Cara Menubuhkan Jawatankuasa Hos untuk Acara Bukan Untung Anda

Acara bukan untung adalah komponen kritikal pengumpulan dana dan jangkauan. Kebanyakan acara adalah urusan "semua tangan di geladak" yang menghendaki semua orang dalam lingkungan bukan untung bekerja bersama. Sesetengah bukan keuntungan juga mempunyai jawatankuasa perancang acara atau sukarelawan berdedikasi yang membantu merancang dan menubuhkan acara tersebut.

Walau bagaimanapun, walaupun perancangan acara adalah kritikal jika anda mahu acara berjalan lancar, anda juga mahukan hasil dari semua usaha anda.

Itulah sebabnya organisasi anda harus merekrut "jawatankuasa tuan rumah".

Apakah Jawatankuasa Hos?

Sebuah "jawatankuasa tuan rumah" adalah berbeza daripada jawatankuasa perancang acara tradisional. Daripada orang yang secara aktif merancang, menjadualkan atau menubuhkan acara hari atau petang, jawatankuasa tuan rumah adalah satu pasukan yang menggunakan rangkaiannya untuk memastikan acara tersebut menjadi hit. Sesetengah ahli jawatankuasa tuan rumah boleh memilih untuk:

Sudah tentu, ada cara yang tak terhitung banyaknya jawatankuasa tuan rumah dapat membuat acara amal anda lebih baik dari sebelumnya . Fikirkan jawatankuasa tuan rumah sebagai tuan rumah pesta sebenar; seseorang yang menjemput tetamu yang terbaik, tahu siapa yang akan memanggil makanan atau hiasan dan boleh menghubungkan anda dengan orang yang menjadikan acara itu suatu kejayaan.

Kerana jawatankuasa tuan rumah dapat meningkatkan dana yang diterima pada suatu peristiwa atau mendapatkan lebih perhatian media, mencari dan merekrut orang yang tepat adalah penting.

Siapa Pilih untuk Jawatankuasa Hos Anda

Jawatankuasa tuan rumah yang benar-benar berguna tidak akan termasuk pemasar berbayar atau perancang acara. Sebaliknya, mereka harus menjadi ahli yang terlibat dalam pasukan anda, pangkalan penderma atau sukarelawan dengan sambungan dan kesediaan untuk menjangkau.

Jawatankuasa tuan rumah anda boleh terdiri daripada hanya beberapa orang untuk berpuluh-puluh.

Semakin ramai orang di jawatankuasa anda, lebih banyak kesan yang dapat mereka buat secara kolektif pada kejayaan acara anda.

Anda boleh mencari ahli jawatankuasa tuan rumah di mana saja, termasuk:

Sebaik sahaja anda berada individu anda ingin menyertai jawatankuasa tuan rumah anda; sudah tiba masanya untuk merekrut mereka.

Cara Merekrut Jawatankuasa Hos

Mencari dan berhubung dengan individu yang akan menjadi ahli jawatankuasa yang baik. Walau bagaimanapun, jangan hanya meminta seseorang untuk menjadi jawatankuasa tuan rumah. Jemputan rasmi adalah cara terbaik untuk merekrut anggota jawatankuasa.

Dalam jemputan jawatankuasa tuan rumah, penting untuk memasukkan:

Pastikan ahli berpotensi tahu penglibatan mereka akan diiktiraf dan dihargai dan mereka boleh membuat impak penting dengan menyertai.

Jika anda tertanya-tanya bagaimana merangka surat pelawaan jawatankuasa tuan rumah anda, terdapat banyak contoh di laman sesawang rakan bukan keuntungan. Sekiranya anda mencari templat yang mudah digunakan, salin dan tampal templat di bawah dan masukkan maklumat anda di setiap kurungan.

[Tarikh]

Dear [Masukkan Nama]:

Saya menulis untuk memberitahu anda mengenai peristiwa yang menarik [Nama Organisasi Anda] merancang untuk [Bulan] di [Masukkan Bandar].

