebagainya. Perubahan kepada data pelanggan harus didokumentasikan dengan betul, dan kawalan harus dibuat untuk mencegah orang yang tidak sah daripada dapat mengakses atau mengedit data.
- Mewujudkan Proses Kelulusan Kredit yang jelas dan ringkas - Sering kali, perniagaan memasuki tabiat kredit yang memudaratkan untuk meningkatkan jualan. Sudah tentu, ini membawa kepada kitaran ganas yang akhirnya boleh menjejaskan syarikat. Memperluas kredit boleh menjadi perkara yang sangat baik, tetapi proses yang jelas untuk melakukannya mesti diwujudkan. Ia harus memasukkan arahan yang jelas tentang kapan dan bagaimana untuk menilai dan mengatasi had kredit, apabila meletakkan akaun ditahan dan bagaimana proses permohonan berfungsi. Tinjauan tetap tentang proses kelulusan kredit harus dilakukan kerana keadaan berubah.
- Menetapkan Proses Pengebilan yang Berkesan - Pengebilan dan invois pelanggan mestilah tepat dan diperkemas untuk menjadi berkesan. Kesalahan harga, unit ukuran dan sebagainya boleh mendatangkan malapetaka yang serius. Selanjutnya, invois mesti dibuat dan dihantar tepat pada masanya, dan cara yang dihasilkannya harus konsisten dan ditakrifkan. Salah satu cara untuk meningkatkan pengebilan dan invois adalah dengan mengautomasikan sebanyak mungkin, jadi jangan takut bergantung pada teknologi di sini. Gunakan laporan pengecualian untuk menentukan akaun bermasalah. Jika boleh, sediakan portal pelanggan untuk mengalihkan beberapa kerja kepada pelanggan sambil memberi mereka rasa autonomi.
- Mengasah Proses Permohonan Tunai - Setelah tiba, pembayaran harus diterapkan dengan benar. Mereka harus diterapkan kepada pelanggan yang betul dan kepada invois yang sesuai. Jika tidak, jika pertikaian atau isu timbul kemudian, cuba menghalang masalah awal akan sangat sukar. Pembayaran juga perlu digunakan dengan cepat untuk memastikan bahawa pada bila-bila masa tertentu, anda tahu akaun mana yang sedang berlaku dan masa berlakunya. Satu cara yang berpotensi untuk mengoptimumkan proses adalah dengan menawarkan beberapa pilihan bayaran terhad untuk kesederhanaan. Kemasukan catatan jurnal segera dan lama sebelum tarikh tutup. Apabila boleh, elakkan daripada membuang wang ke dalam akaun yang ditangguhkan sehingga anda mempunyai masa untuk mengetahui di mana ia sebenarnya sepatutnya pergi.
- Mengoptimumkan Proses Pengumpulan - Mengoptimumkan akaun yang diterima dengan betul menjadikannya lebih mudah untuk mengutip pembayaran dengan tepat pada masanya dan berkesan. Apabila pembayaran diterapkan dengan betul, misalnya, mudah untuk menentukan akaun mana yang berisiko akan menjadi lalai. Usaha pengumpulan harus konsisten dan teratur. Proses yang jelas untuk rundingan pelan pembayaran perlu diwujudkan untuk memastikan ia sesuai dengan objektif keseluruhan syarikat. Proses-proses yang harus dilakukan secara automatik sebanyak mungkin untuk mengurangkan risiko kesilapan dari kemasukan manual.
Lapan Amalan Terbaik untuk Menguatkuasakan Memperbaiki Proses-proses Piutang Akaun
Pusat Produktiviti dan Kualiti Amerika, atau APQC, menubuhkan satu set piawaian yang dipanggil Standard Terbuka. Mereka menggariskan amalan terbaik untuk pemprosesan penerimaan piutang, dan mereka harus membuktikan tidak ternilai ketika anda berusaha untuk mengasah proses AR anda. Kami telah merumuskan lapan mata paling penting dari Standard Terbuka APQC untuk kemudahan anda:
- Menghapuskan halangan untuk Menerima Pembayaran - Sebagai contoh, tinjauan pelanggan anda untuk mengetahui kaedah pembayaran yang paling sesuai untuk mereka. Dari situ, pertimbangkan untuk menawarkan pilihan pembayaran pilihan yang berbeza untuk memudahkan pelanggan membayar invoisnya tepat pada waktunya.
- Mengutamakan Pengurusan Kredit - Jangan melepaskan kredit untuk hanya menyambung jualan. Strategi ini membangkitkan semula jangka panjang dan hanya satu contoh masalah berpotensi yang timbul akibat proses pengurusan kredit yang lemah.
- Menilai Penerimaan Akaun secara rutin - Menetapkan jadual khusus untuk memantau dan menilai keadaan akaun anda yang akan diterima. Idealnya, ia perlu dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Semakin cepat anda mencari kesilapan, semakin cepat anda dapat membetulkannya - dan kemungkinan besar mereka akan menyebabkan masalah besar untuk perniagaan anda.
- Pertimbangkan Memendekkan Terma Pembayaran - Tidak ada undang-undang yang mengatakan semua pelanggan mesti mempunyai syarat pembayaran net-30. Sering kali, dengan menggunakan istilah pembayaran yang lebih pendek, para pelanggan yang lambat membayar untuk membayar sekurang-kurangnya sedikit lebih cepat, jadi pilihan yang perlu dipertimbangkan.
- Buat Proses Penyelesaian Pertikaian Pengebilan - Mewujudkan proses tertentu untuk menangani pertikaian bil. Ini bukan sahaja akan menyelaraskan proses itu, tetapi ia akan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan kerana pasukan anda akan tahu dengan tepat apa yang harus dilakukan apabila timbul perselisihan.
- Mengotomatik - Menyiasat pelbagai jenis perisian dan bentuk teknologi lain untuk mengautomasikan seberapa banyak proses penghitungan akaun yang mungkin. Lebih daripada yang anda boleh mengeluarkan elemen manusia, lebih tepat dan boleh dipercayai proses keseluruhannya. Banyak program yang mahal, tetapi ROI adalah cukup kerana terdapat kesilapan yang lebih sedikit dan, dalam banyak kes, produktiviti pekerja mendapat rangsangan juga.
- Mewujudkan Proses Koleksi Proaktif - Buat koleksi yang menjadi keutamaan dan menguatkuasakannya dengan mewujudkan strategi koleksi yang ringkas dan ringkas. Idealnya, bertujuan untuk campur tangan awal. Apabila akaun tergelincir ke dalam lajur yang lalu, pasukan anda harus berada di atasnya dan tahu apa yang perlu dilakukan.
- Bill Secara Elektronik - Jika anda mempunyai cara untuk berbuat demikian, mulakan pelanggan bil secara elektronik. Walaupun terdapat beberapa orang yang tidak dapat menyokong invois dan pembayaran elektronik, kebanyakan syarikat berada pada hari ini. Pemeriksaan kertas yang lebih sedikit yang perlu anda proses dan mel anda perlu menghantar, lebih mudah dan lebih tepat proses keseluruhannya.
Seperti yang anda dapat lihat, anda tidak perlu bermula dari awal untuk memperbaiki dan mengoptimumkan akaun anda akan diterima. Anda boleh memilih untuk mengambil satu kawasan pada satu masa, atau anda boleh menjunam ke hadapan dan merombaknya sekaligus. Sama ada cara, apa-apa langkah yang anda ambil ke arah mengoptimumkan penghutang akaun anda akan melunasi dengan baik dalam jangka panjang.