Jadikan Ia Ringkas tetapi Menjemput
Mim Carlson dan Tori O'Neal-McElrath, pengarang Geran Pemenang, Langkah demi Langkah , menunjukkan bahawa huruf penutup harus:
- memperkenalkan organisasi anda kepada orang yang betul;
- meyakinkan pembiaya bahawa projek ini mempunyai sokongan lembaga pengarah anda ;
- dan nyatakan apa yang anda minta ... berapa banyak dan untuk apa.
Bilakah Anda Sertakan Surat Penutup?
Gunakan surat lamaran untuk cadangan kepada perbadanan dan yayasan, tetapi bukan untuk aplikasi pemberian persekutuan atau negeri. Para pembiaya hanya mahu apa yang mereka minta. Mereka jarang meminta surat lamaran.
Atribut Surat Penerima Baik
Surat lamaran anda hendaklah:
- ringkas
- sampai ke tahap dengan cepat
- bukan sahaja harus mengulang maklumat yang ada dalam proposal itu
- harus memberitahu pembaca seberapa baik anda memahami funder dan bagaimana geran anda memenuhi keperluan funder
Beverly A. Browning, pengarang Grant Writing for Dummies , mencadangkan bahawa anda menulis surat sampul surat selepas anda menyelesaikan keseluruhan cadangan, dan apabila anda berada dalam suasana reflektif. Browning berkata:
"Apabila anda menganggap pencapaian hebat anda (permintaan pendanaan selesai), biarkan kreatif, sebelah kanan otak anda menendang dan sambungkan perasaan pencapaian anda kepada orang yang akan membantu membuat rancangan anda menjadi kenyataan."
Memformat Surat Perlindungan Anda
Ikuti asas-asas ini, dan anda tidak boleh salah:
- Gunakan kepala surat organisasi anda. Letakkan tarikh yang sama pada surat lamaran yang ada pada aplikasi geran yang telah siap. Itulah tarikh anda akan menghantar cadangan pemberian kepada pemberi. Menggunakan tarikh yang sama membuat semua dokumen dalam pakej cadangan anda konsisten.
- Untuk alamat dalam (pergi di bahagian atas surat) gunakan nama atau tajuk orang asas atau hubungan korporat, diikuti dengan nama, alamat, bandar, negeri, dan kod pos sumber pembiayaan. Semak semula maklumat ini dengan panggilan telefon atau e-mel. Maklumat sedemikian sering berubah, jadi pastikan anda mempunyai nama dan alamat semasa. Juga, apabila anda menghantar permohonan geran elektronik , anda mungkin tidak mengenali nama tertentu.
- Di dalam salam anda, gunakan "Dear" ditambah tajuk peribadi (Encik, Cik, Puan, Dr., Tetuan, dll.), Diikuti oleh nama terakhir. Adalah penting untuk anda menangani surat tersebut kepada orang tertentu. Hubungi yayasan atau pejabat korporat untuk memastikan anda mempunyai orang yang betul dan tajuk peribadi yang betul. Butiran ini mungkin kelihatan tidak penting, tetapi perkara itu penting.
- Perenggan pertama anda harus pendek dan terfokus. Perkenalkan organisasi anda (nama perundangannya) dan beritahu pendeta berapa banyak wang yang anda minta dan mengapa. Termasuk satu atau dua ayat tentang apa yang dilakukan oleh organisasi anda, dan kemudian masukkan satu titik berasaskan penyelidikan yang menunjukkan terdapat keperluan untuk organisasi anda.
- Tulis satu atau dua perenggan ringkas lagi. Nyatakan tujuan projek anda dan bagaimana ia sesuai dengan misi pendanaan atau keutamaan pendanaan. Termasuk hakikat bahawa lembaga pengarah anda menyokong sepenuhnya projek tersebut.
- Tamatkan surat anda dengan meringkaskan perenggan. Tambah apa perkongsian dana ini untuk penonton sasaran projek anda. Anda mungkin mahu memasukkan jemputan untuk lawatan tapak juga.
- Gunakan penutup seperti "Yang ikhlas."
- Surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh pengarah eksekutif atau presiden lembaga, atau kedua-duanya. Di bawah tandatangan, taip nama pertama penanda, nama pertengahan, nama belakang, dan jawatan. Walaupun Presiden ED atau dewan harus menandatangani surat itu, masukkan informasi kontak untuk orang terbaik untuk menjawab pertanyaan pada akhir paragraf terakhir.
- Di bahagian bawah huruf, masukkan perkataan, "ENCLOSURE" (dalam semua huruf besar).
Berapa Lama Sekiranya Surat Penutup Berada?
Kebanyakan pakar mencadangkan anda mengehadkan surat lamaran anda ke satu halaman dengan tiga atau empat ayat. Oleh kerana pembaca mempunyai cadangan keseluruhan untuk membajak, anda tidak mahu membuatnya tidak sabar dengan perlu membaca surat penutup panjang.
Nada dan spesifikasi surat pelindung anda mungkin berbeza-beza bergantung kepada sama ada anda telah dijemput untuk mengemukakan cadangan penuh selepas menghantar Letter of Inquiry (LOI) , atau jika projek ini merupakan pendekatan pertama organisasi anda kepada asas khusus ini.
Surat Penutup Sampel
Mary Smith, PhD
Pegawai Program
Yayasan Komuniti
4321 Common Lane
Beberapa Bandar, YZ 55555
Dr. Smith yang terhormat:
Sesetengah Pusat Kanan Bandar menghormati permintaan geran $ 50,000 untuk Projek Pilot Outreach Komuniti Senior Latino kami.
