Intinya adalah: Jika anda tidak boleh membuktikannya, jangan potongkannya.
Adalah hebat untuk dapat mengambil potongan cukai untuk semua perbelanjaan perniagaan anda, tetapi lebih baik untuk dapat membuktikan potongan tersebut dalam audit IRS. Jika anda mempunyai penyedia cukai yang cekap, orang ini akan meminta untuk melihat semua dokumentasi mengenai potongan cukai anda.
Jadi, sebelum anda pergi ke preparer cukai anda dengan kertas kerja anda ( TIDAK di dalam shoebox , sila!)
Dalam artikel ini, kita akan melihat beberapa perbelanjaan perniagaan yang mudah, selalu bertanya, "Bagaimana saya boleh membuktikan bahawa ini adalah perbelanjaan perniagaan yang sebenar?" Dan kami akan sentiasa melihat urus niaga ini dari pandangan IRS dan penyedia cukai anda.
Fakta yang paling penting untuk diingat adalah bahawa anda MESTI dapat menunjukkan bukan sahaja transaksi itu berlaku, tetapi ia adalah untuk TUJUAN PERNIAGAAN.
Membeli Hartanah atau Membayar Belanja
Anda membeli pencetak all-in-one dari Best Buy untuk perniagaan anda. Anda menulis cek dari akaun perniagaan anda, atau anda menggunakan kad kredit perniagaan anda. Jadi, itu cukup untuk menunjukkan ia adalah perbelanjaan perniagaan, bukan? Sebenarnya tidak. Menyimpan cek yang dibatalkan atau resit kad kredit anda hanyalah sebahagian daripada bukti anda. Cek yang dibatalkan tidak menunjukkan apa yang anda beli. Menggunakan kad kredit adalah lebih baik, kerana resit menunjukkan pembelian.
Termasuk resit daftar tunai dengan cek dibatalkan anda juga diperlukan, untuk menunjukkan apa yang sebenarnya anda beli.
Membayar dari Akaun Peribadi
Membayar perbelanjaan dari akaun bank perniagaan anda atau kad kredit perniagaan berfungsi dengan cara yang sama. Sudah tentu, anda harus menggunakan pemeriksaan perniagaan yang berasingan atau akaun simpanan atau kad kredit perniagaan.
Walaupun akaun peribadi anda tidak semestinya menjadi masalah, ia menjadikannya lebih sukar untuk membuktikan bahawa cek peribadi ini digunakan untuk tujuan perniagaan.
Apabila anda mula-mula memulakan perniagaan anda, anda mungkin perlu menggunakan akaun peribadi untuk beberapa item. Sebagai contoh, saya baru-baru ini membentuk sebuah LLC baru dan saya terpaksa menggunakan cek peribadi untuk pendaftaran di negeri saya. Apabila anda menggunakan akaun peribadi untuk tujuan perniagaan, pastikan anda mempunyai banyak dokumentasi. Dalam kes ini, saya mencetak resit daripada setiausaha negeri menyatakan bahawa saya telah membayar pendaftaran LLC. Dalam kes ini, agak sukar untuk mempercayai bahawa ini adalah untuk kegunaan peribadi.
Menggunakan Log Perbelanjaan
Beberapa perbelanjaan lebih sukar dibuktikan daripada yang lain. Contoh-contoh besar ini ialah perbelanjaan perjalanan, termasuk jarak tempuh, dan harta benda yang disenaraikan. Dalam kedua-dua keadaan ini, cara terbaik untuk memenuhi permintaan IRS untuk membuktikan perbelanjaan adalah menyimpan log.
IRS lebih suka bukti "pada masa itu" . Iaitu, nota yang anda buat pada slip belanja atau resit atau log perbatuan pada masa yang dibelanjakan adalah lebih baik daripada senarai yang anda tulis pada akhir tahun.
Menjaga log perbatuan adalah, saya tahu, menyimpan log perbatuan adalah kesakitan yang besar. Ini bermakna setiap kali anda masuk ke dalam kereta anda (tidak mengapa jika perniagaan yang dibayar untuk kereta itu), anda mesti merakam:
- Tarikh
- Perbatuan
- Ke mana awak dah pergi
- Tujuan - perniagaan atau peribadi - seperti yang mungkin.
Jika anda ingin membuatnya lebih mudah, perhatikan jarak tempuh pada kereta pada 1 Januari tahun ini, dan perhatikan jarak tempuh hanya untuk tujuan perniagaan.
