Borang I-9 juga merupakan asas untuk pengesahan selanjutnya oleh majikan, menggunakan sistem E-Verifikasi .
Sebelum Anda Mulakan Menyelesaikan Borang I-9
Mempunyai salinan Borang I-9 sebelum anda mula menyewa pekerja pertama anda. Pastikan anda mempunyai versi Form I-9 yang terkini. Borang semasa, dengan tarikh tamat tempoh 3/31/2016, mesti digunakan oleh majikan untuk mengesahkan pekerjaan selepas 7 Mei 2013.
Salinan Borang I-9 (format PDF) boleh didapati dari laman web Kastam dan Imigresen AS (USCIS). Borang ini boleh diisi dalam talian, kemudian dicetak untuk tandatangan.
Borang I-9 mesti disiapkan pada masa sewa, dan anda (majikan) mesti menyimpan semua Borang I-9 untuk semua pekerja. Sekiranya borang tersebut diisi sepenuhnya dan anda telah menerima dokumen yang dibentangkan oleh pekerja, anda boleh memecat pekerja jika anda mengetahui bahawa pekerja tersebut mencemarkan status kelayakan kerja atau jika bentuk yang dibentangkan oleh pekerja didapati tidak sah .
Melengkapkan Seksyen 1 - Maklumat dan Pengesahan Pekerja
Bahagian 1 disiapkan oleh pekerja. Pekerja mesti memasukkan nama, nama gadis, alamat, dan tarikh lahir. Pekerja harus memasukkan Nombor Jaminan Sosial, tetapi nombor ini adalah pilihan kecuali syarikat anda menggunakan sistem E-Verifikasi.
Pekerja itu kemudiannya memberi keterangan kepada statusnya - salah satu perkara berikut:
warganegara Amerika Syarikat
warganegara bukan warganegara Amerika Syarikat
Pemastautin tetap yang sah (termasuk Alien #)
Alien yang diberi kuasa untuk bekerja (termasuk Alien # atau Kemasukan #) sehingga (termasuk tarikh tamat tempoh, jika berkenaan)
Seseorang boleh membantu pekerja dalam melengkapkan Seksyen 1 Borang I-9. Bahagian Penyedia dan / atau Pensijilan Penterjemah hendaklah disiapkan oleh penolong. Pastikan untuk mencetak nama dan alamat pembantu.
Melengkapkan Bahagian 2: Kajian dan Pengesahan Majikan
Bahagian 2 diselesaikan oleh majikan. Anda mesti menyemak dokumen yang diperlukan untuk mengesahkan kedua-dua (a) identiti dan (b) kelayakan kerja pekerja. Perhatikan bahawa dokumen dalam Senarai A, seperti pasport AS, mengesahkan identiti BOTH dan kelayakan kerja. Dokumen dalam Senarai B mengesahkan identiti dan dokumen dalam Senarai C mengesahkan kelayakan kerja. Anda mesti mempunyai satu dokumen dari BANYAK Senarai B dan Senarai C jika anda tidak mempunyai dokumen dari Senarai A.
Dokumen yang boleh diterima
Senarai dokumen yang boleh diterima dimasukkan ke dalam borang I-9. Anda boleh mendapatkan lebih banyak maklumat mengenai dokumen yang boleh diterima, termasuk contoh dokumen, dalam Buku Panduan untuk Majikan USCIS.
Nota mengenai Kad Keselamatan Sosial: Anda tidak boleh menerima kad Jaminan Sosial berlapis atau kad Keselamatan Sosial yang menyatakan "tidak sah untuk tujuan pekerjaan." Cetakan dari Pentadbiran Keselamatan Sosial yang memperlihatkan maklumat keselamatan sosial untuk pekerja tidak boleh diterima sebagai pengganti untuk Kad Keselamatan Sosial.
Dokumen yang dikemukakan kepada anda untuk pengesahan mestilah sepadan dengan status kelayakan yang diperakui oleh pekerja. Jika dokumen yang dikemukakan kepada anda tidak selaras dengan status yang diakui oleh pekerja, anda tidak boleh menerimanya. Misalnya, jika seorang pekerja menyatakan bahawa dia adalah warganegara Amerika Syarikat, tetapi menunjukkan kepada anda "kad hijau," anda tidak boleh menerima dokumen itu.
