Penyelesaian simpan kira dalam talian menggunakan persekitaran pengkomputeran awan untuk mengumpulkan dan menghubungkan maklumat yang diperlukan oleh perniagaan untuk menguruskan kewangannya. Platform perisian ini memudahkan proses simpan kira, meminimumkan masa yang dibelanjakan untuk kemasukan data dan meningkatkan kecekapan di seluruh papan. Banyak pemilik perniagaan dan CFO memanfaatkan manfaat ini dengan mengikuti proses pelaksanaan pintar untuk mewujudkan persekitaran yang sempurna untuk mengendalikan kewangan harian.
Cari Perisian Terbaik
Langkah pertama dalam menubuhkan persekitaran pembukuan dalam talian yang ideal adalah untuk menentukan platform perisian mana yang mempunyai alat yang tepat untuk syarikat. CFO perlu menjadi akrab dengan pilihan yang paling berguna dan membangunkan senarai platform yang menawarkan ciri-ciri terbaik. Perniagaan kecil bervariasi dalam saiz, ruang lingkup dan keperluan, jadi penting untuk berunding dengan eksekutif syarikat terlebih dahulu untuk menentukan apa alat yang diperlukan untuk mengatasi turun naik berterusan dalam data kewangan mereka.
Pertimbangan banyak berlaku pada peringkat ini tetapi segala-galanya dari ciri dan manfaat kepada perkhidmatan sokongan yang ditawarkan oleh platform perakaunan harus dinilai. Banyak syarikat memerlukan banyak penyesuaian atau mungkin memerlukan perisian untuk skala dan menawarkan pelaporan yang lebih komprehensif di jalan. Keperluan perakaunan untuk hari ini serta pada masa depan perlu dianalisis sebelum menandatangani garis putus-putus.
Memudahkan Penggajian
Penggajian menjadi lebih rumit apabila perniagaan kecil berkembang dan mengambil pekerja tambahan. Maklumat penjejakan masa mesti dipindahkan ke jabatan gaji untuk menghasilkan laporan yang diperlukan untuk memberi pampasan yang tepat kepada pekerja. Alat simpan kira dalam talian boleh mengambil data yang dimasukkan ke dalam perisian penjejakan dan penggajian dan menterjemahkannya ke dalam format yang boleh digunakan untuk menyediakan cek terus dari program.
Ini meningkatkan ketepatan dan memastikan semua pekerja dibayar tepat pada masanya, setiap masa tanpa jabatan perakaunan perlu menghabiskan berjam-jam bekerja di gaji setiap minggu.
Banyak aplikasi penjejakan masa juga merangkumi pelbagai pilihan dan faedah yang tersedia melalui sambungan mudah alih. Terdapat program pengesanan masa yang membolehkan pengguna memasuki masa dari medan, melalui aplikasi mudah alih dan juga melalui mesej teks SMS. CFO boleh menyediakan pelbagai proses kelulusan untuk pelbagai ahli, seterusnya membantu dalam data dan butiran yang lebih baik dalam masa yang dikemukakan yang dikesan untuk pembayaran.
Urus Data Jualan
Perniagaan kecil berurusan dengan kemasukan data jualan yang berterusan. Invois yang masuk dan keluar, bayaran, pesanan pembelian, pemenuhan pesanan, dan maklumat perkapalan semuanya mengandungi data kewangan penting yang membentuk sebahagian besar gambar ketika datang ke aliran tunai. Gagal mengesan nombor-nombor ini secara tepat dan tepat pada masanya boleh membawa kepada kekeliruan yang menghalang kemampuan syarikat untuk membuat keputusan tentang pertumbuhan masa depan.
Perisian simpan kira dalam talian menguruskan semua data penting ini kerana ia datang supaya eksekutif syarikat sentiasa mempunyai gambaran yang jelas mengenai berapa banyak wang yang boleh didapati pada bila-bila masa.
Dengan menyediakan cara yang cepat dan tepat untuk menentukan status pesanan individu dan invois, platform ini menjimatkan masa pada setiap langkah di sepanjang corong jualan. Sesetengah penyelesaian perisian menawarkan pilihan untuk menjana invois secara automatik dan menghantarnya kepada pelanggan untuk melepaskan lebih banyak jabatan jualan.
Memantau Akaun Boleh Dibayar dan Boleh Diterima
Ia mungkin bagi perniagaan untuk kelihatan menguntungkan di atas kertas tetapi akan bergelut atau gagal dalam realiti. Ini adalah masalah biasa yang dihadapi oleh syarikat-syarikat dengan proses pembukuan yang tidak cekap yang tidak menunjukkan kisah sebenar di belakang aliran tunai. Menggunakan alat dalam talian untuk menjejaki status kedua-dua akaun yang perlu dibayar dan akaun belum terima akan membuang kekeliruan dan menunjukkan di mana tindakan perlu diambil untuk meningkatkan kesihatan kewangan syarikat.
