Agenda Mesyuarat Sampel ini Memastikan Mesyuarat Anda Dianjurkan
Anda telah memberikan banyak pemikiran kepada apa yang anda harapkan dapat diperoleh daripada mempunyai Lembaga Penasihat dan menantikan nasihat dan kepakaran yang dapat diberikan oleh ahli Lembaga Penasihat anda dalam pelbagai aspek perniagaan anda seperti pengurusan , pemasaran , perakaunan , kakitangan , perkhidmatan pelanggan , teknologi, dll.
Oleh itu, anda pasti yakin bahawa pada mesyuarat pertama ini, anda membiarkan ahli Lembaga Penasihat anda menyumbang.
Rancang Mesyuarat Sekitar Masalah atau Topik Perbincangan
Oleh itu, pertemuan pertama anda, seperti semua mesyuarat Lembaga Penasihat anda, perlu dirancang di sekitar soalan atau masalah. Anda mungkin merasa mudah untuk menyatakan masalah sebagai matlamat . Sebagai contoh, "Kami mahu meningkatkan jualan kami sebanyak 25% pada suku berikutnya, bagaimana mungkin kami melakukan ini?" Atau anda mungkin menyatakan tajuk perbincangan secara lebih umum: "Bagaimana kami boleh mengurangkan kos perniagaan kami ?" atau "Bagaimanakah kita boleh meningkatkan produktiviti atau bagaimana kita dapat meningkatkan perkhidmatan pelanggan ?"
Kumpulkan Bahan Latar Belakang yang Berkaitan
Sebaik sahaja anda memutuskan topik perbincangan, sudah tiba masanya untuk mengumpulkan bahan yang diperlukan oleh ahli Lembaga Penasihat anda.
Kerana ini adalah mesyuarat Lembaga Penasihat yang pertama, anda harus memasukkan pelan perniagaan dan mana-mana dokumen lain yang berkaitan dengan topik perbincangan, seperti carta, graf dan lembaran fakta yang menggambarkan latar belakang topik perbincangan.
Jika boleh, anda perlu menghantar satu salinan dokumen-dokumen ini kepada semua ahli Lembaga Penasihat dua minggu lebih awal, bersama dengan satu salinan agenda.
Buat Mesyuarat Agenda
Berikut adalah contoh Agenda (dengan ulasan untuk menjalankan mesyuarat dengan cekap) yang mungkin anda ingin gunakan untuk mesyuarat Lembaga Penasihat yang pertama anda.
Perhatikan bahawa setiap item agenda adalah masanya; membina jadual waktu ke dalam mesyuarat anda dan berpegang kepadanya memastikan mesyuarat anda tidak terjejas dan merangsang perbincangan di peringkat.
Buat Pengaturan untuk Merakam Minit Mesyuarat
Anda juga akan membuat beberapa pengaturan untuk merakam minit mesyuarat. Jangan cuba lakukan ini sendiri; anda perlu dapat menyertai sepenuhnya dan mendengar dan menyumbang dengan baik adalah pekerjaan sepenuh masa. Sekiranya anda tidak mempunyai seseorang yang boleh hadir dan berkhidmat sebagai setiausaha, minta kebenaran ahli Lembaga Penasihat anda untuk merakamkan mesyuarat.
Buat Rresionan Tersedia
Mempunyai minuman yang tersedia adalah idea yang baik. Kopi, teh, air, jus dan makanan ringan yang sihat seperti buah atau muffin adalah sentuhan yang bagus dan sentiasa dialu-alukan semasa mesyuarat. Selepas mesyuarat pertama anda, anda akan mempunyai rasa keistimewaan para peserta untuk minuman dan makanan ringan dan boleh merancang dengan sewajarnya untuk mesyuarat seterusnya.
Bersantai!
Di atas semua, jangan risau tentang persembahan anda. Anda berada di sana untuk berkongsi visi dan harapan anda untuk syarikat anda dan mendapatkan nasihat, bukan untuk menarik perhatian sesiapa sahaja dengan kesan persembahan multimedia.
Matlamat jangka panjang anda adalah untuk mewujudkan hubungan kepercayaan kerja dengan ahli Lembaga Penasihat anda, jadi fokus kepada memastikan bahawa ahli Lembaga Penasihat anda berjalan pergi merasa bahawa mereka telah didengar dan mereka telah menyumbang kepada pengurusan syarikat anda - dan menanti-nantikan mesyuarat Lembaga yang akan datang.