Tarikh Tamat Dokumen
Sesetengah dokumen, seperti pasport atau kebenaran kerja, mempunyai tarikh tamat tempoh. Dokumen yang telah tamat tempoh tidak boleh diterima untuk pengesahan. Sekiranya dokumen tamat pada masa hadapan, anda mesti menerimanya, tetapi membuat nota tarikh tamat tempoh dalam sistem penyimpanan rekod pekerja anda. Sekiranya dokumen tamat dan pekerja tidak menyediakan dokumen baru yang menunjukkan tarikh tamat masa depan, pekerja tersebut tidak lagi layak bekerja di Amerika Syarikat. Jika syarikat anda diperiksa, anda mungkin tertakluk kepada denda dan penalti kerana terus menggunakan individu ini .
Dokumen asal sahaja
Semua dokumen yang dikemukakan mestilah asal. Fotokopi tidak boleh diterima. Jika anda mempunyai soalan mengenai sama ada dokumen adalah salinan, cari setem atau meterai dari agensi kerajaan AS atau dari entiti kerajaan, daerah, atau perbandaran.
Jika dokumen mempunyai nama yang berbeza dari nama yang diberikan oleh pekerja pada I-9, tanya soalan. Variasi ejaan sedikit nama boleh diterima selagi dokumen itu kelihatan asli dan berkaitan dengan orang tersebut.
Selepas anda menyemak dokumen dan membuat penentuan yang munasabah bahawa kedua-duanya adalah (a) tulen (bukan salinan atau sebaliknya dipersoalkan) dan (b) berkaitan dengan pekerja yang dinamakan, anda mesti membuktikan dengan penalti sumpah palsu bahawa, , pekerja diberi kuasa untuk bekerja di AS Sertakan tarikh pekerja mula bekerja untuk syarikat anda. Tandat, tanggal, cetak nama dan tajuk anda dan sertakan alamat syarikat.
Bahagian 3 Pengemaskinian dan Pengesahan Semula
Seksyen 3 digunakan untuk mengemas kini maklumat mengenai dokumen yang telah tamat tempoh dan membenarkan tarikh tamat dokumen baru ditambah pada borang.
Menyimpan Salinan Dokumen
Sekiranya syarikat anda menggunakan sistem E-Verifikasi, simpan salinan semua dokumen. Jika anda tidak menggunakan E-Verifikasi, anda tidak perlu menyimpan salinan dokumen. Jika anda menyimpan salinan, lakukan ini untuk SEMUA pekerja.
Selepas Borang I-9 Selesai - Apa yang Dapat Dilakukan
Anda sebagai majikan mesti menyimpan satu salinan Borang I-9 yang lengkap untuk semua pekerja. Anda tidak perlu mengemukakan dokumen ini kepada mana-mana agensi kerajaan AS.
Butiran dalam artikel ini disediakan untuk membantu anda sebagai majikan dalam memahami keperluan melengkapkan borang I-9. Mereka tidak bertujuan untuk menjadi inklusif. Pastikan anda membaca keseluruhan dokumen I-9 untuk memastikan anda melengkapkan dokumen ini dengan lengkap dan betul.
Membetulkan kesilapan
Kesilapan yang betul pada Borang I-9 adalah sama seperti dokumen-dokumen penting lain yang anda mahukan. Jangan gunakan perkataan putih atau cuba memadamkan kesilapan. Prosedur piawai untuk membetulkan kesilapan dalam dokumen penting ialah:
- Berikan maklumat yang salah (pastikan maklumat masih boleh dibaca)
- Buat perubahan
- Tarikh dan permulaan perubahan.
Petua untuk melengkapkan Borang I-9
- Anda sebagai majikan boleh menetapkan pekerja atau orang lain untuk melengkapkan bahagian majikan dalam bentuk I-9. Tetapi, INS berkata, "jika orang lain mengisi borang I-9 bagi pihak anda, dia mesti membawa tanggungjawab penuh I-9."
Seorang pekerja boleh menerima bantuan melengkapkan Seksyen 1. Pastikan pembantu melengkapkan blok "Persediaan dan / atau Pensijilan Penterjemah" dan tanda pekerja. Maklumat lanjut - jawapan kepada soalan mengenai borang I-9
Lihat artikel ini dengan jawapan kepada soalan umum tentang borang I-9 dan pengesahan kelayakan pekerjaan- Anda dikehendaki untuk melindungi maklumat peribadi yang diberikan oleh pekerja pada borang I-9 dan dokumen sokongan. Gunakan maklumat ini untuk tujuan I-9 SAHAJA dan simpan dokumen di lokasi selamat, selamat, seperti kabinet fail terkunci yang hanya beberapa individu yang dipercayai mempunyai kunci.
- Sesetengah agensi pekerjaan negeri AS boleh mengesahkan kelayakan pekerjaan dan mengesahkan pekerja yang mereka hantar kepada anda. Pastikan anda mendapatkan dan menyimpan salinan pensijilan dari negara anda dalam kes ini.