Menyediakan peringatan dan peringatan e-mel mempercepat proses pengumpulan pada penghutang dan mengingatkan pemilik perniagaan dan eksekutif apabila perlu dibayar.
Ini menjadikannya lebih mudah membuat jadual pembayaran yang seimbang yang menjadikan syarikat itu bersifat merah dan bukannya merobohkan bajetnya.
Galakkan Penggunaan Mudah Alih
Akses jauh adalah sebahagian besar dari apa yang menjadikan pembukuan dalam talian begitu berkesan. Semua orang dari CFO ke tenaga kerja mudah alih boleh mengakses perisian dan memasukkan data penting dari mana-mana peranti tanpa mengira lokasi semasa mereka. Apabila semua orang di dalam syarikat mendapat papan dengan rakaman jualan dan perbelanjaan apabila ia berlaku, ia harus mencipta peningkatan ketepatan yang tinggi di seluruh papan. Pekerja yang menjalankan perniagaan jauh dari pejabat tidak lagi perlu menunggu untuk kembali ke komputer mereka untuk merekodkan data transaksi. Sebaliknya, mereka boleh memasukkan semua nombor menggunakan aplikasi pada peranti mudah alih mereka yang diintegrasikan dengan perisian pembukuan utama dan menyampaikan maklumat terus ke awan.
Sinkronkan dengan Bank
Sudah terlalu mudah lupa untuk menulis deposit atau pengeluaran dalam buku cek perniagaan dan mendapat kejutan yang tidak menyenangkan apabila penyata bulanan itu tiba. Masalah ini boleh dielakkan dengan menubuhkan perisian simpan kira dalam talian untuk menerima data kewangan secara automatik apabila transaksi bank berlaku. Jumlah dolar yang tepat direkodkan serta boleh diakses dari papan pemuka, satu kaedah yang bukan sahaja meningkatkan ketepatan tetapi juga menjadikannya tidak perlu untuk meluangkan masa setiap bulan menyusun penyata kertas untuk memastikan keseimbangan buku.
Terus Terbuka Komunikasi
Penyelesaian pembukuan dalam talian yang boleh dipercayai harus membenarkan pentadbir membuat pelbagai kebenaran masuk supaya kepala jabatan, penyelia dan pekerja dalam syarikat dapat mengakses dan mengubah maklumat. Alat pemantauan membolehkan CFO menyemak untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar dan bertindak balas terhadap sebarang pertanyaan menggunakan pilihan kolaborasi dalam aplikasi. Ini memastikan aliran maklumat bebas antara semua pihak yang terlibat dalam keputusan kewangan syarikat dan menghapuskan halangan yang menonjol dalam operasi yang cekap. Sekiranya keperluan perubahan perniagaan, CFO dan pembekal perkhidmatan selalu tersedia untuk membantu peningkatan.
Ambil Kelebihan Pelaporan
Mencipta laporan daripada data kewangan tanpa bantuan perisian merupakan proses yang sukar untuk mengikat pekerja perniagaan kecil yang boleh menjadi lebih produktif di tempat lain. Kelewatan antara pengumpulan data dan penyusunan laporan manual ini mencetuskan risiko bahawa maklumat tersebut boleh menjadi usang pada masa laporan selesai. Platform pembukuan dalam talian termasuk alat pelaporan untuk beberapa metrik perniagaan yang paling penting:
- Dijangka jualan
- Pendapatan dan perbelanjaan
- Aliran tunai
- Keuntungan dan kerugian
Memandangkan semua data yang dimasukkan ke dalam sistem itu dikaitkan dengan segera, setiap laporan baru mencerminkan perubahan terkini dalam kewangan syarikat. Penyelarasan antara platform adalah salah satu manfaat utama sistem pelaporan dalam talian tetapi bukan satu-satunya. Papan pemuka komprehensif boleh mengagregat data, meningkatkan pelaporan dan membenarkan CFO untuk mengakses penunjuk prestasi utama syarikat tanpa memaksimumkan komputer mereka. Kesambungan mudah alih dalam aplikasi perakaunan adalah di mana-mana dan membolehkan pengguna bukan sahaja melihat tetapi juga mengedit, memanipulasi dan menganalisis semua data penting di mana sahaja dan bila diperlukan.