Untuk memotong perbelanjaan perbatuan perniagaan, menggunakan potongan jarak tempuh standard atau perbelanjaan sebenar, anda mesti menunjukkan bahawa anda telah menggunakan kereta sekurang-kurangnya 50% masa untuk perniagaan.
Petua: Jika anda melekat pada telefon pintar anda, cuba apl jarak tempuh atau perbelanjaan. Ia akan menjimatkan banyak kertas dan menyimpan log perbelanjaan anda secara dalam talian.
Akhir sekali, ingat bahawa tra yang berulang (pergi dan balik ke tempat kerja) tidak dianggap sebagai perbelanjaan perjalanan yang boleh ditolak. Walaupun anda boleh menjejaki perbelanjaan perjalanan, jangan masukkannya dalam log perjalanan perniagaan anda.
Menggunakan Resit Perjalanan Perniagaan
Selain log perbatuan, jika anda melakukan perjalanan untuk perniagaan, anda perlu menjejaki resit untuk perbelanjaan.
Perbelanjaan ini, seperti perbatuan, dikawal dengan teliti oleh juruaudit IRS, kerana mudah untuk memasukkan perbelanjaan perjalanan peribadi dengan perjalanan perniagaan.
Cara terbaik untuk membuktikan perbelanjaan perjalanan perniagaan (termasuk hotel, penerbangan, kereta sewa, makanan dan hiburan) adalah dengan menggunakan slip kad kredit (menggunakan kad perniagaan anda, tentu saja) dengan nota tambahan mengenai tujuan perniagaan. Buat nota pada masa anda mengenakan perbelanjaan. Anda juga boleh menggunakan perancang hari, buku pelantikan, atau kalendar untuk mencatat peristiwa perjalanan perniagaan, kemudian mengikatnya dengan resit anda.
Membeli Hartanah Tersenarai
Mari lihat lebih dekat pada pencetak all-in-one yang anda beli. Pencetak juga boleh digunakan untuk percetakan peribadi, dan IRS mengkategorikan jenis harta ini sebagai harta tersenarai . Mereka berada dalam senarai kerana mereka boleh digunakan sama ada untuk tujuan peribadi atau perniagaan. IRS memerlukan tahap bukti penggunaan perniagaan yang lebih tinggi.
Anda mesti mendokumentasikan secara khusus bagaimana anda menggunakan harta tersenarai. Cara terbaik ialah menyimpan log dengan sekeping harta (seperti log perbelanjaan yang diterangkan di bawah). Setiap kali anda menggunakan pencetak atau harta tersenarai lain, perhatikan tarikh, penggunaan (bilangan salinan, contohnya), tugas khusus (cetakan salinan risalah untuk perniagaan ") dan sama ada penggunaan adalah perniagaan atau peribadi. yang berkaitan dengan pencetak, seperti kartrij.
Pada akhir tahun ini, anda sepatutnya dapat menunjukkan peratusan penggunaan untuk perniagaan dan kemudian menetapkan peratusan tersebut kepada kos. Sebagai contoh, jika anda mendapati bahawa anda telah menggunakan pencetak 60% masa untuk perniagaan, anda boleh mengambil 60% daripada kos sebagai potongan perniagaan.
Sebagai peringatan, jika anda mempunyai harta di lokasi perniagaan anda (BUKAN rumah pejabat anda ), anda tidak perlu menyimpan log. Semua penggunaan di lokasi perniagaan diandaikan untuk tujuan perniagaan.
Menggunakan Penyata Akaun
Katakan anda kehilangan slip kad kredit atau anda tidak mempunyai cek yang dibatalkan untuk pembelian pencetak itu. Anda boleh menggunakan penyata bank atau penyata kad kredit untuk membuktikan pembelian perniagaan tetapi anda juga memerlukan pengesahan tambahan, dari buku pelantikan, kalendar, atau perancang hari.
Tidak ada perkara seperti itu terlalu banyak bukti
Sekiranya ada keraguan tentang sama ada sesetengah perbelanjaan adalah untuk tujuan perniagaan, lebih baik mempunyai beberapa cara untuk membuktikan perbelanjaan.
Sistem Rekod Perniagaan Anda
Akhirnya, rekod yang anda menyimpan pada perbelanjaan perniagaan ini harus menjadi sebahagian daripada sistem penyimpanan rekod perniagaan anda secara keseluruhan .