Surat pengumpulan harus melakukan dua perkara: mempertahankan kehendak pelanggan yang baik dan membantu Anda mendapatkan bayaran. Anda tahu surat bekerja apabila anda menghantar satu kumpulan surat dan telefon anda berdering dari cangkuk atau pembayaran mula tiba di mel.
Jika anda menghantar satu kumpulan huruf dan tidak ada jawapan, sudah tiba masanya untuk surat koleksi baru.
Untuk memahami amalan terbaik penciptaan surat, surat koleksi sampel boleh didapati di bawah.
Contoh Kapan Menggunakan Surat Koleksi
Jualan hanya tidak pernah berlaku pada tahun lepas pada masa ini. Frank menggeleng-gelengkan kepalanya semasa dia mencubanya di atas baki percubaan percubaan, dia tahu dia menghadapi pekerjaan yang tidak selesa yang kini menjadi keperluan jika dia ingin tinggal dalam perniagaan.
Dengan koleksi huruf yang ditulis oleh pakar yang membimbingnya, dia tahu apa yang harus dilakukan. "Hantar lebih awal daripada kemudian," pakar itu telah memerintahkan. Frank mengambil timbunan masa lampau dan mula memasukkan maklumat pelanggan ke dalam templat surat koleksi. Ketika Frank berjalan melalui tumpukan, keyakinannya meningkat dengan pemikiran membayar wang ini yang telah dia bayar kepadanya.
Surat Pengumpulan Sampel
8 Januari 2018 Paip Franks Akaun # atau Invois #: 123 Baki kena bayar atau Baki Masa Lalu: $ 100.00 Dear Jim, Ini adalah peringatan bahawa baki akaun anda sebanyak $ 100.00 telah terlambat pada 28 November 2008. Sila bayar jumlah ini hari ini, saya telah melampirkan sampul pembayaran dicop untuk kemudahan anda. Terima kasih atas pembayaran anda. Yang ikhlas, Frank Smith Paip Franks |
Tips Surat Koleksi
Seperti yang anda dapat lihat dari surat koleksi sampel di atas, surat koleksi yang paling berkesan adalah pendek, ke titik dan mudah dibaca. Cuba mengelakkan perkataan dan ayat yang panjang atau mengelirukan. Surat yang lebih langsung membawa kepada salah faham yang lebih sedikit. Surat kutipan anda hendaklah:
- Beritahu sebab surat anda dalam ayat pertama
- Terangkan lebih lanjut mengenai kalimat pertama dalam ayat kedua anda
- Cadangkan penyelesaian
- Terima kasih kepada penerima
Surat kutipan anda adalah cerminan perniagaan anda, jadi pastikan ia profesional dan pastikan anda menandatangani setiap huruf secara peribadi. Ingat bahawa surat anda adalah untuk meyakinkan seseorang untuk menghantar wang kepada anda. Kata-kata dan nada anda adalah kritikal, terutamanya jika ini adalah pelanggan yang anda mahu terus menjalankan perniagaan. Sentiasa menganggap pelanggan akan membayar.
Memasukkan sampul surat untuk pembayaran juga merupakan idea yang baik. Sekiranya anda boleh memasukkan pos dalam sampul pembayaran, itu lebih baik. Semakin mudah anda membuatnya untuk membuat pembayaran, semakin baik peluang anda mendapatkan bayaran.
Michelle Dunn membantu syarikat yang ingin mempunyai pelanggan yang membayar pada masa atau awal, dia bekerja dengan syarikat yang bergelut dengan pelanggan yang membayar lewat atau tidak membayar. Michelle mempunyai pengalaman lebih daripada 21 tahun dalam koleksi kredit & hutang, adalah pengarang "Menjadi Roda Sihir, panduan kredit & koleksi untuk semua orang" dan banyak buku lain dan mempunyai pengetahuan mendalam dan kit alat lengkap produk dan perkhidmatan yang boleh membuat perbezaan besar untuk syarikat anda.
Disunting oleh Alyssa Gregory