Dalam [Bulan + Tahun (jika berbeza dari semasa)], [Organisasi] akan membawa [Nama Acara] ke [Bandar] untuk meningkatkan kesedaran tentang masalah / masalah / masalah sosial alamat organisasi anda] program / inisiatif / usaha].

[Tambah maklumat yang relevan mengenai acara / matlamat / tema].

Acara ini akan diadakan di [Bandar] di [Tempat Acara (jika anda memilikinya)] pada [tarikh dan masa].

[Nama Pertama], kami akan menyukai bantuan anda untuk membuat acara ini-dan lain-lain seperti itu-kejayaan. Jika anda ingin menjadi sebahagian daripada acara ini, serta peristiwa masa depan, kami akan sangat berterima kasih jika anda akan menerima jemputan rasmi ini untuk menjadi sebahagian daripada jawatankuasa tuan rumah kami.

Terdapat beberapa cara mudah untuk terlibat:

  1. Kongsi nama anda, atau nama organisasi anda, sebagai ahli jawatankuasa tuan rumah kami
  2. Jemput rakan sekerja, kawan, dan jiran anda untuk membeli [jadual / tiket] untuk acara kami
  3. Sertai kami untuk acara itu
  4. [Masukkan permintaan khusus berdasarkan kedudukan, hubungan orang itu.]

Kami juga akan menyukainya jika anda menganggap hosting meja anda sendiri dan menjemput rakan dan rakan sekerja untuk berseronok malam. Sokongan dermawan anda akan membantu kami menyebarkan berita tentang [sebab] dan benar-benar membuat kesan.

Seorang ahli [Organisasi] akan menghubungi anda dalam tempoh [Sisipkan masa] untuk membincangkan butiran jawatankuasa tuan rumah kami dan membincangkan penglibatan anda, sekiranya anda berminat.

Kami tidak sabar-sabar untuk bekerjasama dengan anda untuk membuat [Nama Acara] dan acara masa depan berjaya! Terima kasih atas pertimbangan dan sokongan anda.

Yang ikhlas,

[Nama awak]

[Jawatan dalam Organisasi]

[Nama Pertubuhan]

[Nombor telefon]

Selepas Anda Telah Merekrut Jawatankuasa Tuan Rumah Anda

Sebaik sahaja anda telah menjemput ahli jawatankuasa pilihan anda, anda akan menerima beberapa surat penerimaan atau panggilan. Walau bagaimanapun, sebelum anda mendapat butiran acara atau apa yang anda ingin mereka lakukan, jadilah pertemuan singkat dengan jawatankuasa. Tanpa meminta apa-apa daripada mereka, biarkan mereka:

Dari sana, anda boleh membiarkan mereka mengetahui matlamat pengumpulan dana anda, dan bagaimana anda ingin melihatnya bekerja bersama (menjemput kenalan atau menjangkau item lelongan). Mereka juga boleh berpecah menjadi "sub-jawatankuasa" jika anda mempunyai kumpulan besar

Sudah tentu, bukan tugas jawatankuasa tuan rumah saja untuk merancang dan melaksanakan acara anda. Sebuah jawatankuasa tuan rumah harus bekerjasama dengan sukarelawan atau jawatankuasa perancang acara untuk menjual tiket, memastikan tajaan acara baru dituntut, barangan lelongan banyak, dan malam itu akan menjadi peluk bagi para hadirin.

Mengiktiraf Usaha Jawatankuasa Anda

Apabila acara selesai, ahli jawatankuasa tuan rumah anda harus menjadi sebahagian daripada orang pertama yang anda terima, baik pada acara itu dan dengan ucapan terima kasih bertulis hari demi hari. Lebih-lebih lagi anda melibatkan jawatankuasa tuan rumah anda, semakin mereka akan menjadi tuan rumah pada masa akan datang.

Cari orang dalam organisasi atau komuniti anda yang boleh membantu anda menjadi tuan rumah acara seterusnya. Mereka boleh membuat perbezaan besar dalam jumlah wang yang anda raih dan program yang anda boleh sokongan.