Apakah pilihan untuk menubuhkan sistem memandu untuk perniagaan saya?
Tenaga kerja syarikat menjadi semakin mudah bergerak, dengan lebih ramai pekerja memandu untuk perniagaan setiap hari.
Anda mempunyai dua alternatif untuk perniagaan anda : program armada kereta milik syarikat, atau program penggantian bagi pekerja yang memandu kereta mereka sendiri.
Program armada (kereta milik syarikat) merupakan pilihan yang menarik bagi majikan yang perlu menyediakan pengangkutan untuk fungsi khusus, seperti trak perkhidmatan, van, kenderaan penghantaran, atau yang mempunyai keperluan peralatan lain. Program armada memberikan pengendalian dan pengawasan terhadap hal-hal seperti asuransi dan pemeliharaan kendaraan dan keupayaan untuk memilih ciri-ciri kendaraan yang dimiliki oleh perusahaan. Ini termasuk ciri-ciri seperti penjenamaan korporat, elemen keselamatan dan telematik untuk mendapatkan 24/7 wawasan ke mana kenderaan mereka berada dan didorong.
Program penggantian bagi pekerja yang memandu kereta mereka sendiri digunakan syarikat yang tidak memerlukan kenderaan atau trak khusus untuk pekerja mereka, seperti perniagaan jualan dan perkhidmatan.
Pembayaran balik menyediakan fleksibiliti dan pilihan untuk pekerja, memerlukan kurang pentadbiran dalaman, dan tidak memerlukan biaya pendahuluan atau pengalihan modal.
Apa yang penting dalam menentukan sistem mana yang hendak digunakan?
Terlepas dari model - armada atau pembayaran balik - anda perlu membayar balik pekerja dengan betul untuk kegunaan perniagaan yang berkaitan dengan kenderaan mereka, atau menghadapi akibat, seperti audit IRS yang mahal , atau lebih buruk, tuntutan tindakan kelas tindakan .
Untuk program armada, tanyakan kepada diri sendiri tujuan utama untuk program ini - sebagai perkerja (manfaat) pekerja atau untuk menyediakan keperluan pengangkutan perniagaan anda. Jika matlamat utama anda adalah untuk menyediakan alat perniagaan, ia harus membolehkan anda mengurangkan perbelanjaan armada dengan memulihkan kos yang berkaitan dengan penggunaan peribadi kenderaan pekerja.
Dengan program penggantian, anda boleh memilih sama ada elaun kereta rata, program sen per mil, atau kadar perbatuan IRS standard untuk membayar balik pekerja mereka. Tetapi ketiga-tiga pilihan ini boleh menyebabkan syarikat kehilangan ribuan ringgit setiap pekerja setiap tahun kerana mereka tidak tepat menjelaskan setiap kos pemandu masing-masing, seperti harga gas yang berbeza-beza dan bilangan batu didorong.
Apakah FAVR dan mengapa ia alternatif terbaik untuk penggantian jarak jauh?
FAVR adalah prosedur pendapatan IRS yang membayar balik pekerja bebas cukai untuk kos tetap dan berubah-ubah yang berkaitan dengan memandu untuk perniagaan. Kos tetap mungkin termasuk yuran insurans, lesen dan pendaftaran, manakala kos berubah termasuk bahan api dan penyelenggaraan.
FAVR adalah penyelesaian penggantian yang paling tepat kerana ia menyediakan pembayaran balik kepada setiap pekerja mudah alih berdasarkan kos tempatan dan jarak perniagaan seseorang, yang boleh berubah mengikut bulan.
Tetapi, dengan tepat merekodkan semua kos tetap dan berubah boleh menjadi kompleks untuk mentadbir - itulah sebabnya kebanyakan majikan tidak menggunakannya.
Ramai majikan memilih untuk memilih elaun kereta rata yang lebih mudah sebagai pendekatan "satu saiz yang sesuai untuk semua" ($ 500 sebulan bagi setiap pekerja, contohnya). Tetapi kaedah ini tidak mengambil kira hakikat bahawa tidak ada dua perjalanan perniagaan yang sama, jadi tidak ada dua pekerja yang harus dibayar balik jumlah yang sama. Pembayaran balik program sen-per-mil lebih pantas tetapi masih tidak tepat.
Kenapa kadar perbatuan piawai IRS bukanlah alternatif terbaik?
Kebanyakan syarikat menggunakan kadar perbatuan perniagaan IRS untuk mengira setiap pekerja individu harus dibayar balik. Tetapi kadar IRS bukan kadar bayaran balik yang diperlukan kerana ia berdasarkan kos purata kebangsaan untuk mengendalikan kenderaan pada tahun sebelumnya .
Kadar IRS adalah purata kos masa penggunaan mata menggunakan data tahun sebelumnya, bukan kadar bayaran balik sebenar. Para pekerja boleh membelanjakan lebih banyak perjalanan daripada mereka dibayar balik, atau mereka boleh dibayar balik jika harga gas telah jatuh - dan tidak ada penyesuaian yang akan dibuat dalam apa yang mereka bayar kerana ia berdasarkan pada tahun lepas.
Apa yang kebanyakan syarikat menjadi salah apabila ia datang kepada elaun kereta rata vs pembayaran balik?
Elaun kereta rata hanya tidak adil apabila membayar balik pekerja yang tinggal di lokasi yang berbeza. Sebagai contoh, seseorang pekerja mungkin tinggal di kawasan di mana harga gas adalah 12 sen lebih murah daripada harga di bandar seterusnya di mana pekerja lain tinggal. Juga, kos tetap perjalanan perniagaan , seperti harga premium insurans kereta dan cukai, berbeza jauh dengan lokasi.