Saya telah memasukkan komen dalam Agenda Mesyuarat Lembaga Penasihat Sampel ini untuk membimbing anda melalui proses mesyuarat. Rasa bebas mencetak agenda ini dan menyesuaikannya dengan keperluan anda - anda boleh menyalinnya secara langsung ke dalam dokumen Word, Excel atau dokumen pejabat yang serupa dengan memilih teks dan menggunakan salinan / tampal (menggunakan Windows, garis besar teks yang dipilih dengan tetikus , dan tekan CTRL-C untuk menyalin dan CTRL-V untuk tampal).
Nama Syarikat Anda - (Isi)
Agenda
Tarikh - (Isi)
Lokasi - (Isi)
| Masa Permulaan / Berakhir | Aktiviti |
| 10:00 - 10:05 pagi | Pengenalan (Dengan mengandaikan ahli Lembaga Penasihat anda tidak bertemu, memperkenalkan diri anda dan semua ahli Lembaga, memberikan garis panduan ringkas mengenai kepakaran mereka.) |
| 10:05 - 10:10 pagi | Kenapa Lembaga Penasihat? (Kenyataan singkat tentang bagaimana anda melihat Lembaga Penasihat yang beroperasi dan sumbangan yang anda harap dapat menasihatkan Lembaga Penasihat kepada syarikat anda. Termasuk butir-butir seperti seberapa sering Lembaga akan bertemu.) |
| 10:10 - 10:20 pagi | Soalan (Jika ada, jika tidak, tanyakan kepada Ahli Lembaga Pengarah bagaimana mereka melihat Lembaga Penasihat yang beroperasi dan bagaimana mereka berharap dapat menyumbang.) |
| Topik Perbincangan: (Masukkan Penyata Soalan / Masalah anda di sini.) | |
| 10:20 - 10:25 pagi | Pembentangan Topik Perbincangan (Rangkuman sejarah topik dan bagaimana ia menjejaskan syarikat sekarang; jangan memberikan pandangan / penyelesaian anda pada ketika ini.) |
| 10:25 - 11:35 pagi | Perbincangan (Anda ingin menyimpan idea-idea yang mengalir di peringkat ini, jangan menolak atau menolak idea-idea pada masa ini. Adakah menyumbang idea / pandangan anda juga). |
| 11:35 - 11:50 pagi | Cadangan / Resolusi (Menilai idea yang telah didengar oleh kumpulan dan memilih "penyelesaian" terbaik.) |
| 11:50 - 11:55 pagi | Ringkasan (Meringkaskan topik, perbincangan, dan keputusan untuk kumpulan dan beritahu mereka apa yang anda bercadang lakukan.) |
| 11:55 pagi | Penangguhan |
Tarikh Mesyuarat Seterusnya - (Isi)
Jika anda menggunakan jadual waktu ini, ini adalah masa yang tepat untuk mengambil ahli Lembaga Penasihat anda untuk makan tengah hari yang baik (terutama jika makanan ringan tidak disampaikan semasa mesyuarat). Ingatlah bahawa pertemuan itu selesai dan makan tengah hari harus menjadi majlis sosial!
Pastikan Mesyuarat Pendek
Anda tidak sepatutnya mengadakan mesyuarat Lembaga Penasihat yang berjalan lebih lama dari dua jam. Dua jam adalah cukup lama untuk kebanyakan orang memberi perhatian yang tidak berbelah bahagi kepada tugas di tangan.
Mulakan Mesyuarat Masa Depan Dengan Semakan Topik Perbincangan Sebelumnya
Di mesyuarat yang akan datang, anda harus bermula dengan semakan tentang apa yang telah anda lakukan mengenai topik yang dibincangkan mesyuarat terakhir, dan jemput komen ahli Lembaga Penasihat anda tentang tindakan syarikat anda.
Oleh kerana "bertemu dan menyapa" tidak dapat dijalani, anda mungkin ingin mempunyai dua topik perbincangan di mesyuarat Lembaga Penasihat masa depan anda. Anda mungkin mempunyai tiga jika anda fikir mereka akan selesa dengan selesa dalam format dua jam. Tetapi anda tidak boleh mempunyai lebih daripada tiga.