Sebagai pusat kanan terbesar di Any County, berkhidmat lebih daripada 450 orang warga tua setiap hari, kami menyedari perubahan demografi di kawasan perkhidmatan kami. Dan kami komited untuk berkembang dan menyesuaikan diri dengan pusat kami untuk memenuhi keperluan baru. Projek Pilot Outreach Komuniti Latino Kanan akan membolehkan kami untuk merintis usaha satu tahun untuk menentukan sama ada pusat kami berkesan:
- menyediakan akses yang komprehensif kepada perkhidmatan kesihatan dan sosial kepada warga tua di komuniti Latino yang dilayani oleh pusat kami, dan
- meningkatkan dan mengintegrasikan kecekapan budaya lembaga, kakitangan, dan sukarelawan Pusat Kanan Beberapa Bandar.
Lembaga pengarah kami bersemangat tentang program ini dan ingin melancarkannya supaya kami dapat menjadi pusat yang paling inklusif dan berkemampuan budaya untuk warga tua dalam semua komuniti kami yang memerlukan perkhidmatan ini. Sekiranya kita mendapati pada akhir tahun perintis kita bahawa program ini, sebenarnya, berjaya, lembaga kami telah komited untuk memasukkan sebahagian daripada perbelanjaan tahunan projek ke dalam belanjawan operasi tahunan kami supaya program menjadi sebahagian daripada perkhidmatan teras kami .
Melalui projek ini, Pusat ini akan menjadi rujukan utama yang diberikan oleh Akses Latihan Kesihatan, Keluarga dari Mana-mana County, dan tiga klinik komuniti dalam radius lima belas batu di pusat kami. Kami juga akan menerima rujukan orang tua berbahasa Sepanyol dari mana-mana agensi komuniti lain di kawasan perkhidmatan segera kami.
Terima kasih atas pertimbangan anda terhadap permintaan kami. Saya akan menindaklanjuti dengan anda pada minggu depan untuk menjawab sebarang pertanyaan yang mungkin anda ada, dan juga untuk mengetahui sama ada kami mungkin bertemu dengan anda untuk membincangkan merit cadangan kami. Sementara itu, sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi Connie Jones, Pengarah Pembangunan kami, di (555) 555-5555, x555, atau cjones@scsc.org.
Yang ikhlas,
Jane Lovely
Pengarah Eksekutif
ENCLOSURE
* Surat dicetak semula (dengan pengubahsuaian) dengan izin dari Geran Pemenang, Langkah demi Langkah , Edisi Kedua, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 Cara Mulakan Surat Penutup Anda
- Menulis terlalu banyak. Surat lamaran bukan disertasi, ataupun cadangan penuh. Pastikan ia pendek dan titik Petua: Ada orang lain yang membacanya. Adakah mereka faham?
- Menggunakan kata-kata besar . Jika anda pernah ke sekolah siswazah, anda belajar menulis dengan cara yang rumit. Jangan lakukan itu di sini. Anda tidak cuba mengesan seseorang dengan pengetahuan anda. Anda hanya ingin menyatakan kes anda semulajadi yang mungkin. Jika anda tidak tahu bila anda mengatasi tulisan anda, gunakan aplikasi seperti Hemingway. Ia akan memberitahu anda apabila ayat anda sukar dibaca dan apabila anda terlalu kata.
- Membuat Kesilapan Tatabahasa . Jika anda tidak pasti tatabahasa anda, jangan ambil peluang. Gunakan semakan tatabahasa dalam WORD, dan, jalankan draf anda melalui aplikasi seperti Grammarly. Terdapat versi percuma, tetapi versi berbayar berjalan jauh melebihi pemeriksaan tatabahasa biasa yang diperlukan.
Bagaimana Anda Boleh Buat Surat Penutup Anda?
Sedih untuk mengatakan, tetapi cadangan pemberian anda mungkin antara ratusan atau ribuan yayasan tipikal yang akan dilihat pada tahun rata-rata. Surat pelindung anda boleh membuat perbezaan dalam membuat potongan ke langkah seterusnya ke arah pembiayaan. Tetapi bagaimana anda boleh menonjolkannya?
Nah, jangan cuba apa-apa "comel." Pegawai yayasan tidak akan kagum. Tetapi anda boleh memasukkan perenggan tentang mengapa organisasi anda adalah yang terbaik untuk mencapai misi ini. Tinjau pertubuhan persaingan anda dan tentukan bagaimana dan di mana anda unggul. Ini mungkin dalam kekuatan kakitangan dan sukarelawan anda, pengalaman anda dengan masalah tertentu ini, atau sokongan komuniti yang anda nikmati.
Anda tidak perlu menyebut nama pesaing atau mengkritik mereka. Cantiklah kekuatan anda. Ini adalah masa yang baik untuk berunding dengan orang lain di sekitar pejabat. Tarik beberapa orang bersama dan sumbang saran bagaimana keuntungan bukan keuntungan anda.
Sumber:
Bercerita untuk Penerima Hadiah , Edisi Kedua, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Beli dari Amazon.
Geran Pemenang Langkah demi Langkah: Buku Kerja Lengkap untuk Merancang, Membangun dan Menulis Cadangan yang berjaya, Edisi ke-4, Tori O'Neal-McErrath, Jossey-Bass, 2008, Beli dari Amazon
Grant Writing for Dummies , Edisi ke-5, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Beli dari Amazon
Kembali ke Cara Menulis Cadangan Hibah.