Kos memandu lain juga berbeza-beza. Sebagai contoh, premium insurans kereta berbeza-beza mengikut negeri, dari $ 825 di Charlotte, North Carolina hingga $ 3,150 di Detroit, Michigan. Cukai untuk kos sedan $ 21,000 yang sama $ 249 di Nevada, namun boleh dikenakan biaya sebanyak $ 1,689 di Rhode Island. Kos pembaikan tahunan tidak sama di setiap negeri, sama ada purata $ 393 di New Jersey tetapi hanya $ 270 di Vermont. Membayar kadar rata yang sama kepada pekerja yang tinggal di lokasi yang berbeza mengabaikan variasi ini sepenuhnya.
Kerana elaun kereta dianggap sebagai pampasan, mereka juga dikenakan cukai kepada majikan yang membayar cukai FICA ( Cukai Sosial dan Medicare cukai), dan pekerja yang membayar kedua-dua FICA dan cukai pendapatan. Ini bermakna syarikat membayar jumlah elaun kereta ditambah sumbangan cukai FICA yang berkaitan, sementara pekerja mengambil jumlah elaun kereta, kurang cukai pendapatan dan sumbangan FICA mereka. Dalam mod pembayaran balik bebas cukai seperti FAVR, pekerja "pulang ke rumah" dengan tepat jumlah yang dibayar oleh majikan.
Apakah kesilapan yang dilakukan oleh syarikat dalam mengecas penggunaan peribadi sebuah kenderaan armada?
Sesetengah majikan membenarkan pekerja mereka menggunakan kenderaan armada milik syarikat sebagai perangsang untuk kegunaan memandu peribadi mereka. Tetapi, anda akan terkejut melihat berapa banyak syarikat yang tidak menyedari penggunaan peribadi ini dikenakan cukai kepada pekerja. Syarikat juga tidak mempunyai cara yang baik untuk mengira jumlah setiap pemandu harus dikenakan untuk faedah yang boleh dikenakan cukai ini.
Sering kali organisasi hanya mengenakan jumlah yang rata untuk melindungi kegunaan peribadi di semua pemandu mereka, tanpa mengira berapa batu peribadi yang mereka memandu. Ini boleh menjadi kelebihan kewangan yang besar untuk pekerja yang menggunakan kenderaan armada yang cukup banyak untuk kegunaan peribadi. Tetapi pekerja yang memandu kenderaan armada dengan ketat untuk kegunaan perniagaan dan menyimpan kereta mereka sendiri untuk kegunaan peribadi di luar keadaan kerja mungkin tidak dikenakan bayaran yang tidak adil.
Apa yang berlaku sekiranya perniagaan tidak membayar balik pekerja secara tepat?
Pekerja yang tidak mencukupi bagi perbelanjaan memandu berkaitan dengan perniagaan membebankan banyak syarikat beribu-ribu dolar setiap tahun (kira-kira $ 3,000 dolar setiap pekerja setiap tahun, seperti dikira oleh Motus). Walau bagaimanapun, ini adalah apa-apa berbanding dengan kos tindakan undang-undang kelas. Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, para pekerja telah berjaya menyaman majikan mereka sebanyak $ 7 juta dolar untuk mengimbangi amalan pembayaran balik yang tidak munasabah. Di negeri California, undang-undang ini cepat menjadi peraturan, bukan pengecualian, kerana seksyen Kod Buruh California 2802 sangat ketat.
Kod California memastikan bahawa "Seorang majikan hendaklah menanggung rugi (menahan diri) pekerjanya untuk semua perbelanjaan atau kerugian yang perlu dilakukan oleh pekerja akibat langsung daripada menunaikan kewajipannya." Ini biasanya ditafsirkan oleh majikan sebagai terhad kepada kos peralatan atau peralatan yang digunakan pada pekerjaan, tetapi kini digunakan lebih banyak dalam kes-kes penggantian jarak tempuh (contoh Radio Shack dan Toys "R" Us).
Program-program armada juga datang dengan cabaran mereka sendiri apabila ia datang dengan tepat mengecilkan pekerja untuk kegunaan peribadi kenderaan-kenderaan ini. Penggunaan peribadi kenderaan syarikat mestilah didokumentasikan dengan sewajarnya dan pekerja akan dicaj kembali untuk kegunaan peribadi. Perbatuan peribadi yang tidak dilaporkan meletakkan syarikat berisiko audit IRS yang mahal dan mungkin membebankan syarikat dalam caj balik yang tidak dijawab.
Apakah beberapa sumber yang boleh membantu perniagaan saya?
Perniagaan anda boleh menggunakan teknologi yang sama yang memperkasakan tempat kerja digital baru untuk menjejaki perbelanjaan perbatuan perniagaan mereka. Berikut adalah beberapa contoh:
- Peranti pintar yang membolehkan GPS untuk mengumpul dan menyimpan maklumat perjalanan perniagaan pekerja
- Aplikasi mudah alih untuk mengotomatikkan pengesanan perbatuan pekerja dan mengira akaun tepat untuk setiap perniagaan yang tepat, berulang, dan peribadi.
Dengan aplikasi mudah alih dan platform perisian yang tepat, anda boleh menghilangkan tugas manual untuk pemandu untuk meningkatkan produktiviti, mengurangkan kos, dan memastikan pematuhan IRS - semua ketika mendapat wawasan mengenai kelakuan memandu dan kecekapan tenaga kerja mudah alih.