Mengintegrasikan Semua Program
Pembukuan dalam talian adalah yang paling berfaedah apabila dikaitkan dengan aplikasi lain yang digunakan oleh perniagaan untuk mengurus operasi. Membawa bersama pengesanan masa, gaji, pengurusan inventori dan perisian lain menggunakan platform integrasi yang selamat memudahkan aliran data dan memastikan maklumat yang dapat diakses melalui program simpan kira dalam talian sentiasa tepat.
Seperti automasi, integrasi memudahkan peningkatan kecekapan dan dapat menjimatkan perniagaan sejumlah besar wang dengan mengurangkan masa yang dibelanjakan memburu sedikit maklumat yang sebelumnya tersebar di seluruh jabatan. Integrasi juga memotong banyak tugas kemasukan data berulang, mengurangkan kadar ralat dan membolehkan syarikat mengoptimumkan laporan untuk mengandungi jumlah terperinci yang terperinci.
Satu komponen kritikal integrasi platform perakaunan adalah memahami terlebih dahulu apa hasil yang diinginkan sebelum menjajarkan sistem. Dengan mengetahui apa keperluan perakaunan , CFO dapat menilai dengan lebih tepat tentang relevansinya banyak ciri dan manfaat program yang berbeza untuk memastikan mereka benar-benar memenuhi keperluan syarikat. Sebagai contoh, kos kerja memerlukan pelbagai sistem untuk bercakap antara satu sama lain merentasi gaji, pengesanan masa, dan sistem lejar umum. Sekiranya kos kerja adalah pelaporan utama, maka adakah aplikasi pengesanan masa menyegerakkan datanya ke perkhidmatan pemprosesan gaji adalah pertimbangan khusus dan penting.
Peribadikan Persekitaran Kerja
Syarikat-syarikat yang menawarkan penyelesaian integrasi sering menyertakan penyesuaian sebagai sebahagian daripada perkhidmatan mereka. CFO boleh mengambil kesempatan daripada ini untuk mewujudkan platform pusat yang disesuaikan khusus untuk mengendalikan keperluan syarikat. Setiap perniagaan memerlukan persediaan tertentu dari segi aliran kerja, borang kemasukan data dan sambungan antara aplikasi perisian. Platform itu sendiri cukup mudah untuk digunakan oleh semua orang tanpa memerlukan latihan yang luas. Pembukuan dalam talian boleh disepadukan dengan lancar ke dalam persekitaran ini supaya ia menjadi alat biasa dalam pengurusan aliran data.
Perlu diingat bahawa penyesuaian mungkin memerlukan campur tangan perkhidmatan IT terlatih yang diperlukan untuk persediaan sambungan, memastikan data menyegerakkan dengan sewajarnya dan laporan adalah tepat. Sokongan ini harus dianggarkan apabila mempertimbangkan kos melaksanakan penyelesaian perakaunan baru dan perkhidmatan simpan kira dalam talian kerana ia pada akhirnya akan dibutuhkan bukan sahaja semasa persediaan tetapi pada masa perubahan, semasa pertumbuhan dan apabila pasukan perakaunan memerlukan maklumat dan pelaporan baru. Syarikat pendekatan ini dalam pelbagai cara.
Perniagaan kecil dengan anggaran yang terhad dan CFO pecahan di helm perakaunan mungkin lebih memilih untuk menjalin hubungan dengan pemilik tunggal yang boleh fleksibel dan panggilan seperti yang diperlukan. Kecuali keperluan yang luas, pengebilan selama berjam-jam bekerja lebih berkemungkinan akan memberi manfaat kepada belanja perniagaan kecil daripada penahan bulanan. Sebaliknya, perniagaan atau perniagaan yang lebih besar dengan keperluan perakaunan yang rumit mungkin lebih menguntungkan daripada mengekalkan syarikat TI pada penahan untuk memenuhi keperluan mereka yang sedang berjalan. Dalam situasi yang terhad, sesetengah perniagaan paling sesuai dengan mempunyai orang sokongan IT dalaman kakitangan. Ini biasanya paling sesuai untuk perniagaan yang mempunyai orang IT yang sudah ada pada kakitangan yang boleh mengambil tanggungjawab sistem tambahan.
Dengan memberikan CFO, pemilik perniagaan dan pekerja persekitaran berkongsi di mana untuk mengesan dan menguruskan kewangan, pembukuan dalam talian menangani banyak isu ketepatan dan komunikasi yang boleh menyebabkan kesilapan yang merugikan. Pelaksanaan yang betul mewujudkan platform yang mengubah cara perniagaan mengendalikan kewangan dan menawarkan persekitaran yang ideal untuk produktiviti dan pertumbuhan.