Undang-undang Persekutuan Memerlukan Bahawa Anda Memelihara Rekod Paycheck dan Dokumentasi Lain
Apa Rekod Paycheck Adakah Majikan Diperlukan untuk Terus?
Anda biasanya akan menyimpan sebahagian besar rekod yang diperlukan oleh undang-undang hanya semasa menjalankan perniagaan, sehingga mematuhi tidak perlu mengambil banyak langkah atau kerja tambahan.
Semak rekod yang sudah anda miliki untuk memastikan anda selaras dengan keperluan IRS dan FLSA.
Rekod boleh dikekalkan dalam sebarang bentuk, termasuk secara elektronik. Berikut hendaklah disimpan untuk semua pekerja yang tidak terkecuali dan mereka yang dilindungi oleh keperluan upah minimum:
- Maklumat peribadi, termasuk nama pekerja, alamat rumah, pekerjaan, jantina dan tarikh lahir jika dia berusia di bawah 19 tahun
- Jam dan hari apabila pekan kerjanya bermula
- Jumlah jam bekerja setiap hari kerja dan setiap minggu kerja
- Jumlah pendapatan harian harian atau mingguan
- Kadar gaji setiap jam biasa untuk mana-mana minggu apabila kerja lebih masa
- Jumlah bayaran lebih masa untuk minggu kerja
- Jumlah upah yang dibayar setiap tempoh bayar
- Tarikh pembayaran dan tempoh bayaran dilindungi.
Pekerja yang tidak dikecualikan mesti dibayar sekurang-kurangnya upah minimum dan menerima kerja lebih masa selama mana-mana jam bekerja lebih dari 40 seminggu. Seorang pekerja boleh dikecualikan jika dia dibayar sekurang-kurangnya $ 455 seminggu secara gaji dan jika dia melakukan tugas pekerjaan tertentu, biasanya pentadbiran, eksekutif atau pengurusan.
Bayaran masa lurus adalah yang diperoleh dalam tempoh 40 jam pertama dalam satu minggu kerja.
Rekod yang diperlukan untuk pekerja yang dikecualikan berbeza daripada pekerja tanpa pengecualian, dan maklumat khusus diperlukan untuk pekerja rumah tangga, untuk pekerja yang bekerja di bawah aturan gaji yang tidak biasa, untuk pekerja yang penginapan atau kemudahan lain diberikan, dan untuk pekerja yang menerima pendidikan pemulihan.
Jika mana-mana pekerja anda jatuh ke dalam kategori ini, berunding dengan seorang peguam.
Borang Anda Perlu Tetap
Sebagai tambahan kepada rekod gaji, anda perlu menyimpan beberapa dokumen lain untuk fail bagi setiap pekerja.
- Salinan ditandatangani borang W-4 yang menunjukkan penahanan persekutuan. Borang ini boleh diubah berkali-kali jadi pastikan anda menyimpan borang yang paling terkini di atas.
- Salinan apa-apa bentuk yang mana pekerja telah membenarkan potongan gaji, termasuk faedah dan sumbangan khas seperti United Way atau badan amal yang lain
- Satu salinan borang permohonan asal dan sebarang dokumen sokongan, seperti resume atau transkrip.
- Rekod mengenai perubahan dalam paras gaji, termasuk promosi atau demografi, dan sebab-sebab tindakan ini.
Apakah Cara Terbaik untuk Mengekalkan Rekod Paycheck?
Rekod gaji, termasuk yang mendokumentasikan semua jam bekerja, perubahan status gaji dan kadar bayaran, harus disimpan dalam fail yang berasingan.
Anda juga harus menyimpan rekod semua perubahan yang dibuat kepada gaji dan faedah pekerja, termasuk persetujuan pekerja. Anda mesti mempunyai persetujuan tertulis pada fail untuk apa-apa potongan daripada gaji pekerja kecuali pengecualian cukai FICA dan pekarangan .
Susan Heathfield, pakar sumber manusia, mempunyai maklumat yang lebih terperinci mengenai apa yang perlu disimpan dalam fail kakitangan pekerja.
Siapa yang dibenarkan untuk melihat rekod pekerja?
Kebanyakan perniagaan menyimpan rekod pekerja di kawasan terhad dan membenarkan akses hanya kepada individu yang mungkin perlu melihat rekod kerana pangkat atau kedudukan pekerjaan mereka. Rekod pekerja tidak boleh dialih keluar dari bilik rekod. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada beberapa pekerja, anda mungkin ingin menubuhkan dasar akses fail kakitangan supaya pekerja sumber manusia tahu bagaimana untuk bertindak balas terhadap permintaan.
- Pekerja harus dibenarkan melihat rekod mereka sendiri. Anda mungkin mahu seseorang tinggal di dalam bilik dengan seorang pekerja semasa dia melihat rekodnya sendiri.
- Menetapkan pekerja syarikat yang boleh melihat rekod pekerja. Akses biasanya terhad kepada pekerja di jabatan sumber manusia dan pengurus dan eksekutif di atas tahap tertentu.
- Pelbagai juruaudit persekutuan dan negeri boleh dibenarkan akses kepada rekod pekerja untuk tujuan pengauditan. Anda boleh meminta waran sebelum membenarkan akses juruaudit kepada rekod pekerja.
- Peguam yang mewakili pekerja dalam tindakan undang-undang boleh diberi akses dalam beberapa kes tertentu. Seorang pegawai peringkat tertinggi atau peguam syarikat perlu mengesahkan permintaan peguam sebelum membolehkan rekod dilihat.