Di kebanyakan negeri, setakat ini bilangan terbesar aduan pengguna, penalti komisen dan penggantungan lesen dan pembatalan berkaitan dengan pengurusan harta . Bukannya pemegang lesen yang melakukan pengurusan harta adalah bodoh.
Ia adalah perniagaan yang sangat berintensifkan transaksi. Walaupun ejen purata mungkin membuat urusniaga jualan sedozen setahun dengan perjanjian pembelian dan dokumen yang berkaitan, pengurus hartanah purata boleh melakukan beratus urusniaga yang lebih kecil.
Hakikat bahawa mereka lebih kecil tidak menjadikan urus niaga itu kurang penting dan ia tidak mengurangkan risiko yang terlibat dalam melakukannya. Sebagai pengurus hartanah, anda berkontrak dengan pemilik untuk memasarkan dan menyewa harta mereka, mengumpul sewa dan menghantarnya kepada pemilik, dan menguruskan harta tersebut, dari penyelenggaraan kepada penguatkuasaan peraturan penyewa.
Dengan melakukan ini, anda berurusniaga dengan pemilik, penyewa, syarikat pembaikan, media pengiklanan, kontraktor dan lain-lain. Setiap satu daripada transaksi ini memperkenalkan beberapa risiko ke dalam perniagaan anda. Ia tidak semestinya banyak risiko dalam setiap kes, tetapi ia adalah kumulatif.
Fungsi-fungsi kewangan adalah yang paling mungkin untuk menimbulkan masalah untuk broker.
Fungsi kewangan melibatkan:
- fungsi pemasaran & kewangan memerlukan rekod perbelanjaan dan pendapatan, serta rekod cukai, invois pengiklanan dan banyak lagi,
- pengurusan penyewa melibatkan rekod semua permintaan mereka, sejarah pembayaran sewa dan pelanggaran peraturan, dan
- penyelenggaraan & pembaikan kemudahan memerlukan jadual penyelenggaraan, rekod pembaikan untuk waranti, dan rekod pekerja dan subkontraktor.
Komponen pengurusan risiko tentunya sangat penting. Bencana besar boleh mengancam kelangsungan hidup harta benda secara ekonomi. Rekod yang disimpan adalah sebahagian daripada ini, kerana apa-apa tindakan undang-undang yang diambil oleh orang lain boleh digagalkan jika terdapat rekod terperinci yang membantah tuntutan mereka.
Sebahagian daripada pengurusan risiko adalah penentuan risiko berbanding ganjaran. Contoh yang baik adalah tab mandi panas atau kolam renang di hotel. Pengurus hartanah dan pemilik mesti mengimbangi nilai kolam dengan risiko yang ditanggung. Apabila risiko seperti ini dikenal pasti, terdapat tiga cara di mana ia boleh ditangani:
1. Pengelakan - Keputusan boleh dibuat untuk membuang tab panas atau kolam, kerana pendapatan sewa tambahan tidak bernilai kos insurans atau risiko yang terlibat.
2. Kawalan - Jika tab mandi panas dikekalkan, mungkin kunci berkunci dan pagar akan dipasang untuk mengelakkan kanak-kanak yang lebih muda.
3. Pemindahan Risiko - Cara paling berisiko untuk menangani risiko ialah membeli insurans untuk memindahkan risiko kepada syarikat insurans.
Pengurus hartanah yang berjaya akan merancang masalah, menyimpan fail dan rekod yang sangat baik bagi setiap aktiviti, dan sentiasa menilai fungsi ini untuk menentukan sama ada perubahan diperlukan.
Dokumen dan E-mel
Di banyak negeri, anda hanya perlu mengekalkan rekod transaksi selama enam tahun.
Walau bagaimanapun, adalah dinasihatkan untuk memelihara mereka lebih lama, terutamanya jika anda dibenarkan berbuat demikian dalam format elektronik. Anda boleh bertaruh bahawa jika mana-mana pihak mungkin mempunyai tuntutan, seseorang yang ingin menyaman anda selama sesuatu enam tahun dan sepuluh hari yang lalu masih akan mempunyai salinan dokumen mereka. Lebih sukar untuk merayu kes anda jika anda telah memusnahkan salinan anda.
Apabila datang ke e-mel, apa-apa tindakan mahkamah yang melibatkan pinjaman yang dijamin secara fizikal (hampir semua tawaran kediaman kami), boleh memaksa anda untuk menghasilkan e-mel yang berkaitan dengan transaksi dan komunikasi dengan pelanggan / pelanggan anda. Terdapat banyak cara dan produk perisian untuk menyimpan e-mel yang berkaitan, tetapi baca beberapa artikel di sini tentang Evernote, satu penyelesaian untuk banyak sebab. Berikut ialah cara mengendalikan e-mel menggunakan Evernote dan arkib Gmail anda.
Ubah suai untuk muat penyelesaian e-mel anda.
- Sediakan penghantaran automatik di Gmail dari setiap e-mel ke atau dari pelanggan / pelanggan anda.
- Mereka masuk ke notebook dalam Evernote untuk urus niaga.
- Beberapa minggu selepas ditutup, tarik semua e-mel tersebut di Evernote dan mencetaknya dalam susunan kronologi ke fail PDF.
Oleh kerana fail PDF boleh dicari, anda boleh dengan cepat menarik sebarang e-mel yang seseorang mahu dengan kata kunci. Ia berfungsi dengan baik.